Podnošenje savjeta za ljude koji mrze podnošenje

5 načina da smanjite vrijeme koje provodite

Ima nešto o podnošenju, što mi oči ošišaju - i podnošenje za bilo koju duljinu vremena dovodi me do opasnosti od pada u komu.

Ali, na žalost, mrzim to ili ne, kada pokrenete malu tvrtku, podnošenje mora biti učinjeno, ili ćete uskoro naći svoj stol srušen pod težinom sve papira koji se gomilaju. Što je zločinac za podnošenje?

Postoje dva pristupa problemu koji bi vam mogli pomoći.

Možete pokušati učiniti što je moguće kraće vrijeme (metoda koju sam skoro usavršila tijekom godina rada ureda) ili da svoje vrijeme podnese što više zabave (nešto što ja želim postići). Pogledajmo prijedloge za smanjenje vremena kada ćete prvo podnijeti prijavu.

Razbiti i reciklirati kada je to moguće

Prvo pitanje o bilo kojem papiru koji gleda na vas koji čeka da bude podnesen je: "Je li ovaj dokument potrebno podnijeti?"

Mnogo dokumenata koji dolaze u pošti mogu ići izravno u razbojnik. Što je to, na primjer, u podnošenju oglasa ili informativnih pisama drugih tvrtki? Kada se bavite poštom, jednom pročitajte komad pošte, odlučite hoćete li mu trebati godinu dana od sada i podnijeti ili ukloniti u skladu s tim.

Šanse su dobre da podnosite i mnogo tiskanih primjeraka dokumenata koje ne trebate podnijeti - i ne bi trebali ni ispisivati ​​na prvom mjestu.

Na primjer, ako su vaše elektronske datoteke organizirane i slijedite odgovarajuće sigurnosne postupke , ne morate upisivati ​​kopije faktura ili pisama.

Dakle, kad se suočavate s tom hrpom podnošenja, razbijte "papir s kojim možete živjeti bez".

Koristite sustav podnošenja koji olakšava druge uredske poslove, a ne teže.

Većina radova koje trebam podnijeti je vezana uz proces poslovanja - i ti se dokumenti moraju unijeti u računovodstveni sustav prije nego što se s njima radi.

Stoga, umjesto da uzmete ovu potvrdu za spremnik tonera za pisač i podnesem ga pod "P" u svojem glavnom sustavu za podnošenje datoteka, prenesem je u svoj prvi "sustav za podnošenje", niz mapa označenih prema mjesecu i godini.

Na primjer, ako sam kupio toner uložak u rujnu 2017, to je datoteka u koju ide, zajedno sa svim ostalim računima, primicima i drugim poslovnim dokumentima koji su se dogodili u tom mjesecu. Zatim je jednostavna raditi s mapom krajem mjeseca i izvršiti sve računovodstvene unose koje treba izvršiti (ili ako to ne radite sami, predajte mjesečnu mapu računaru ili knjigovođu) ,

Imajte na umu da vodimo uslužnu djelatnost , a ne maloprodajnu tvrtku, tako da sjedim i radim na računima jednom mjesečno radi za mene. Trebat ćete mijenjati ideju o mjesečnoj mapi u skladu s tim ako trebate češće prenijeti svoje račune.

Razmislite prije nego što podnesete datoteku

Što se događa nakon što sam koristio mjesečne mape radi računovodstva? Dokumenti moraju biti premješteni na "glavni" sustav podnošenja . No, a ne samo podnošenje svakog dokumenta pojedinačno ovisno o njegovu naslovu, logično se spominjem prema skupini, postupak podnošenja odluka nalazim puno brže.

Imajmo još jedan primjer na primjer uloška tonera pisača.

Umjesto da podnesem ovu potvrdu pod "P" za spremnik tonera za pisač, podnijet ću to pod Office Supplies - Receipts, isto mjesto na kojem bih podnijela dokumente kao što su potvrda za prikupljanje napomene za bilješke ili potvrdu za pisač papir. To ne samo da čini podnošenje brže, već olakšava pronalaženje dokumenata poslije.

Upotrijebite cijele riječi i fraze na oznakama mape datoteka, a ne samo slova

Nema pravila koja tvrde da ste ograničeni samo na jedno slovo prilikom izrade odjeljaka vašeg sustava podnošenja. Ako to učinite, nepotrebno je sporo i komplicirano. Prilagodite svoj sustav podnošenja tako da možete imati koristi od podnošenja grupe i pronaći pravu lokaciju za brže postavljanje dokumenta.

Na primjer, umjesto da samo imam dio svog sustava podnošenja s oznakom "C", imam i odjeljak s oznakom "Files klijenta".

Datoteke unutar "Datoteke klijenta" organizirane su abecednim redom. Ljepota prilagodbe vašeg filing sustava na taj način je da se uvijek može dalje podijeliti i organizirati, ako vam je potrebna. Stoga je glavni klijent mogao imati razdjelnik datoteka sustava s njezinim imenom u sekciji "Klijentske datoteke" kako bi olakšala pronalaženje dokumenata vezanih za nju.

U ovom primjeru, etikete na sustavu za slanje čita "B", "C", "Files klijenta", "D" ... Pogledajte koliko je lakše vaše podnošenje postaje?

Još jedan tip prijave za ubrzanje vašeg podnošenja: Nemojte zaboraviti prilagoditi i abecedu. Umjesto da imate samo "M" odjeljak, označite i jednu "Mc".

Držite svoj "prvi" sustav podnošenja blizu i prikladan

Druga velika stvar o korištenju dvostupanjskog sustava podnošenja kao što je gore opisano jest da postaje mnogo lakše zadržati prvu fazu svog sustava podnošenja (mjesečne mape) fizički blizu vašeg radnog prostora . Vi ćete biti skloniji podnošenju papira umjesto da ih pustite ako imate blisko, organizirano mjesto za podnošenje.

Zato postavite svoje posljednje, trenutne i mjesečne mape u sljedećem mjesecu u ladicu ili upotrijebite datoteku concertacije i stavite je u radni prostor unutar ruke. Veći dio vašeg sustava podnošenja ("glavni" filing sustav, kako smo to već nazvali, može biti u cijeloj sobi ili čak u drugoj sobi, ali da biste uštedjeli vrijeme , ne biste trebali doći do obavite svoju prvu fazu podnošenja.

Kako napraviti zabavu zabavu

Savjeti za podnošenje koji sam vam dao do sada trebali bi vam pomoći da smanjite vrijeme koje provodite i spriječite zamrzavanje mozga. Ali što o tome da se vaše vrijeme podnosi više zabave?

Zapravo, jedina strategija koju sam došla ovdje je izravno mito, nagrađujući se s kolačićem ako podnesem datoteku za određeno vrijeme. To će raditi, ali može dovesti do stavljanja dosta funti ako imate puno podnošenja za napraviti.

Ili biste mogli primiti više umjetničkih pristupa, upotrebljavajući sve različite boje za mape datoteka i upotrebu neobičnih fontova ili kaligrafije za naljepnice. Bez obzira na to je li ovo vašu prijavu učinjeno zabavnim, to će zasigurno učiniti privlačenjem.

A tko zna? Možda samo činjenica da je tvoja podnošenja toliko brža sada da je tako organizirana učinit će puno zabavnijim.