Kako zaštititi ključne poslovne podatke
Gubitak podataka
Da bi parafrazirao Paula Simona, ima 50 načina za izgubiti svoje podatke:
- Pogon tvrdog diska na računalu ili prijenosnom računalu može se oštetiti vašem mobilnom uređaju
- Računalo ili telefon mogu biti ukradeni - poslovne break ins su česti i prema statistikama FBI-a 97% ukradenih prijenosnih računala / stolnih računala nikad se ne oporavi
- Podaci se mogu slučajno izbrisati (ili namjerno izbrisati nezadovoljni zaposlenik)
- Vaše računalo može biti otet od zlonamjernog softvera
- Vaši računi za pohranu na mreži mogu biti hakirani
- Ransomware napad mogao bi vaše datoteke učiniti nedostupnim dok se ne naplaćuje značajna naknada
Sustav sigurnosnih kopija podataka je potrebno
Za odgovarajuću zaštitu podataka potrebno je uspostaviti sigurnosni sustav za podatke koji slijedi ove tri koraka:
- Redovito čuvajte podatke o tvrtki
- Stvorite sigurnosne kopije na pouzdanim medijima ili u oblaku
- Ako upotrebljavate medije za sigurnosne kopije, uređaje držite na sigurnom mjestu izvan mjesta
Osnovno pravilo za zaštitu poslovnih podataka jest da ako gubitak podataka ometa poslovanje, podupirajte ga.
Programi za stolna računala mogu se ponovno instalirati ako je to potrebno, ali oporavak pojedinosti o transakcijama ili poslovnoj korespondenciji nemoguće je ako su te datoteke izgubljene ili oštećene nakon popravka.
Arhiviranje podataka i backup podataka
Sigurnosne kopije obično su periodične, kratkotrajne slike podataka u svrhu oporavka od katastrofe.
Arhiviranje se općenito odnosi na dugoročno pohranjivanje podataka koji više nisu u redovnoj upotrebi, ali se mogu vratiti ako je potrebno (na primjer, gotovi projekt ili podaci nekog bivšeg klijenta).
Sigurnosno kopiranje ključnih podataka o tvrtki
Postoje dva koraka za uspješnu sigurnosnu kopiju podataka;
- Identificiranje kritičnih podataka koje treba sigurnosno kopirati
- Provedba sigurnosnih kopija podataka na redovitom rasporedu
Što treba biti u sigurnosnoj kopiji podataka?
Sve datoteke koje ste izradili i / ili izmijenili trebali bi redovito biti podupirač. Za mnoge tvrtke to uključuje sve od računovodstvenih datoteka putem e-pošte.
Sve više poslovnih aplikacija dostupne su putem oblaka. Međutim, ako upotrebljavate aplikacije za stolna računala (bez preglednika), one se mogu ponovno instalirati s medija ili preuzeti, pa ih ne morate sigurnosno kopirati.
Pohrana u oblaku
Korištenje mrežnih rezervnih usluga olakšava stvaranje sigurnosnih kopija podataka - što je samo jedan od razloga zašto je računalstvo u oblaku idealno za male tvrtke . No, usluge oblak i dalje mogu biti ranjive na gubitak podataka putem sjeckanja ili sabotaže zaposlenika (razmotrite nedavni slučaj American College of Education iz Indianapolisa koji je nakon pucnjave zaposlenika informacijske tehnologije otkrio da je prije odlaska promijenio administrativne zaporke na mrežu račune, sprečavajući fakultetu pristup njihovim podacima).
Nije loša ideja uzeti povremene lokalne sigurnosne kopije podataka u oblaku.
Sigurnosne kopije lokalnih podataka
Ako lokalno spremite svoje podatke (npr. Ne koristite pohranu u oblaku), možete pojednostaviti sigurnosne kopije tako da zadržite sve datoteke koje će se trebati arhivirati na jednom disku na vašem računalu. Na primjer, pretpostavimo da trebate sigurnosno kopirati računovodstvene datoteke, dokumente za obradu teksta, proračunske tablice, fotografije i e-poštu. Jednostavno računovodstvo, Microsoft Office (uključujući Outlook) i Paintshop Pro sve na zasebnom pogonu ili u zasebnoj mapi olakšava arhiviranje svih datoteka koje ste stvorili ili izmijenili pomoću tih programa. Sve što trebate napraviti je stvoriti sigurnosnu kopiju pogona ili mape.
Nakon što odaberete kritične podatke za arhiviranje, jednostavna je stvar za instalaciju i upotrebu sigurnosnog softvera za arhiviranje podataka o tvrtki u redovitom rasporedu.
Preporuča se sigurnosno kopiranje podataka svake noći. Postoji mnogo dostupnih sigurnosnih kopija softvera koji vam omogućuju da postavite raspored koji će automatski sigurnosno kopirati vaše podatke. Sigurnosni softver koji također zipove i šifrira datoteke štedi prostor na disku i povećava sigurnost podataka.
Čuvajte samo sigurnosne kopije podataka na licu mjesta ako su pohranjene u vatru i neuništivu. Ulaganje u kasetofon ili vanjski tvrdi disk i pažljivo pridržavanje redovitog programa za sigurnosno kopiranje podataka neće vam pomoći ako su sve sigurnosne kopije podataka na jednom mjestu i da je mjesto pogođeno katastrofom. Da biste bili uistinu sigurni, vaše sigurnosne kopije trebaju biti spremljene izvan mjesta. (Cloudova kopija ne eliminira potpuno ovu zabrinutost, ali svakako je bolja od mnogih fizičkih lokacija.)
Neke tvrtke zadržavaju svoje sigurnosne kopije podataka u sigurnosnim kutijama u bankama. (Naknada za sigurnosni okvir je odbitna od poreza, ako vam je potreban dodatan poticaj.) Ostali vlasnici malih poduzeća zadržavaju više sigurnosnih kopija svojih zapisa u kućama različitih prijatelja ili članova obitelji. Nije bitno gdje se odlučite zadržati, sve dok web mjesto koje odaberete za sigurnosno kopiranje podataka izvan mjesta sigurno je i imate redovni pristup.
Uređaji za sigurnosno kopiranje
Online rezervne usluge
Za krajnju sigurnost koristite jake lozinke, redovito ih mijenjate i provjerite je li sigurnosno kopirane datoteke kriptirane (budući da se pohrana u oblaku dijeli, pružatelji usluge oblak obično šifriraju korisničke podatke).
USB (palac) pogoni
USB stikovi stalno se povećavaju u kapacitetu i idealni su za brze sigurnosne kopije podataka. Iako nemaju kapacitet vanjskih tvrdih diskova, oni imaju brzu brzinu prijenosa podataka i vrlo su prenosivi. Možete jednostavno sigurnosno kopirati podatke na USB pogon i skinuti ga izvan mjesta. Budući da nemaju pokretnih dijelova, USB pogoni su vrlo pouzdani.
Vanjski tvrdi diskovi
Za male tvrtke preporučuje se kupnja i korištenje vanjskog tvrdog diska za sigurnosno kopiranje podataka. Vanjski tvrdi diskovi su jeftini u usporedbi s vrpcom. Također su jednostavni za upotrebu; jednostavno utaknite tvrdi disk u USB priključak računala. Većina vanjskih tvrdih diskova dolazi s sigurnosnim softverom.
Pohrana lokalne mreže (LAN)
Ako imate lokalnu mrežu (LAN), također možete kopirati datoteke na drugo računalo ili poslužitelj. Međutim, ako se rezervni stroj nalazi na istom mjestu, može biti ranjiva na krađu ili oštećen požarom ili poplavama. Da biste spriječili krađu, poslužitelj se može instalirati u zaključanom kavezu, ormaru ili ormaru.
Pohrana podataka
Ako imate velike količine podataka za backup (ili želite napraviti i zadržati redovne cjelovite arhive podataka za dugoročno pohranjivanje), vrpca sigurnosna kopija je najbolja opcija. Oni su vrlo pouzdani i mogu pohraniti masivne količine podataka.
Povratak gore ili rizik gubitka
Ne riskirate gubitak podataka o tvrtki. Najbolja obrana protiv takve katastrofe je odgovarajuća zaštita podataka. Izradom sigurnosnog sustava koji uključuje redovito i pravilno arhiviranje i sigurnosno kopiranje podataka o tvrtki, osigurat ćete da će vaše poduzeće biti u mogućnosti prodrijeti sve oluje s kojima se suočava i nastaviti. Zapamtite - nikada nećete imati previše sigurnosnih kopija podataka!