Sustavi telefonskog razgovora o poslovnoj klasi ovdje su za urede s deset ljudi ili više.
Koje značajke trebate
Značajke koje donose vrijednost vašem poslovanju i povezuju vašu tvrtku s cijelim svijetom povećavaju ukupni trošak telefonskog sustava.
Prodavač telefonskih sustava pokušat će vam prodati sva zvona i zviždaljke (to je njihov posao), ali morate pogledati svaku značajku i odlučiti hoće li dodati vrijednost vašem poslovanju ili vam uštedjeti novac.
Osnovne značajke
Evo nekih od uobičajenih značajki koje su dostupne na poslovnom telefonskom sustavu. Svaka marka je drugačija, pa se od prodavača zatražite od potpunog popisa opcija.
Automatski polaznik obično zauzima mjesto recepcionera tako što predstavlja pozive s popisom opcija za usmjeravanje poziva (npr. "Pritisnite 3 da biste razgovarali s nekim u prodaji"). Može također dopustiti pozivatelju da izravno nazove ekstenziju stranke.
- Značajke konferencija omogućuju povezivanje dviju ili više proširenja za dijeljenje u razgovoru. Obično je zadana dva. Ako vam je potrebno više od dva, pitajte što je maksimalan broj sudionika. Neki sustavi dopuštaju samo internim proširenjima da se kontaktiraju. Ako vam je potreban i vanjski konferencijski poziv, pitajte i za to.
- Automatizirani imenik omogućuje pozivateljima da potraže proširenje zaposlenika unošenjem prvih nekoliko slova njihova imena.
- Glasovna pošta omogućuje ostavljanje poruka za zaposlenike koji nisu dostupni ili na telefonu. Neki sustavi mogu prosljeđivati poruke govorne pošte na e-poštu zaposlenika i omogućiti zasebnu opremu govorne pošte treće strane da se sučelo s njihovom opremom. Ovisno o cijenama, to bi vam uštedjelo novac.
- Poziv na čekanju je mogućnost stavljanja poziva na čekanje dok korisnik prisustvuje drugim pitanjima. Obično su uključeni u sustav.
- Prosljeđivanje poziva korisnicima omogućuje prosljeđivanje svih poziva na drugo proširenje ili privremenu glasovnu poštu.
- Brzo biranje sprema često korištene telefonske brojeve i dopušta korisniku da ga birati pritiskom na gumb ili dva. To je koristan vremenski čuvar za često nazvane brojeve.
- Ponovno biranje omogućava da posljednji broj pozvane biti ponovno biran jednim pritiskom gumba.
- Paging omogućuje korisniku da govori preko sustava javne adrese kako bi pozvao zaposlenika ili dao obavijesti.
- Glazba na čekanju daje vašem pozivatelju nešto za slušanje dok su na čekanju. Može biti glazba ili unaprijed zabilježene poruke koje oglašavaju vašu tvrtku.
- Back Up Power će osigurati alternativni izvor struje 10 do 60 minuta u slučaju nestanka struje.
Napredne postavke
Napredne značajke će dodati značajne troškove ukupnom sustavu i dodati će trajni trošak tijekom trajanja sustava. Međutim, to bi se moglo nadoknaditi smanjenjem korisničke usluge i uštedama vremena koje donose.
- Značajka daljinskog određivanja omogućuje jednostavno povezivanje s zaposlenicima koji nisu zaposlenici ili malim udaljenim uredima jednostavno biranje internog proširenja.
- Nađi me / slijedite me omogućuje korisnicima da prosljeđuju telefon na zahtjev na drugi telefon, mobitel, kućni telefon, tajnik, itd.
- Računalna telefonska integracija (CTI) omogućuje telefonskom sustavu interakciju s računalnim sustavom. Primjeri uključuju mogućnost da korisnik klikne na telefonski broj na zaslonu i telefon automatski bira broj (smanjenje pogrešnih brojeva i štedi vrijeme); ili prosljeđivanje telefonskog broja kupca na računalo kada pozivaju kako bi podigle račun klijenta i prikazali ga na zaslonu zaposlenika prije odgovaranja na telefon. Ova je opcija vrlo skupo.
Koliko bi trebao biti sustav
Sljedeće pitanje na koje morate odgovoriti je mjesto gdje želite telefone. Sljedeći popis identificira uobičajena mjesta na kojima želite pronaći proširenje telefona:
- recepcioner
- Svaki ured
- Faks uređaj
- Kreditne kartice, priključci za podatke
- Konferencijska soba
- Trgovina / skladišni pod
- Javna površina (čekaonica, hodnici, ulazi, itd.)
Zatim ćete morati utvrditi koliko će istodobnih telefonskih poziva upasti i napustiti ured. Ukupan broj dolaznih i odlaznih poziva u svakom trenutku je broj redaka (ili debla) koji vam trebaju.
Uobičajene konfiguracije su 3, 8, 12, 16, 24 ili 48 redaka. Veći sustavi imaju utore za proširenje tako da kasnije možete dodati još redaka. Ne zaboravite uzeti u obzir budući rast (25% nije neuobičajeno). Važno: ako to podcjenjujete, pozivatelji će dobiti signal zauzet ako su sve linije u upotrebi.
Pronalaženje trgovca telefonskog sustava
Pronalaženje trgovca nije teško. Prvo, možete pretraživati internet za "Telefonske opreme i pribor" kako biste pronašli trgovca blizu vas.
Poslovne i uredske sajmove tehnologije također su dobra mjesta za početak. Ne samo da ćete moći susresti prodajne i korisnike podrške, ali ćete i vi moći isprobati sustav.
Konačno, najbolji način je pitati oko sebe. Pitajte ljude koje poznajete koji imaju posao s uredom. Također možete dobiti njihovu procjenu kvalitete opreme i razine usluge koju ste dobili.
Izračunavanje ukupnog troška
Ukupni trošak sustava sastojat će se od sljedećih komponenti:
- Osnovna jedinica / sustav je jedinica koja kontrolira cijelu telefonsku infrastrukturu. Trošak ovisi o broju značajki koje imate, broju telefonskih postavki koje možete podnijeti i broju linija koje dolaze od telefonske tvrtke.
Ručne slušalice / setovi za pisanje su jedinice koje se nalaze na pultima ili su pričvršćene na zid. Dolaze u nekoliko različitih stilova, sposobnosti i cijena. Cijene se kreću od 70 do 1.000 dolara. Primjeri uključuju: Osnovni (najjeftiniji), srednji, Izvršni / High-End, recepcijske setove (najskuplje) i Konferencijske jedinice. Ostale opcije uključuju slušalice bez ruku i bežične veze. Većina mobilnih uređaja je vlasnički i radit će samo s osnovnim sustavom tog proizvođača. Ako zamjenjujete postojeći telefonski sustav, trošak svih novih mobilnih slušalica (ako promijenite marke) može izvršiti nadogradnju na sljedeći veći model jedino prihvatljivo rješenje koje imate.
- Ožičenje je krvne žile organizacije i ne smije biti marginalizirano. Ako gradite ured, instalirajte dodatna ožičenja i posude u bilo kojem području za koje smatrate da ćete trebati telefon u budućnosti. Trošak će biti dio troškova ako se morate vratiti kasnije i probiti rupe u stropovima i zidovima. Ako ga instalirate u zgradu s postojećim ožičenjima, prije nego što potpišete ugovor, trgovac provjerite ožičenje za kompatibilnost.
- Instalacija i početna konfiguracija bit će najduži dio projekta. Telefonski sustavi ne rade ispravno i vjerojatno će morati biti instalirani i inicijalno konfigurirani od strane obučenog tehničara. Da biste se što brže uspavali i pokrenuli, provjerite je li to uključeno u ugovor. Ostale opcije koje se mogu dogovoriti su održavanje, buduće izmjene i obuka za svoje zaposlenike.
Izrada konačne odluke
Konačna odluka počiva na vašim ramenima. Prodavači telefonskih sustava mogu biti agresivni, ali imajte na umu da ste "kupac" i vi ste zaduženi. Da biste dobili najbolju cijenu za željeni sustav, ispunite svoje zahtjeve nekoliko tvrtki i pustite ih da se natječu za projekt. Pobrinite se da dobijete detaljni prijedlog koji pokriva sva gore navedena područja.
Nećete dobiti natrag usporedbu jabuka s jabukama, stoga zatražite da se troškovi značajki navedu zasebno (ili detaljno, ako su uključeni kao paket značajki). To će vam omogućiti da odredite što uzrokuje razlike u cijenama. Ako još niste sigurni da ste jasni voditelj, zatražite demo na postojećem web mjestu kupca. Konačno, usporedite prijedloge i odaberite onaj koji zadovoljava vaše potrebe, omogućava rast i, što je najvažnije, osjećate se najudobnije.