Kako stvoriti sustav upravljanja dokumentima za male tvrtke
Za mnoge tvrtke, fokus upravljanja dokumentima je organizacija i pohrana dokumenata. Oni žele spremati dokumente na organizirani i siguran način koji još uvijek omogućuje da se dokumente lakše pronađu.
Ovaj članak će vam pokazati kako stvoriti sustav za upravljanje dokumentima koji to točno čini.
Ako upišete "upravljanje dokumentima" u bilo koju tražilicu, dobit ćete dugačke popise rješenja za upravljanje dokumentima, od kojih mnogi sadrže softver ili aplikacije koje oglašavaju prednosti ureda bez papira .
Softver za upravljanje dokumentima ili aplikacije, međutim, osmišljen je za poboljšanje rukovanja elektroničkim datotekama vaše tvrtke. Problem je u tome što se mnoge male tvrtke moraju nositi s mješavinama staromodnih podataka na papiru i elektronskim datotekama - au nekim slučajevima, udio papira je mnogo veći.
Jedno rješenje problema miješanog okruženja podataka bilo bi korištenje sustava za slanje dokumenata za pretvaranje svih dokumenata vaše tvrtke u elektronički oblik. Ali to je preskupo i dugotrajan za mnoge male tvrtke.
Dobra vijest je da možete staviti osnove sustava za upravljanje dokumentima na mjesto bez kupnje bilo kojeg posebnog softvera ili prolazi kroz veleprodajnu dokumentaciju.
Sustav ne mora biti složen; samo trebate uložiti malo vremena u planiranje i provedbu.
Kako stvoriti sustav za upravljanje dokumentima
Postavljanje sustava za upravljanje dokumentima uključuje tri koraka;
- stvaranje plana upravljanja dokumentima,
- implementacija plana upravljanja dokumentima,
- i slijedeći.
Prvi korak, stvaranje plana, uključuje odgovaranje na ova četiri pitanja:
Koja su pravila za izradu dokumenata?
Računi , pisma za podsjetnike za plaćanje, prodajne brošure, e-poštu, bilance , proračunske tablice, izvješća - sve tvrtke stvaraju različite dokumente tijekom poslovanja i praćenja poslovanja. Kako bi organizacija bila organizirana, sve tvrtke trebaju postaviti pravila za izradu dokumenata.
Na primjer, postoje li in-house predlošci za neke od standardnih poslovnih dokumenata, kao što su pisma i fakture, i gdje se nalaze?
Postoji li vodič za stil u kući koji treba slijediti?
Da li novi dokumenti budu datirani i / ili vremenski ovjereni?
Koje postupke treba slijediti za dijeljenje ili pregled dokumenata?
Za neke male tvrtke, jedina stvar o stvaranju dokumenta bitna je gdje se nalaze predlošci za različite poslovne dokumente i kako ih koristiti. No, ako stvaranje dokumenata unutar vašeg poslovanja uključuje različite ljude koji surađuju, pregledavaju ili ažuriraju dokumente, morat ćete provesti neko vrijeme odlučivanja o tome kako se te stvari trebaju izvršiti kako bi se osigurala učinkovitost i dosljednost.
Kako ćemo pohraniti dokumente?
Postoje zapravo dva aspekta na ovo pitanje.
Prvi uključuje fizičke aspekte skladištenja. Čak i ako vaša mala tvrtka čuva dokumente u ormarima za pohranu, postoje troškovi povezani s pohranom; ne samo trošak samih ormara za pohranu, nego i trošak vremena kad vi i / ili vaši zaposlenici šalju dokumente ili idu za njihovo preuzimanje. Zapravo, najveći trošak povezan s pohranom, za većinu malih poduzeća, vjerojatno je trošak vremena izgubljen kada ljudi traže dokumente.
Drugi aspekt skladištenja dokumenata je organizacijski; kako će se dokumenti podnijeti? Ključ za podnošenje dokumenata je slijediti dobre postupke upravljanja datotekama.
Također morate znati kako ćete arhivirati dokumente. Kako ćete nositi datoteke koje su zastarjele ili su spremne biti premještene na stražnji plamenik u vašem sustavu za upravljanje dokumentima?
Na početku svake godine, na primjer, prolazim kroz različite radne datoteke na računalu, izbacujući one koje više nisu aktualne i stvaraju nove mape označene po godinama i / ili predmetu, prebacujući datoteke po potrebi.
Isto se može učiniti i papirnatim datotekama; nije teško ukloniti stare (er) dokumente iz mape datoteka i oznake i izraditi novi s "Stari" u naslovu. Neki programi nude automatske mogućnosti arhiviranja. Na primjer, Microsoft Outlook omogućuje vam arhiviranje stare e-pošte.
Kako pojednostavniti dohvaćanje dokumenata?
Ovo je pitanje srce vašeg sustava upravljanja dokumentima. U anketi koju je provela Leger Marketing za Xerox Canada, kanadski vlasnici i upravitelji SMB -a u prosjeku su priopćili da koštaju 2.152 dolara godišnje za upravljanje i pohranu dokumenata i oko jedan sat dnevno za pretraživanje tih dokumenata (globeandmail.com).
Još jednom, dobra praksa podnošenja zahtjeva može dugo put riješiti problem. Pregledom članaka o upravljanju podacima na ovoj web stranici započeti ćete. Ako radite stvari poput dosljednog praćenja strogih konvencija o imenima, primjerice, dokumente će biti puno lakše pronaći.
Bez obzira jeste li vi jedini vlasnik koji radi solo ili vlasnik tvrtke s zaposlenicima , preporučujem stvaranje popisa datoteka s podacima, koji će podsjetiti korisnike o tome gdje određene vrste datoteka idu - i gdje pronaći određene dokumente. Ako je vaša tvrtka kao i većina, ne zaboravite uključiti hoće li datoteka biti na vašem računalnom sustavu, internom poslužitelju, u oblaku ili ako se u papirnatom obliku nalazi na fizičkoj lokaciji kao što je ormar za arhiviranje. Na primjer, pretpostavimo da koristite slike, videozapise ili čak fotografije na papiru u mom poslu. Unos na vašem popisu datoteka može biti:
Digitalne slike / video: računalo (ili poslužitelj) - pogon E: / fotografije - datoteka u odgovarajućoj temi
Fotografije s papirima: ormar za slaganje 3 - Fotografije - alfa po predmetu
Zajednička mreža ili pogoni u oblaku trebaju biti označeni prema sadržaju kao i ladice s ormarićima.
Kako možemo zaštititi naše dokumente?
Prva linija obrane za sigurnost dokumenata fizički osigurava sami poslovni prostor . Sve tvrtke moraju imati sigurnosne sustave, kao što su alarmni sustavi, čak i kućne tvrtke .
Tvrtke mogu također trebati ili ih žele ulagati u druge sigurnosne uređaje, poput prozorskih rešetki / grilla, sigurnosnih kamera i / ili patrola. Možete potrošiti sve vrijeme kada želite stvoriti zaporke i šifriranje datoteka u pokušaju zaštite elektroničkih datoteka, no nije bitno da netko može samo lutati i ukrasti vaše računalo i prateći tvrdi disk.
Svi ormarići za pohranu trebaju biti zaključani i zadržani zaključani nakon radnog vremena (i zaključani u vrijeme ručka, ako nitko nije pouzdan u blizini).
Opći sigurnosni postupci za elektronske dokumente uključuju redovito čuvanje dokumenata i vođenje sigurnosnih kopija dokumenata na drugom mjestu osim onog tvrdog diska gdje se nalaze izvorni dokumenti. Off-site je najbolje zaštititi od gubitka podataka o tvrtki zbog prirodnih katastrofa - još jedan od razloga zašto je oblak idealan za posao .
Mala poduzeća s kolegama ili zaposlenicima koji dijele istu računalnu mrežu mogu također ograničiti pristup nekih korisnika kako bi mogli koristiti ili vidjeti samo neke resurse mreže. Na primjer, možda imate mrežni direktorij ili direktorij za dijeljenje oblaka pod nazivom "Računovodstvo" koji ima pristup ograničen samo na upravljanje. Čak i ako korisnik ima pristup resursima, kao što je aplikacija, određeni dokumenti mogu biti zaštićeni lozinkom. Sadržaj dokumenata također može biti šifriran, što ih čini dostupnim samo onima koji imaju potrebni ključ za šifriranje.
Krađa zaposlenika je još jedna prijetnja sigurnosti podataka. Male tvrtke s zaposlenicima trebale bi napraviti provjeru činjenica i dobivanje pozadinske provjere zaposlenika o pitanju politike.
Implementacija sustava upravljanja dokumentima
Nakon što izradite svoj plan upravljanja dokumentima tako da odgovorite na gore navedena pitanja, spremni ste za implementaciju, pazeći da vaše osoblje zna sve pojedinosti o sustavu upravljanja dokumentima tvrtke i da slijedi odgovarajuće postupke prilikom izrade, pohrane i preuzimanja dokumenata.
Također ćete morati biti sigurni da svatko tko pristupi i koristi dokumente unutar vaše organizacije prati, radeći stvari kao što su imenovanje i spremanje dokumenata na odgovarajući način. Provjera mjesta na regularnoj osnovi kako biste provjerili mogu li se pojedine datoteke lako pronaći i zaštititi od zlonamjernog slaganja.
Možete postaviti sustav za upravljanje dokumentima u jednom danu, ali ga implementirati dosljedno tijekom vremena bit će ključ njegovog uspjeha. Nagrade su ogromne - biti u mogućnosti pronaći ono što želite pronaći kada to želite i mir uma.