Pogled na pro i kontra od ureda bez papira
Evo pogleda na prednosti i nedostatke ureda bez papira koji će vam pomoći da odlučite hoće li odlaganje bez papira pametna odluka za vašu malu tvrtku.
Profesori ureda bez papira
1. Okolišno prihvatljivi - Prema Daily Greenu , papir rabi 25% odlagališta otpada, a ako Sjedinjene Države za uporabu koriste samo 10%, to bi spriječilo emisiju 1,6 milijuna tona stakleničkih plinova. A to je samo za papir, ne uzimajući u obzir proizvodnju i zbrinjavanje spremnika s tintom i energiju koju rabe pisači. Odlazak bez papira je ekološki svjesna odluka.
2. Troškovno učinkovit - Baš kao što postoje pogodnosti ureda bez papira za okoliš, tu su i prednosti za mali poslovni proračun. Razmislite o tome koliko potrošite svaki mjesec na papiru, tintama, poštanskim uslugama i ostalim materijalima koji podržavaju uredski teški ured. Zatim razmotrite prostor za pohranu svih vaših fizičkih potrepština i stvarnih dokumenata. Može biti vrlo skupo. S vremenom, ide bez papira može rezultirati ogromnim uštedama za vašu malu tvrtku.
3. Jednostavan pristup - Bez papira znači da su vaši važni dokumenti digitalizirani. Možete ih podržati u oblaku ili im pristupiti putem aplikacije udaljene radne površine, pružajući vam mogućnost rada s mobilnog ureda ili bilo gdje i ostati produktivna.
4. Organizacija datoteka - Ako ste ikada izgubili vrijeme miješanja kroz neorganizirani ormar za slanje dokumenata ili hrpe papira kako biste pronašli ono što tražite, znate kako glomazni papirni dokumenti mogu upravljati.
Kada izradite ured bez papira, izradite digitalni sustav datoteka koji je lakše organizirati, pretraživati i ugađati tijekom vremena. To čini ono što je nekad bilo bolno proces pronalaženja dokumenta jednako lako kao provođenje pretraživanja.
Nedostaci ureda bez papira
1. Pogreška sustava - Digitalni mogu biti brzi pristup, ali također znači i brz gubitak. Razmotrite što će se dogoditi sa svim poslovnim dokumentima koji se lokalno spremaju na vašem računalu ako se vaš sustav pada. Možete izgubiti sve. Važno je za svaku malu tvrtku, a osobito one bez papira, imati sustav za sigurnosno kopiranje i zaštitu podataka izvan mjesta.
2. Sigurnost - Digitalne datoteke ne mogu biti zaštićene zaključavanjem na ormariću datoteka ili uredskim vratima, tako da je sigurnost dokumenata i osjetljivih informacija ozbiljna briga za urede bez papira. Rješenja uključuju šifriranje, lokalne poslužitelje i ograničeni pristup, sve koje imaju vlastite troškove i koristi. Osim toga, važno je uzeti u obzir prirodu nekih tvrtki i osjetljivost materijala koji se svakodnevno obrađuju (mislite o računovođi) jednostavno se ne smiju bez papira.
3. Revamp procesi - Dio prijelaza u ured bez papira uključuje pregled svih vaših trenutnih operacijskih procesa i pronalaženje odgovarajućih alternativa.
Na primjer, možda ćete morati početi koristiti uslugu elektroničkog potpisa, online fakturiranje i usluge plaćanja te druge aplikacije koje zamjenjuju potrebu za fizičkim dokumentima. Svoje osoblje također će morati biti obučeni u novom sustavu nakon što bude na mjestu.
4. Vremenski intenzivno - Going paperless nije proces noćenja; postoji mnogo čimbenika za razmatranje. Potrebno je vrijeme da razmotrite sve posljedice ostavljanja praznog papira iza sebe, i sve dok provodite sve promjene u vašem poslovanju koje podržavaju bez papira.
Odluka da ide bez papira je ona koja se razlikuje od poslovnih do poslovnih, i to sigurno nije univerzalna odluka koja je prava za svaku tvrtku. Najvažniji dio odluke o odlasku bez papira vrši vaše istraživanje kako biste mogli odlučiti jesu li prednosti nadmašili izazove.
Zatim stvorite sustavni proces koji će vam ne samo omogućiti prednosti bez papira, već i poboljšati produktivnost istodobno.