Koliko dugo morate voditi poslovne evidencije za CRA ili IRS?

Broj godina je različit u Kanadi i SAD-u

Pitanje: Koliko dugo moram voditi poslovne knjige?

Odgovor:

Za porezne svrhe, trebate zadržati povrat poreza na dohodak i druge poslovne knjige šest godina ako agencija za prihode od kanadske države (CRA) odluči pregledati porezne prijave i / ili provjeriti svoju malu tvrtku. ( Ne žele CRA reviziju? Izbjegavajte ove 10 crvenih zastava .) To uključuje evidencije u papirnatom ili elektronskom obliku, a trebaju uključiti sve popratne dokumentacije o prihodima i potraživanjima za odbitne troškove.

Za porezne prijave u SAD-u "vodite evidenciju tri godine od datuma kada ste podnijeli izvornu povratnicu ili dvije godine od datuma kada ste platili porez, ovisno što je kasnije, ako podnesete zahtjev za kredit ili povrat sredstava nakon što podnesete povrat. zabilježite sedam godina ako podnesete zahtjev za gubitak od bezvrijednih vrijednosnih papira ili odbitaka od loših duga "(IRS).

Saznajte više:

Što je poslovni prihod u Kanadi?

Koji se troškovi poslovanja mogu odbiti?

Zapravo, Kanadska agencija za prihod (CRA) navodi da "ako podnesete svoj povrat na vrijeme , vodite evidenciju najmanje šest godina nakon isteka porezne godine na koju se odnose" (naglasak dodan). Međutim, šest godina od kraja razdoblja za koje je podnesena porezna prijava, pa za povrat poreza podnesen u 2015. morate voditi evidenciju do 31. prosinca 2021. godine (jedan dan manje od sedam godina). Većina tvrtki vodi evidenciju sedam godina kako bi izbjegla zbrku.

Ako su vaši zapisi u elektroničkom obliku, moraju biti dostupni u formatu koju CRA može čitati. Za dodatne informacije o zahtjevima o elektroničkom zapisivanju pogledajte CRA kružni IC05-1R1 elektronički zapis.

IRS može prihvatiti elektroničke računovodstvene podatke iz najpopularnijih računovodstvenih softverskih programa i može ih zatražiti kako bi se smanjio tiskani papir i smanjio potrebu za naknadnim zahtjevima.

Što ako privlači poreznu presudu?

Za kanadske porezne prijave, CRA također upozorava da, ako ste podnijeli porezni prigovor ili žalbu , trebate voditi evidenciju sve dok se ne riješi problem i dok ne istekne rok za podnošenje daljnje žalbe (što može značiti vođenje evidencije za posebna fiskalna godina duža od šest godina).

Isto vrijedi i za pribavljanje američke porezne presude - voditi sve evidencije sve dok postupak žalbe ne završi.

Imajte na umu da prilikom pribavljanja porezne presude uz zadržavanje kopija svih dopisivanja na papiru trebate voditi pisane zapise o svakom sastanku ili telefonskom razgovoru s poreznim službenicima, uključujući datum, vrijeme i temu razgovora. Održavanje temeljitog zapisa povećat će vjerojatnost uspješne žalbe.

Mogu li dobiti iznimku u šestogodišnjem pravilu?

Ako želite ukloniti poslovne podatke u Kanadi prije isteka šestogodišnjeg minimalnog razdoblja, trebate dobiti pismeno dopuštenje ravnatelja svog poreznog ureda. Obrazac za korištenje je T137, Zahtjev za uništenje knjiga i zapisa. Agencija za prihode od Kanade može ili ne mora odobriti iznimku. Ako uništite papir ili elektroničke zapise prije šest godina bez dopuštenja CRA-a, možda ćete biti podvrgnuti kaznenom gonjenju.

Imajte na umu da CRA također može zahtijevati da se neki ili svi zapisi zadrže na dodatnom vremenskom razdoblju.

Što ako zatvorim moju tvrtku ?

Ako vaše poslovanje nije uključeno (npr., To je jedno poduzeće ili partnerstvo ), također morate zadržati svoju evidenciju šest godina od kraja posljednje porezne godine. Ugrađeni posao mora voditi evidenciju dvije godine od datuma raspadanja korporacije.

Što ako su moje zapisi izgubljeni, ukradeni ili uništeni (vatrom, poplave, itd.)?

Ako ste potražili odbitke, ali ne možete proizvesti odgovarajuću popratnu dokumentaciju kada to zatraži CRA ili IRS, vaša će se potraživanja vjerojatno odbiti. Ako su zapisi ukradeni ili uništeni Božjim djelom ili ako možete dokazati krađu ili uništenje, kao što su fotografije oštećenja, kopije policijskih i vatrogasnih izvješća itd.

CRA / IRS može povoljnije gledati vaše tvrdnje. Međutim, pri podnošenju odbitaka teret dokazivanja nalazi se na poreznom obvezniku .

Vaša je odgovornost poduzeti sve razumne mjere kako biste osigurali da su vaši papir / elektroničke knjige i zapisi čuvani, bilo da se čuvaju u vlastitom poslovnom prostoru ili treća strana (poput računovođe ili knjigovođa). Sigurnosne kopije trebaju se napraviti i čuvati u sigurnoj pohrani ili (za elektronske dokumente) na sigurnosnim medijima ili na pohranu u oblaku.

Ako nemate sigurnosne kopije, morat ćete poduzeti sve napore kako biste rekonstruirali svoju evidenciju tako što ćete se obratiti bankama, kreditnim karticama, dobavljačima itd. Za kopije vaše evidencije. Također možete zatražiti pomoć poreznog odvjetnika da pregovara s CRA ili IRS.

Vidi također:

Povećajte svoje poslovanje odbitaka poreza na dohodak

7 savjeta za vođenje poslovnih zapisa

Kako podučiti sustav podnošenja zahtjeva

Natrag na> Indeks poreza na kanadski porez na dohodak