Kako smanjiti nepotrebne troškove
Međutim, mnoge tvrtke nisu svjesne najboljih načina kako razviti politike zapošljavanja kreditnih kartica. Mnogi vlasnici tvrtki uvijek žele stvoriti te politike, ali nemaju smisla kako to učiniti. Zbog toga ovdje je jasan opis kako tvrtke mogu učinkovito stvarati politike kreditnih kartica zaposlenika.
Odgovornosti vlasnika kartice
Ako tvrtka izdaje svoje zaposlenike kreditnim karticama, mora postojati postavljena pravila koja reguliraju korištenje kartice. Zaposlenici bi trebali biti odgovorni za sigurnost kartice, kao i na privatnost svih informacija vezanih za tvrtku. Zaposlenici bi trebali osigurati da se kartica čuva na sigurnom mjestu, kartica nema nikakve prevarantske aktivnosti, a identifikacijski broj kartice je zaštićen. Tvrtka također treba navesti da je poslovna kreditna kartica ograničena samo na korištenje zaposlenika, a ne na bilo koji drugi pojedinac.
Ispisivanje ograničenja potrošnje
Tvrtka treba biti u stanju izraditi pravila koja diktiraju aktivnosti ili transakcije u kojima se kreditna kartica treba koristiti.
Zapravo, potrošnja treba biti ograničena na potrebe određenih zaposlenika. Svaki odjel bi trebao imati vlastite granice potrošnje. Kao tvrtka, dobro je obavijestiti svakog zaposlenika o ograničenju potrošnje u trenutku izdavanja . Osim toga, svaki zaposlenik ne bi smio prekoračiti tu granicu, a ako se to dogodi, nastupaju iznad limite.
Naposljetku, kreditne kartice tvrtke nikada ne bi smjele biti korištene za gotovinske predujmove.
Redovito izvješće o korištenju
Svaka tvrtka bi trebala držati zaposlenike odgovorne za korištenje bilo koje tvrtke kreditne kartice. Recimo da na kraju svakog mjeseca svaki zaposlenik treba podnijeti detaljno objašnjenje svih pristojbi, računa i odgovarajućih računovodstvenih kodova. Svaki zaposlenik treba osigurati da priložene primitke prikažu na mjesečnu izjavu prije predaje tvrtki u svrhu provjere. Sve to treba učiniti na vrijeme kako bi se izbjeglo kasno plaćanje. Time ćete osigurati da tvrtka s lakoćom prati svoje mjesečne izdatke, a reviziju postaje jednostavnija.
Nema korištenja kartica na pojedinačnim troškovima
Tvrtka bi trebala biti vrlo stroga za korištenje kreditne kartice zaposlenika, jer nitko ne smije to koristiti za osobne troškove. Ukratko, korištenje kartice bi trebalo biti ograničeno na poslovne aktivnosti. Definicija osobne uporabe, u ovom slučaju, je trošak koji nije povezan s poslovanjem tvrtke. Tvrtka bi trebala biti vrlo teška za svakog zaposlenika koji koristi karticu na svoje plaćanje.
Pregled upotrebe
Ako tvrtka izdati kreditne kartice zaposlenika, preporučljivo je provesti pregled kartice nakon određenog vremenskog razdoblja.
Pregled kartice treba obaviti izravni nadzornik zaposlenika zajedno s članom računovodstvenog odjela tvrtke. Nadzornik zaposlenika trebao bi osigurati da je korištenje kartice ograničeno na ono što je namijenjeno. S druge strane, računovodstveni odjel trebao bi provjeriti jesu li autentični svi primici i drugi dokumenti izdataka koje je poslao zaposlenik.
Stoga, svaka tvrtka mora imati učinkovitu i pouzdanu politiku kreditnih kartica zaposlenika kako bi spriječila zlouporabu kartice od strane pojedinaca. Tvrtka će staviti tvrtku u dobru financijsku poziciju jer niti jedan zaposlenik neće zloupotrijebiti svoju karticu za osobne troškove. Isto tako, tvrtka bi trebala osigurati da i supervizor i računovodstveni odjel razumiju sve aspekte politike.