Korporativne kreditne kartice za zaposlenike

Tvrtka mora kupovati ili obavljati održavanje. Uz ove troškove na umu, često je dobra ideja razmotriti izdavanje korporativnih kreditnih kartica odabranim zaposlenicima.

Izdavanje ovih kartica zaposlenicima znači da mogu obavljati određene transakcije u ime tvrtke, a kasnije svaku primicu prenijeti glavnom financijskom upravitelju na kraju svakog mjeseca. Kao tvrtka, umjesto izdavanja novčanih predujmova svakom zaposleniku, korporativne kreditne kartice postaju najbolja opcija, jer nećete biti uključeni u gnjavaže davanja gotovine.

Međutim, prije izdavanja korporativnih kartica morate staviti mjere predostrožnosti. Bez toga, postoji mogućnost da neki zaposlenici iskoriste poslovne fondove . Rizik neovlaštenih kupnji povećava se kada su korporativne kreditne kartice u njihovim rukama, a ne postoje zaštitne mjere. Da biste kontrolirali taj rizik, sljedeća pravila pomoći će:

Na početku postavite očekivanja

Kod izdavanja kartica preporuča se postaviti i obavijestiti sve zaposlenike o očekivanjima od njih kada je riječ o korištenju kartica. Morate uspostaviti politiku koja živo objašnjava odgovornost nositelja kartice, vrstu troškova na koje treba koristiti kartice i vrstu dokumenata za svaki trošak.

Ovo je jedan od ključnih stvari koje svaka tvrtka treba staviti na mjesto kako bi zaustavila kako kartica koristi karticu. Bez toga, vaša će tvrtka podnijeti dodatne troškove koji nikada nisu planirani, što dugoročno povećava troškove vođenja poslovanja.

Provjerite jesu li pravila kartice ispravno razumljiva

Kao što znamo, većina zaposlenika nema kulturu čitanja. To znači da ako pravilno ispišete korporativne kartice zaposlenika s pravilnim ispisom pravila bez preuzimanja o tome kako ili što se očekuje u vezi s korištenjem kartice, to neće pomoći jer mnogi od njih mogu koristiti karticu bez čitanja pravila.

Da biste izbjegli gore navedeni scenarij, dobro je organizirati sastanak s zaposlenicima i preuzeti ih putem pravila. Nakon što je to učinjeno, bilo bi dobro za njih da priznaju razumijevanje politike u pisanom obliku. To znači da u slučaju da zaposlenik ode protiv onoga što se navodi u politici, potrebno je poduzeti odgovarajuće mjere.

Biti oduševljen potrošnjom

Ponekad većina zaposlenika obično protivi pravilima i završava trošiti više nego što je navedeno u politici. Uz to u vašem umu, dobro je držati bliske kartice o korištenju poslovnih kreditnih kartica . Glavni financijski službenik treba obavijestiti nadzornike u svakom odjelu da će im biti odgovorni nadgledati zaposlenike s karticama u tom odjelu.

To će na neki način smanjiti zloupotrebu kartica od strane zaposlenika. Kada zaposlenik zna da postoji trošak nadgledanja kartica, oni će se bojati da će se uključiti u bilo kakve zabranjene kupnje koje nisu navedene u politici.

Imate zaštitne mjere na mjestu

Novac je ekonomski resurs, i stoga je vrlo rijedak. To znači da kada zaposlenik zloupotrebi privilegije korištenja kartica, teret je odmah prebačen iz njih u tvrtku. S tim u vidu, u redu je da stavite ograničenja potrošnje na svaku karticu.

Oni na rukovodećim pozicijama mogu se dati više granice od onih u nižim redovima. Ova mjera ima za cilj smanjiti rizik od neovlaštenih transakcija. Ograničenje potrošnje nikada ne bi smjelo biti nadmašeno i trebalo bi biti navedeno u politici. Ako bilo koji zaposlenik nadmaši granicu, dodatni iznos se mora odbiti od plaće i kazne.

Uvijek izvodite godišnji pregled

Program kreditne kartice tvrtke treba pregledati iz godine u godinu. To je zbog toga što bi se neki zaposlenici mogli preseliti iz jednog odjela na drugi i budući da svaki odjel ima specifično ograničenje potrošnje, potrebno je provesti godišnji pregled programa.

Na taj način također omogućava voditeljima odjela da izdaju nove granice potrošnje u skladu s odgovornostima svakog zaposlenika. Ako zaposlenik radi u odjelu koji više ne treba korporativnu kreditnu karticu, on / ona se može ukloniti iz programa.

Povećajte učinkovitost izvršavanjem praćenja

Dobro je imati nekoga tko nije dio vaše tvrtke ili nijedan vlasnik kartice za obavljanje sažetaka transakcija u ime tvrtke i njihovo slanje krajem svakog mjeseca. Glavna svrha ove određene osobe bit će popis imena zaposlenika koji nisu predali pravovremena objašnjenja i izjave o korištenju kartica.

Ovo je jednostavan način za praćenje zaposlenika koji se pridržavaju pravila kartice i koje one nisu. Nakon određenog vremenskog razdoblja, možda ćete se odlučiti za isprepletu bičevima na onim trajnim karticama koje uvijek protive pravilima ili privremeno ili čak trajno otimanje kartica.

Procijenite Outliers

Zapamtite, zaposlenik izdane korporativne kartice bi trebao biti korišten samo na određene stavke koje su korisne za tvrtku i nikada ne smiju se koristiti za kupnju osobnih stvari, osim u hitnim slučajevima. Dakle, postoji potreba za nadzorom svih troškova koje svaki zaposlenik koristi na kartici na kraju svakog mjeseca.

Ako jedan ili više zaposlenika koristi karticu na osobnim predmetima, treba provesti temeljitu procjenu kako bi se utvrdilo je li bilo zbog izvanrednog događaja. Ako to nije bio hitni slučaj, protiv nositelja kartice treba poduzeti stegovne mjere. Nasuprot tome, ako je to zbog izvanrednog stanja, nastali troškovi moraju se odbiti od plaće nositelja kartice bez ikakvih disciplinskih radnji protiv njih.

Podijelite rizik

Pravila korporativne kartice trebala bi osigurati da je korisnik zaposlenika osobno odgovoran za sve salda kreditnih kartica na vlastiti rizik. S takvom politikom, tvrtka će morati samo nadoknaditi sredstva pojedinačnim vlasnicima kartica u skladu s iznosom odobrenih troškova.

To je ono što mi nazivamo dijeljenjem rizika između tvrtke i zaposlenika. To je dobar način da se bavite zaposlenicima koji imaju tendenciju da kupuju svoje osobne stvari pomoću kartice jer će dobiti samo iznos koji odgovara samo odobrenim izdacima.