Kada je riječ o upravljanju vremenom , otkrivanje korištenja vremena produktivnije je često izazov. Dobro mjesto za početak je upravljanje e-poštom; ovo je jedno područje na vrhu popisa vremenskih ubojica za mnoge vlasnike malih tvrtki.
Budući da je e-pošta u tijeku oblik komunikacije, a mi nemamo potpunu kontrolu nad dolaznim tokom, moramo raditi na poboljšanju naše produktivnosti u načinu primanja, organiziranja, odgovora na pa čak i razmišljanja o e-pošti. Savjeti u nastavku pomoći će vam da izradite sustav za upravljanje e-poštom na način koji podržava produktivnost umjesto da jede u njemu.
1. Isključite obavijesti.
E-mail obično dolazi u svako doba dana i noći, pa je važno da kontrolirate kako se protok dolaznih poruka uklapa u vaš dan. Isključite obavijesti o novim porukama kako na računalu tako i na pametnom telefonu kako biste spriječili neprestane smetnje i prekide u rasporedu te provjerite poštu kada vam je to prikladno.
2. Odlučite kako koristiti pristiglu poštu.
Postoji mnogo različitih filozofija kada je u pitanju upravljanje vašim pristiglom poštom. Možete upotrijebiti pristiglu poštu kao catchall, ograničiti ga samo na poruke s visokim prioritetom ili napraviti popis radnih zadataka.
Ključ je odabrati jednu svrhu za pristiglu poštu i držati se s njom.
3. Napravite popis dopuštenih popisa e-pošte i crne liste.
Većina klijenata e-pošte i davatelji usluga e-pošte omogućuju korisnicima da izrađuju popise sigurnih adresa kako bi se osiguralo da te poruke dođu do njih, a na crnoj listi ili blokiraju ono što smatrate spam adresama. Odvojite vrijeme da često ažurirajte ove popise kako bi vaša dolazna e-pošta bila čista.
4. Postavite vremenski i skupni postupak.
Neki mali poduzetnici imaju koristi od džepova vremena na dan samo za e-poštu. Ako vam to odgovara, odvojite određenu količinu vremena tijekom dana da biste odgovorili na poruke, premjestite stavke akcije na popis zadataka, izbrišite nešto smeća i pregledajte što vam treba sljedeća pozornost.
5. Koristite pravila za automatizaciju procesa.
Kako biste raščistili postupak daljinskog upravljanja e-poštom, upotrijebite pravila u klijentu e-pošte koja razvrstava, označava, premješta i uređuje vaše poruke. Iako će trebati neko vrijeme za stvaranje pravila koja podržavaju način korištenja e-pošte, nakon što ih stvorite, možete smanjiti značajan dio vremena obrade e-pošte.
6. Započnite s početkom rada s pametnog telefona.
Mnogi vlasnici malih tvrtki imaju pametne telefone kako bi mogli ostati u kontaktu i na vrhu posla, čak i kad su izvan ureda. Ako često provjeravate e-poštu na mobilnom uređaju, možete uštedjeti znatnu količinu vremena čitanjem i početkom obrade poruka dok ste mobilni. Čak i ako ste navikli izbrisati nešto posve bezvrijedno i poruke koje ne trebate spremiti, možete imati koristi od jednostavnijeg pristigle pošte kada se vratite u ured.
7. Ako ga ne pročitate, otkazati pretplatu!
Bilteni putem e-pošte i druge poruke e- pošte mogu biti odličan način da ostanete povezani s klijentima, kolegama, partnerima i drugim tvrtkama koje vas zanima, no te se poruke mogu brzo nagomilati.
Ako niste pročitali određenu ponavljajuću mailing listu u nekoliko izdanja, zaustavite pretplatu. Ograničavanje biltena e-pošte i ostalih automatiziranih poruka samo onima koje redovito čitate može biti jednostavan način za smanjenje skupno u pristigloj pošti.
Za još više alata koji će vam pomoći da postignete produktivnije u svojoj maloj tvrtki, istražite ovaj popis 101 aplikacija za produktivnost .