Dno crta je: ako ga ne možete dokazati, nemojte je oduzimati.
Sjajno je moći preuzeti porezne odbitke za sve troškove vašeg poslovanja, ali je još bolje biti dokazati te odbitke u IRS reviziji. Ako imate ovlašteni porezni pripremitelj, ta će osoba zatražiti da vidite svu dokumentaciju o poreznim olakšicama.
Dakle, prije nego što odete svom poreznom uredniku s papirom ( NE u kutiji za cipele , molim!)
U ovom članku ćemo pogledati neke jednostavne poslovne troškove, uvijek pitajući pitanje: "Kako mogu dokazati da je ovo pravi poslovni trošak?" I uvijek ćemo gledati te transakcije s gledišta IRS-a i vašeg poreznog preparatora.
Najvažnija stvar koju treba zapamtiti je da MORATE biti u mogućnosti pokazati ne samo da je transakcija dogodila, već da je to za POSLOVNI CILJ.
Kupnja nekretnina ili plaćanje troškova
Kupujete sve-u-jednom pisač tvrtke Best Buy za vašu tvrtku. Napišite ček s poslovnog računa ili koristite svoju poslovnu kreditnu karticu. Dakle, to je dovoljno pokazati da je to poslovni trošak, zar ne? Zapravo ne. Spremanje vašeg otkazanog čeka ili potvrda o kreditnoj kartici samo je jedan dio vašeg dokaza. Otkazana provjera ne prikazuje ono što ste kupili. Korištenje kreditne kartice je bolje jer potvrda prikazuje kupnju.
Uključivanje blagajne blagajne s vašom otkazanom provjerom također je potrebno, da biste vidjeli ono što ste zapravo kupili.
Plaćanje s osobnog računa
Plaćanje troškova s vašeg poslovnog bankovnog računa ili poslovne kreditne kartice radi na isti način. Naravno, trebali biste koristiti zasebni račun za provjeru poslovanja ili štedni račun ili poslovnu kreditnu karticu.
Iako vaš osobni račun nije nužno problem, to je teže dokazati da je ta osobna provjera korištena u poslovnu svrhu.
Kada prvi put pokrenete posao, možda ćete morati koristiti osobni račun za nekoliko stavki. Na primjer, nedavno sam formirao novu tvrtku i morala sam osobno provjeriti registraciju u mojoj državi. Kada koristite osobni račun za poslovnu namjenu, budite sigurni da imate dovoljno dokumentacije. U ovom slučaju, ispisao sam priznanicu državnog tajnika države koja je pokazala da sam platio registraciju tvrtke LLC. U ovom slučaju, bilo je prilično teško vjerovati da je to za osobnu upotrebu.
Upotreba izvješća o troškovima
Neki se troškovi teško dokazuju od drugih. Dva velika primjera ovog su putni troškovi, uključujući kilometražu i popis imovine. U oba slučaja, najbolji način za ispunjavanje zahtjeva IRS-a za dokazom troškova je zadržavanje zapisnika.
IRS preferira "na vrijeme" dokaz . To jest, bilješka koju napravite na troškovniku ili računu za primitak ili kilometražu u vrijeme trošenja novca bolji je od popisa koji napišete na kraju godine.
Čuvanje dnevnika prijeđenih kilometara je, znam, čuvanje dnevnika prijeđenih kilometara je velika bol. To znači da svaki put kad ulaziš u svoj automobil (bez obzira je li tvrtka platila za automobil, usput), morate snimiti:
- Datum
- Kilometraža
- Kamo si otišao
- Svrha - poslovno ili osobno - što je moguće konkretnije.
Ako želite olakšati, zabilježite kilometražu na automobilu 1. siječnja godine, a zatim zabilježite kilometražu samo za poslovne svrhe.
Da biste oduzeli troškove poslovnih kilometraža, koristeći standardni oduzimanje kilometraže ili stvarne troškove, morate pokazati da ste automobil koristili najmanje 50% vremena za posao.
Savjet: ako ste priključeni na svoj smartphone, pokušajte aplikaciju za kilometražu ili aplikaciju troškova. To će vam uštedjeti puno papira i zadržati svoj dnevnik troškova online.
Naposljetku, ne zaboravite da putovanje na putovanju l (ide natrag i naprijed na posao) ne smatra se troškom putovanja koji se može oduzeti. Dok možete pratiti troškove putovanja, nemojte ih uključiti u dnevnik poslovnog putovanja.
Upotreba primljenih prijava za posao
Osim dnevnika prijeđenih kilometara, ako putujete za posao, morat ćete pratiti potvrde o izdacima.
Ovi troškovi, kao što je kilometraža, pažljivo pregledavaju IRS revizor, jer je lako uključiti osobne putne troškove s poslovnim putovanjima.
Najbolji način dokazivanja troškova poslovnih putovanja (uključujući hotele, letove, iznajmljivanje automobila, obroke i zabavu) jest korištenje kartice s kreditnom karticom (naravno pomoću vaše poslovne kartice) s dodatnim bilješkama o poslovnoj svrsi. Napiši bilješku u trenutku kada nastaneš trošak. Također možete upotrijebiti planer dnevnika, knjigu s imenima ili kalendar kako biste primijetili događaje poslovnih putovanja, a zatim ih povezati s priznanjima.
Kupnja navedenog entiteta
Pogledajmo pažljiviji pisač sve-u-jednom koji ste kupili. Pisač se također može koristiti za osobni ispis, a IRS kategorizira te vrste svojstava kao svojstvo navedeno . Oni su na popisu jer se mogu koristiti za osobne ili poslovne svrhe. IRS zahtijeva viši stupanj dokaza o poslovnoj uporabi.
Morate posebno dokumentirati način na koji upotrebljavate navedeni entitet. Najbolji je način držati zapisnik sa komadom imovine (poput dnevnika troškova koji su opisani u nastavku). Svaki put kada koristite pisač ili drugo navedeno svojstvo, zabilježite datum, upotrebu (broj kopija, na primjer), određeni posao (tiskanje primjeraka brošure za poslovanje) i upotreba poslovne ili osobne. povezane s pisačem, kao što su patrone.
Na kraju godine trebali biste prikazati postotak upotrebe za posao, a zatim dodijeliti taj postotak na troškove. Na primjer, ako ustanovite da ste pisač koristili 60% vremena za posao, možete preuzeti 60% troškova kao odbitak od tvrtke.
Kao podsjetnik, ako imate nekretninu na lokaciji tvrtke (NIJE vaš kućni ured ), ne morate voditi zapisnik. Pretpostavlja se da je svaka upotreba na lokaciji tvrtke u poslovne svrhe.
Upotreba izvješća o računu
Pretpostavimo da ste izgubili kreditnu karticu ili nemate otkazanu provjeru za kupnju tog pisača. Da biste dokazali kupnju tvrtke, možete upotrijebiti bankovnu izjavu ili izvod kreditne kartice, ali ćete također trebati dodatnu potvrdu od knjige za sastanke, kalendara ili dnevnog planera.
Nema takvih stvari kao previše dokaza
Ako postoji sumnja da li je neki trošak u poslovne svrhe, najbolje je imati nekoliko načina dokazivanja troškova.
Vaš sustav poslovnih zapisa
Naposljetku, evidencije koje držite na tim poslovnim troškovima trebale bi biti dio vašeg cjelokupnog sustava čuvanja poslovne knjige .