Kako pripremiti Plan kontinuiteta poslovanja za Vaše malo poduzeće
Plan koji štiti od prekida poslovanja u slučaju nepredviđenih događaja. Ili, ako vam se sviđa, "... postupci koji se primjenjuju kako bi se osiguralo pravodobno i uredno nastavljanje poslovnog ciklusa organizacije kroz sposobnost izvršavanja planova s minimalnim ili nikakvim prekidom vremenski osjetljivih poslovnih ili uslužnih operacija" ( Facility Management Journal).
Ciljevi planiranja kontinuiteta poslovanja uključuju:
- Osiguravanje zdravlja i sigurnosti cijelog osoblja
- Minimizira prekide sposobnosti tvrtke da pruži svoje proizvode i / ili usluge
- Smanjivanje financijskih gubitaka
- Biti u stanju nastaviti kritične operacije unutar određenog vremena nakon katastrofe
Dobro osmišljen plan za kontinuitet poslovanja može značiti razliku između preživljavanja i neuspjeha vaše tvrtke ako katastrofe padnu. Vatra, poplava, kvara tvrdog diska ili krađe podataka - bilo koji ili sve od njih mogao bi vaše poslovanje izuzeti od provizije. Uzimanje vremena za sastavljanje plana kontinuiteta poslovanja pomoći će vam da vaš posao bude u mogućnosti nastaviti s radom u najkraćem mogućem roku.
Izrada plana intervencija tvrtke:
1) Utvrdite koji su glavni rizici za vašu malu tvrtku.
Je li krađa podataka? Poplava? Potres? Shvatiti kakve su vrste katastrofa najvjerojatnije pomoći će vam da se usredotočite na plan kontinuiteta i ne gubite vrijeme i novac pri pripremanju za nešto što je malo vjerojatno da će se dogoditi.
Nema smisla planirati kako se oporaviti od potresa, na primjer, ako se vaše poslovanje ne nalazi u zoni potresa. No, ne zaboravite na sve veće rizike koje često previdi male tvrtke poput cyber napada, hakerske aktivnosti i sabotaže.
2) Odlučite što bi bilo apsolutno neophodno za vašu malu tvrtku da ponovno počnu s radom ako vas je poslovna nesreća zatvorila i poduzela korake kako bi se osiguralo da će ti osnovni podaci biti dostupni brzo.
Ove osnove mogu uključivati osoblje, podatke, opremu, financijska izdvajanja i zaštitu infrastrukture.
Koji su ljudi ključni za vaše poslovanje? Koju opremu trebate nastaviti proizvoditi i isporučiti kritične proizvode i / ili usluge? Možda se dogodi dogovor s drugom tvrtkom koja ima potrebnu opremu. Koje su materijale potrebne? Saznajte unaprijed tko će biti alternativni dobavljači ili špediteri ako vaš trenutačni aranžman možda neće biti funkcionalan. Koliko dugo bi vaše poslovanje moglo funkcionirati ako je njegov prihod bio isključen? Gdje biste dobili novac da to zadrži?
2) Pripremiti plan evakuacije u slučaju fizičke katastrofe.
Prijeđite s osobljem i pošaljite ga upadljivo u vašem poslovnom prostoru. Kako će osoblje znati da im je potrebno evakuaciju? Što bi trebali učiniti kad im bude obaviješten o evakuaciji? Koje su rute dostupne izvan zgrade? Gdje se ljudi moraju susresti izvan zgrade? Tko je odgovoran za provjeru da su svi sigurni?
3) Stvorite komunikacijski sustav ventilatora.
Ako se nešto dogodilo u vašem poslu, tko bi bio odgovoran za obavještavanje svake osobe koja tamo radi? Osigurajte da su popisi za kontakt telefona i e-pošte ažurni te da osobe odgovorne za kontakt s drugima imaju tiskane popise jer sva tehnologija ne uspije prije ili kasnije, a obično u najnepovoljnijem vremenu.
Odlučite tko će biti odgovoran za komunikaciju s javnošću i kako (ažuriranje poslovne web stranice , objavljivanje na društvenim medijima , priopćenja za javnost, znakovi u prozorima, radio najave itd.)
4) Provjerite jesu li vaše hitne setove na licu mjesta dovršene i ažurirane.
Ove popravke na prvom mjestu na radnome mjestu kontrolne liste iz St. John Ambulance pokazuju upravo ono što paketi za prvu pomoć za različite veličine tvrtke trebaju sadržavati na temelju broja zaposlenih. Ovisno o vrsti katastrofa koje se mogu dogoditi u vašem području, možda ćete htjeti dodati i druge materijale. Na primjer, jedan galon vode po osobi dnevno jedan je od preporučenih zaliha na ovom popisu hitnih potrepština za maloprodajnu trgovinu.
5) Sada poduzmite korake kako biste zaštitili svoje poslovne podatke.
Vaši su podaci o vašoj tvrtki najvrjednija vrijednost. Ako je ukraden ili uništen, hoće li vaše poduzeće biti u mogućnosti brzo ustati i ponovo se trčati ili čak i dalje nositi?
3 koraka do uspjeĹĄne sigurnosne kopije podataka objaĹnjava kako moĹľete doÄ ‡ i do sigurnosti jer znate da su vaĹi podaci tvrtke zaĹĄtiteni i da Ä ‡ e vam biti dostupni brzo. Zaštita podataka jedna je od mnogih prednosti prebacivanja vašeg poslovanja na oblak računanje .
6) Osigurajte da vaša tvrtka nosi odgovarajuće osiguranje.
Vatrogasno osiguranje je vrsta koja proizlazi iz uma, ali vatre sigurno nisu jedina moguća katastrofa koju bi vaša mala tvrtka mogla doživjeti. Osim drugih očitih fizičkih katastrofa kao što su poplave ili oštećenja vjetra, razmotrite štete koje mogu nastati krađe, na primjer. A onda postoji potencijalni faktor odgovornosti ako vaša mala tvrtka bavi aktivnostima koje bi vas mogle otvoriti u tužbama.
Odabir odgovarajuće vrste osiguranja za pokrivanje vaših rizika i dobre, ažurne osigurateljne pokrivenosti idu dugi putovi prema tome da se vaša mala poduzeća ponovno pokrenu ako dođe do katastrofe.
8) Upoznajte svoje susjede.
Otvaranje linija komunikacije s vlasnicima tvrtki oko vas stvarno može imati koristi od planiranja kontinuiteta poslovanja. Neka znaju što se nadate i vidite možete li ih uključiti. Možda ćete moći podijeliti troškove nekih troškova koji se odnose na planiranje kontinuiteta ili izvršiti sporazume koji će pomoći jedni drugima u slučaju katastrofe. Koordinirani planovi za hitne intervencije posebno su važni za tvrtke koje dijele susjedni prostor poput onih u trgovačkim centrima ili gradskim ulicama.
9) Pogledajte lokalne programe i resurse.
Vaš grad, grad ili Poslovno odbijeni odbor može imati planove za slučaj nesreće ili planove za odgovor na katastrofe ili osigurati resurse koji će vam olakšati stavljanje vlastitog plana. Na primjer, grad Ottawa nudi informacije o pripravnosti u hitnim slučajevima za tvrtke Ottawa na svojim internetskim stranicama i nudi radionice za obuku o toj temi. Pogledajte što je dostupno u vašem gradu prije nego započnete s pisanjem vlastitog planiranja za katastrofe.
10) Stavite sve zajedno.
Dok radite kroz plan kontinuiteta, stavite sve dijelove u obliku tiska. (Digitalne kopije su lijepe, ali nisu baš korisne ako se napajanje napaja i / ili se digitalni uređaji ne mogu koristiti.) Lijepljenje s tri prstena dobro funkcionira. Uključite plan evakuacije vašeg poduzeća, plan komunikacije, informacije o paketima za hitne slučajeve i policama osiguranja, mjerama zaštite podataka i operativnim potrebama te pojedinostima o svim dogovorima koje ste poduzeli kako biste ih mogli zadržati ili ponovno pokrenuti.
11) Držite svoj poslovni plan za nepredviđene slučajeve pri ruci.
Naposljetku, ali ne i najmanje važno, želite biti sigurni da vaš plan katastrofe održavate na lako dostupnom mjestu i provjerite je li svatko tko treba znati gdje je, zna svoje mjesto. Također biste trebali dodijeliti jednu osobu i jednu sekundu da biste iskoristili plan poslovanja za slučaj izvanrednih događaja, ako poslovna katastrofa zahtijeva napuštanje prostora.
12) Koristite web stranicu tvrtke i društvene medije
Vaša web stranica tvrtke i društvene platforme kao što su Facebook , LinkedIn i Twitter su izvrsni načini komuniciranja s korisnicima i poslovnim suradnicima u slučaju nužde. Nemojte dopustiti da se vaši klijenti pitaju jesu li otvoreni ili ne, kada dožive katastrofe - brz post na Facebooku ih može ažurirati.
Planiranje kontinuiteta poslovanja plaća se
Lako je odgoditi planiranje kontinuiteta poslovanja. Uvijek postoje "krize" koje zahtijevaju našu pažnju. No, koliko su oni uistinu važni u usporedbi s događajem koji za sat, dan ili tjedan isključuje vaše poslovanje? Uzimanje vremena za pripremu plana kontinuiteta poslovanja imat će ogroman isplativost ako katastrofa ikad udari.