Svake godine poslodavci su dužni poslati izvješće zaposlenicima koji prikazuju ukupnu plaću i odbitke, tako da zaposlenici mogu uključiti podatke o povratu poreza na dohodak. Izvješća se također moraju podnijeti upravi za socijalnu sigurnost. Ovo izvješće je W-2 obrazac.
Prije nego što pripremite i pošaljete W-2 obrasce zaposlenicima i Upravi za socijalnu sigurnost, slijedite ove korake kako biste bili sigurni da sve ide glatko.
01 - Provjerite jeste li ispravno klasificirani radnici kao zaposlenici
Zaposlenik je radnik koji obavlja poslove u smislu poslodavca. Općenito, svatko tko obavlja usluge za organizaciju je zaposlenik ako organizacija može kontrolirati što će biti učinjeno i kako će se to obaviti.
S druge strane, neovisni izvođač je pojedinac ili tvrtka koja pruža usluge drugoj osobi ili tvrtki. Neovisni izvođač radova je zaseban poslovni subjekt i ne smatra se zaposlenikom. Neki primjeri samostalnih poduzetnika su konzultanti, agenti ili brokeri. Rad samostalnih poduzetnika često je slučajan ili ne bitan za poslovanje; na primjer, usluga čišćenja, obračuna plaća ili IT usluge.
Pročitajte više o razvrstavanju radnika kao zaposlenika ili samostalnim izvođačima , te za pomoć potražite savjetnik za zapošljavanje.
02 - Provjerite datume distribucije i podnošenja tekuće godine
Dva koraka su uključeni u W-2 proces. Prvi korak je distribucija obrasca W-2 zaposlenicima. Drugi korak je podnošenje ovih obrazaca s upravom za socijalnu sigurnost. (SSA)
Rok za distribuciju zaposlenih i podnošenje prijave za SSA je 31. siječnja sljedeće godine. Ovo je novi raniji rok za uspostavu SSA arhive kako bi se izbjegla porezna prijevara. Pročitajte više o W-2 i 1099 rokovima.
Obavezno dajte zaposlenike svoje obrasce početkom siječnja pa im je potrebno vremena da ih pregledaju kako bi spriječili pogreške.
03 - Provjerite obrasce zaposlenika W-4
Poslodavci moraju imati W-4 obrazac na datoteci za sve zaposlenike u svakom trenutku. Obrazac W-4 sadrži informacije potrebne za utvrđivanje iznosa zadržavanja poreza na zaposlenike, korištenja bračnog statusa, broja uzdržavanih članova i svih dodatnih iznosa koji će biti zadržani.
Obrazac W-4 mora biti završen pri najmu i u svakom trenutku zaposlenik želi izvršiti promjenu. Zaposlenik treba promijeniti obrazac W-4 ako se osobni podaci zaposlenika (uključujući bračni status i broj uzdržavanih članova) mijenjaju ili ako se adresa zaposlenika mijenja. Zaposlenik može promijeniti oblik W-4 u bilo kojem trenutku kako bi izmijenio iznos zadržavanja.
Svake godine prije kraja godine, poslodavci bi trebali tražiti od svih zaposlenika da pregledaju obrazac W-4 kako bi bili sigurni da su osobni podaci točni.
Osiguravanje da zaposlenici imaju točne i aktualne informacije o obrascu W-4 pomoći će vam pripremiti i distribuirati W-2 obrasce.
04 - Prikupiti podatke o plaći za W-2 obrasce
Prvo će vam trebati neke osnovne informacije o vašoj tvrtki za sve W-2 obrasce:
- ID broj poslodavca vaše tvrtke
- Ime, adresa i poštanski broj tvrtke
- I porezni broj poreznog obveznika vaše tvrtke
Zatim ćete morati prikupiti informacije o svakom zaposleniku, i osobne podatke i podatke o plaću:
- Ime i adresa zaposlenika i broj socijalnog osiguranja ili drugi porezni identifikacijski broj
- Iznos uplaćenog tom zaposleniku: ukupna plaća, savjeti i ostala naknada
- Iznos poreza na dohodak Federacije
- Plaće socijalne sigurnosti (do maksimalnog iznosa socijalne sigurnosti za godinu)
- Medicare plaće i savjeti i porez Medicare zadržan, uključujući i dodatne poreze Medicare za zaposlene s visokim prihodima.
- Plaćeni savjeti za zaposlenike
- Plaćene naknade ovisne njege i druge pogodnosti koje se oporezuju zaposleniku
- Za svaku državu u kojoj je zaposlenik radio, plaćene državne plaće i savjete te porez na državni porez zadržan
- Plaćene lokalne plaće i savjeti i porez na lokalne poreze zadržani.
05 - Pregledajte W-2 obradu - Kako će se W-2 stvoriti?
Ako je vaša tvrtka nova u procesu obračuna plaće ili ako se stanje vašeg plaća u posljednje vrijeme promijenilo, dobro je pregledati postupak pronalaženja, popunjavanja i distribucije izvješća na kraju godine zaposlenicima. Možete dobiti obrasce W-2 iz trgovine uredskog opskrbe, CPA-a, poreznog ili računovodstvenog softvera ili IRS-a.
Napomena: Ne možete preuzeti obrasce W-2 iz IRS-a ili drugdje na Internetu. Kopija A obrasca W-2 je u određenoj boji crvene tinte i ne može se duplicirati. Morate poslati specifični obrazac IRS obrasca Kopiraj s upravom za socijalnu sigurnost (ovo je kopija koju držite i datoteku s socijalnom zaštitom krajem veljače).
Evo nekoliko opcija za pripremu oblika W-2:
- Upotreba računovodstvenog softvera . Ako imate samo nekoliko zaposlenika i koristite računovodstveni softver, možda ćete moći kupiti dodatak za pripremu obrazaca W-2 pomoću ovog softvera.
- Upotreba softvera za pripremu poreza. Ako koristite jedan od uobičajenih softverskih programa za pripremu poreza, bilo online ili u inačici stolnog računala, a kupili ste poslovnu verziju ovog softvera, provjerite je li uključena obrada W-2. Shirley Elmblad, vodič za financijski softver, ima članak o pregledima poreznog softvera
- Korištenje kupljenih obrasca W-2 . Velike tvrtke za uredsku opremu imaju unaprijed otisnute obrasce W-2 za upotrebu s softverom na CD-u koji vam omogućuje ručno unos podataka za ove obrasce i ispisivanje na pisaču.
Koja god metoda koju koristite za popunjavanje i ispis W-2 oblika trebala bi također imati obrasce za prijenos W-3 .
06 - Odlučite kako distribuirati W-2 obrasce zaposlenicima
Nakon što stvorite obrasce W-2, sljedeća je odluka kako ih distribuirati zaposlenicima. Imajte na umu da je rok za distribuciju W-2 obrazaca zaposlenicima 31. siječnja sljedeće godine porezne godine. Na primjer, poslodavci koji su bili dužni distribuirati 2016 poreznu godinu W-2 moraju imati do 31. siječnja 2017. kako bi ih mogli distribuirati.
Imate dvije mogućnosti za distribuciju tiskanih obrasca W-2 zaposlenicima: pošaljite ih ili ih šaljite zaposlenicima osobno. Ako zaposlenik osobno preuzme svoj obrazac W-2, možda biste željeli da zaposlenik potpiše da je obrazac prikupljen, kako bi izbjegli pitanja o tome je li to učinjeno.
07 - Provjerite pogreške prije slanja obrasca W-2 zaposlenicima
Kako biste umanjili poteškoće i ponovno poslali obrasce W-2, provjerite obrasce W-2 za pogreške pomoću ovog popisa za provjeru. Uobičajene pogreške W-2 uključuju upotrebu pogrešnog oblika godine, ne uključuju informacije, stavljajući informacije u pogrešnu kutiju i ne uspiju maksimalno zaustaviti zadržavanje socijalnog osiguranja.
08 - Rukovanje zahtjeva zaposlenika za duple W-2 obrasce
Zaposlenici često pogrešno ili izgubiti obrasce W-2 i mogu doći na vaš odjel za obračun plaća koji traže dupliciranu kopiju njihovog obrasca W-2. Prije nego što distribuirate obrasce W-2, razmislite o tome kako ćete se nositi s tim zahtjevima:
- Ako ste interno isprintali obrasce, možete jednostavno ispišiti W-2 obrazac i dati ga ili poslati poštom zaposleniku.
- Ako je obrazac pripremljen od strane vanjske službe plaća, mogu vam naplatiti troškove ponovnog ispisa i slanja obrasca. Možda biste trebali naplatiti zaposlenike za prvi duplikat ili drugi duplikat u jednoj godini (to se događa!).
Bez obzira na to što odlučite, dobro je komunicirati s vašim pravilima u vezi dvostrukih obrazaca zaposlenicima. Naplata za dvostruke obrasce može izgledati ekstremno, ali može smanjiti broj izgubljenih obrazaca s kojima morate postupati.
09 - Podnošenje obrasca W-2 i W-3 s Upravom za socijalnu sigurnost
Nakon što odlučite kako pripremiti obrasce W-2 i distribuirate ove obrasce zaposlenicima (do 31. siječnja sljedeće godine porezne godine), vaša je sljedeća odluka o tome kako podnijeti ove obrasce SSA (Social Security Administration) ,
Svi obrasci W-2 moraju biti podneseni kod Uprave za socijalnu sigurnost, uz obrazac za slanje obrasca W-3 . Dvije opcije za slanje ovih obrazaca:
- Možete se prijaviti online na odjelu za poslovne usluge na web stranici Social Security. Prvo ćete se morati registrirati, a zatim ispuniti odgovarajuće obrasce na mreži. Ako datoteku online s BSO-om, ne morate uključiti W-3 obrasce.
- Također možete poslati obrasce W-2 zajedno s obrascem W-3 u Administraciju socijalne sigurnosti.
Evo više informacija o tome kako pripremiti W-3 obrazac .
10 - Provjerite državne propise za raspodjelu W-2 obrasca
Kada ispunite obrazac W-2 za zaposlenika, jedan dio tog obrasca (primjerak 1) određen je za slanje u stanje u kojem zaposlenik radi. Ako zaposlenik radi u više država, morate poslati kopiju obrasca W-2 u svaku državu.
Svaka država ima različite uvjete za predaju W-2 oblika i bilo koji oblik prijenosa. Provjerite sa svojim državnim tijelom za oporezivanje ili odjelom državnih prihoda kako biste saznali koji su zahtjevi države.
UPDATE: Mnoge su države u skladu s novim ranije 31. siječnja krajnjeg roka za podnošenje W-2 sa SSA.
Pročitajte više o državnim porezima na plaću.