Savjeti za upravljanje datotekama za digitalne datoteke
Uz spremanje dokumenata lokalno na stolnim računalima, prijenosnim računalima ili mobilnim uređajima, sve više i više tvrtki koristi oblak za osnovne poslovne aplikacije i pohranu datoteka. (Pogledajte zašto je računalstvo u oblaku idealno za male tvrtke i 5 nedostataka u oblaku. )
Daljnje kompliciranje problema za pohranu je potreba za mnogim tvrtkama da dijele dokumente između zaposlenika .
Unutar ureda to se obično postiže pomoću datotečnog poslužitelja ili mrežnog uređaja za pohranu (NAS). Ako je potreban zajednički mobilni pristup, dokumenti se mogu pohraniti u oblaku i dijeliti dodjelom dozvola za pristup. Rezultat svega toga može biti noćna mora za upravljanje datotekama s nekim dokumentima osobe pohranjenim u oblaku, a neke lokalno, pa čak i pojedinačne dokumente pohranjene samo na jednom ili drugom mjestu.
Organizacija je ključ elektroničkog upravljanja datotekama
Gdje god su pohranjeni dokumenti, važno je da ih organizirate i ažurirajte. Cilj elektroničkog upravljanja datotekama je osigurati da pronađete ono što tražite, čak i ako ga traži godinama poslije stvaranja.
Većina poslovnih ljudi su u jednom ili drugom trenutku bili u neugodnoj poziciji pozivanja klijenta i nisu bili u mogućnosti brzo pronaći odgovarajuću fakturu ili druge važne dokumente klijenata.
Jednako je iritantan priblizavanje oko kraja godine pokušavajući pronaći dokumente koji se odnose na račune poduzeća za računovođu ili još gore, poreznog .
Pravilna organizacija digitalnih dokumenata osobito je važna u zajedničkom okruženju - ako je jedan od vaših zaposlenika odsutan (privremeno ili trajno!), Trebali biste moći lako pronaći sve dokumente koje je stvorio ili kojima upravlja ta osoba.
(Imajte na umu da je potencijalni gubitak podataka s nezadovoljnim zaposlenicima koji odlaze, a još jedan razlog za zaštitu vaših poslovnih podataka. Pogledajte 6 pravila zaštite poslovnih podataka ).
Ovi savjeti za upravljanje datotekama pomoći će vam da svoje datoteke ostanu dostupne:
1. Koristite zadane mape instalacije za programske datoteke.
Koristite zadane lokacije datoteka pri instaliranju aplikacijskih programa. U sustavu Windows, programske datoteke programa konvencije nalaze se pod direktorijem (Drive Letter: -> Program Files). Instaliranje aplikacija drugdje je zbunjujuće i nepotrebno.
2. Jedno mjesto za sve dokumente.
Stavite sve dokumente u jednu "root" mapu. Za jednog korisnika u okruženju sustava Windows zadana je mapa My Documents.
U okruženju dijeljenja datoteka pokušajte učiniti isto. Napravite jednu korijensku mapu (na primjer, "Zajednički dokumenti") i pohranite sve dokumente u podmape unutar root mape. Jedinstveno mjesto za sve elektroničke dokumente olakšava pronalaženje stvari i pokretanje sigurnosnih kopija i arhiva.
3. Kreirajte mape u logičkoj hijerarhiji.
To su ladice u ormaru vašeg računala, tako da kažem. Upotrijebite običan jezik kako biste nazvali svoje mape; ne želite gledati ovaj popis mapa u budućnosti i pitate se što znači "TFK" ili bilo koju drugu zanimljivu kraticu koju ste izmislili.
4. Naslage mapa unutar foldera.
Napravite druge mape unutar ovih glavnih mapa po potrebi. Na primjer, mapa pod nazivom " Računi " može sadržavati mape nazvane "2018", "2017" i "2016". Mapa nazvana za klijenta može sadržavati mape "podaci o kupcu" i "dopisivanje". Cilj je imati svaku datoteku u mapi, umjesto da sadrži hrpu datoteka za siroče.
Nemojte, međutim, stvarati složene, duboko slojevite strukture mapa. Kad god je to moguće upotrijebite opisne nazive datoteka.
5. Slijedite konvencije za imenovanje datoteka.
Neki operacijski sustavi (kao što je Unix) ne dopuštaju razmake u nazivima datoteka ili mapa, stoga izbjegavajte ovo ako je vaše računalno okruženje pomiješano. Umjesto toga koristite podvlake kao graničar (npr. Doe_John_Proposal.doc.) Ostali znakovi kao što su /? <> \: * | "^ također su zabranjeni u nazivima datoteka ili mapa u sustavu Windows.
Koristite opisne nazive datoteka za jednostavnu identifikaciju i pronalaženje, ali nemojte prebroditi - imena datoteka / staza imaju ograničenja duljine koja se razlikuju između operacijskih sustava. U sustavu Windows najveća dužina punog puta za datoteku (npr. Slovo pogona + nazivi mapa + naziv datoteke) je 260 znakova. Koristite uobičajene kratice gdje god je to moguće, kao što su Jan za siječanj ili Corp for Corporation.
6. Budite specifični.
Dajte elektroničkim datotekama logična, specifična imena i ako je moguće navedite datume u nazive datoteka. Cilj prilikom imenovanja datoteka je biti u stanju reći o čemu se radi, a da ga ne morate otvoriti i izgledati. Dakle, ako je dokument pismo klijentu koji ga podsjeća da je plaćanje dospjelo, nazovite ga nešto poput "overdue_20180115"; umjesto nešto poput "pismo". Kako ćete znati tko je to pismo, a da ga ne otvori?
Ako dijelite datoteke putem e - pošte ili prijenosnih uređaja, možda želite imati naziv datoteke s više specifičnih informacija, budući da informacije o mapi neće biti uključene u dijeljenu datoteku. Na primjer, ako je vaša dokumentacija u Mojim dokumentima \ Računi \ 2017 \ Kupci \ Doe_John_20180416.doc i datoteka je podijeljena ili poslana e-poštom, svi primatelji će vidjeti je Doe_John_20170416.doc i možda neće moći reći da je datoteka kupac fakturu bez otvaranja.
7. Datoteku idete.
Najbolje vrijeme za podnošenje dokumenta je kada ga najprije stvorite. Stoga se običaj upotrebe dijaloškog okvira "Spremi kao" kako biste datoteku i dokumentirali, stavljajući ga na pravo mjesto na prvom mjestu.
8. Naruči svoje datoteke radi vaše udobnosti.
Ako postoje mape ili datoteke koje koristite puno, prisilite ih na vrh popisa datoteka preimenovanjem s a! ili AA na početku naziva datoteke.
9. Redovito sakupite svoje datoteke.
Ponekad je ono što je stare očito kao u primjeru gore navedene mape pod nazivom "Fakture". Ako to nije slučaj, zadržite svoje mape bez uklanjanja starih datoteka.
Nemojte izbrisati datoteke povezane s poslovanjem ako niste potpuno sigurni da nikad više nećete trebati datoteku. Umjesto toga, u glavnoj zbirci mapa ispod korijenske mape izradite mapu pod nazivom "Stari" ili "Neaktivno" i premjestite stare datoteke u nju kada ih naiđete.
( Koliko dugo morate voditi poslovne evidencije za CRA ili IRS ?, objašnjava koliko dugo morate voditi poslovne evidencije kako biste ispunili svoje porezne obveze.)
10. Redovito izradite sigurnosnu kopiju datoteka.
Bez obzira kopirate li datoteke na drugi disk ili na kasetu, važno je postaviti i slijediti redovite sigurnosne kopije. Pogledajte 3 koraka do uspješnog sigurnosnog sustava .
Dobro upravljanje datotekama pronalazi ono što želite Jednostavno
Upravljanje elektroničkim dokumentima trebalo bi biti dio cjelokupne strategije upravljanja dokumentima za vašu tvrtku. Odgovarajući plan upravljanja dokumentima trebao bi obuhvaćati sve aspekte rukovanja dokumentima, uključujući pohranu, pronalaženje, sigurnosne kopije i sigurnosne kopije.
Funkcija pretraživanja je divna stvar, ali nikada neće odgovarati jednostavnosti mogućnosti izravnog pristupa mapi ili datoteci. Ako slijedite ove savjete za upravljanje datotekama dosljedno, čak i ako ne znate gdje je nešto, znate gdje bi to trebala biti - velika prednost kada je riječ o pronalaženju onoga što tražite. Dobra praksa upravljanja datotekama će uštedjeti vaše vrijeme i novac tvrtke .