Učite svoj sustav arhiviranja!
Uzimanje vremena za organiziranje sustava podnošenja presudno je. Iako svatko bi volio imati ured bez papira , stvarnost je da mnoge male tvrtke još uvijek imaju potrebu za pohranjivanjem papirnih dokumenata kao što su fakture , priznanice itd. I moći ih lako dohvatiti kada je to potrebno.
Posebno je važno priložiti priznanice; nepostojeći ili neuredan sustav podnošenja može dodati dane dodatnog napora na vrijeme poreza na dohodak jer ne želite propustiti porezne odbitke zbog nedostajućih primanja.
Ako je vaša tvrtka uvijek bila podvrgnuta reviziji i ako niste u mogućnosti isporučiti potrebne dokumente u prilog vašim troškovima, vaša će se potraživanja vjerojatno odbaciti i vraćati povrat poreza .
Kao vlasnik male tvrtke , morate brzo i jednostavno raditi na svom stolu . Iako postavljanje sustava za slanje papira zvuči teško, to je relativno lagan zadatak koji se može olakšati nekoliko savjeta i trikova za podnošenje.
Kako organizirati svoj sustav arhiviranja
(1) Sjednite na svoj stol nekoliko minuta i shvatite gdje ćete instinktivno tražiti stvari.
Imam ladicu desno od moje radne stanice. Kada sam prvi put postavio svoj sustav podnošenja, nisam imao ništa u njemu. Kad bih tražila olovke, papirnate brošure ili moje stapler, to je bilo prvo mjesto na kojem bih izgledala, iako sam znao da je prazna. Pa, naravno, stavljam olovke, papirnate letke i stapler u ladicu. Za mene je to bio prirodni dom za te predmete.
Svatko će to pristupiti drukčije i ono što radi za jednu osobu možda neće raditi za drugoga. Potrajati nekoliko minuta da sjedne na svoj primarni radni prostor i posegnite za opremom, materijalima i datotekama. To će vam pomoći da ustanovite idealno mjesto za podnošenje tih stavki za vas osobno.
(2) Sada kada znate gdje ćete prirodno potražiti informacije, morate odrediti hoće li abecedni, numerički ili predmetni filing sustav raditi najbolje za vas.
Kako ćete svoje papire organizirati u kategorije podnošenja (tj. Troškovi, financijski, marketing )?
Kako nađete poslovne papire vezane uz troškove poslovanja, kao što su bankovni izvještaji, računi komunalnih računa, priznanici za troškove ureda, dnevnici kilometraža vozila itd.? Što je s informacijama o klijentima - traži li se stvari prema imenu klijenta? Prema referentnom broju? Ovo je kritičan korak jer će odrediti kako ćete postaviti svoj sustav podnošenja. Nakon što odredite koje ćete kategorije koristiti, odlučite trebate li ići dalje i izraditi podkategorije. Učinite to prije nego što kupite bilo što za vaš sustav podnošenja.
(3) Zatim, otprilike odredite potrebe za pohranom.
Imate li velik broj datoteka koje svakodnevno pristupate? Pristupate li samo svojim datotekama tjedno? Odgovori će odrediti trebate li stolni stolni prostor, dvije ormariće ormariće za pohranu blizu vašeg pisaćeg stola ili četveroručni bočni ormar za spise po sobi.
Pažljivo odaberite. Dopustite rast kada gledate ormariće za pohranu - kupite nešto za smještaj dvaput datoteka koje mislite da ćete sada imati. To će ograničiti broj puta kada ćete morati pribjeći i reorganizirati svoj sustav podnošenja.
(4) Investirajte u dobar sustav označavanja radi jasnoće i lakog pristupa.
Biti u stanju čitati oznake datoteka zvuči očigledno, ali jasnoća u označavanju će vam uštedjeti više vremena nego što možete zamisliti.
Većina tvrtki koje proizvode naljepnice daju predloške koje se integriraju s najpopularnijim softverom za obradu teksta. Možda biste htjeli razmotriti jedan od malih sustava za izradu naljepnica koji sada mogu ispisati i pojedine poštanske oznake. Stavke koje obavljaju dvostruku dužnost obično su mudra ulaganja.
(5) Sada ste spremni kupiti mape datoteka.
Najbolje je ulaganje u nabavu obojenih mapa za vješanje (provjerite jesu li uključene kartice plastičnih naljepnica) i obične mape datoteka manila. Vezane mape u boji najbolje su iz dva razloga:
- lako su dostupni
- olakšavaju prepoznavanje kategorija
Na primjer, ako ste stavili sve datoteke klijenta u mape sa zelenim vješanjem, financijske informacije u plavim mapama i sve što se odnosi na marketing u crvenim mapama, možete lako vidjeti otprilike gdje biste trebali tražiti određenu datoteku.
Jednostavno je najbolje
KISS princip vrijedi za postavljanje sustava podnošenja koji je jednostavan za uporabu i jednostavan za rast. Držite ga jednostavnim srcem! Kategorije širokog subjecta omogućuju vam da jednostavno dodate nove datoteke dok rasti, i uklonit ćete potrebu za nadogradnjom ili reorganizacijom svog sustava podnošenja na redovnoj osnovi.
Imajući jednostavan, olakšat će i integraciju papira i digitalnih datoteka kao dio cjelokupnog sustava upravljanja dokumentima .
Idite bez papira gdje je moguće
Ako pokušavate zeleno poslovati i prebaciti se u "ured bez papira", možete skenirati račune i pohraniti ih drugim digitalnim računovodstvenim informacijama. Neke od novijih računovodstvenih softverskih aplikacija koje se temelje na oblaku olakšavaju to tako što imaju mobilne aplikacije koje vam omogućuju da snimite mobilni telefon za primitak troškova i zabilježite ga na letu (pogledajte Najbolji računovodstveni softver za kanadske male tvrtke ).
Imajte na umu da su papirnate kopije ili digitalne slike potvrda o troškovima općenito prihvatljive Agenciji za prihod u Kanadi (CRA) pod uvjetom da su jasno čitljive. Ako to nije slučaj, CRA može tražiti uvid u izvorne papirnate dokumente tijekom revizije ili rutinskih zahtjeva za dokumentacijom, tako da se izvornici uvijek moraju čuvati za propisano vrijeme. Za više informacija pogledajte Koliko dugo moram voditi poslovne knjige? )