10 savjeta za pisanje boljeg donatora Hvala na pisanju

Nikada ne možete reći previše dobro ili prečesto

Kažem vam da vam donator završava jednu transakciju, ali gradi most za buduću podršku i dublji angažman. Učinite to dobro, a vi ste na putu prema budućem uspjehu prikupljanja sredstava.

Evo deset savjeta za izradu tog hvala vam samo pravo.

  • 01 - Dobijte ga brzo

    Četrdeset i osam sati idealan je zaokret za hvala vam. Ako je to nemoguće, cilj ne više od tjedan dana. Želite donatora da se sjeti da je donacija donijela tako da vam zahvalnost pojačava njegovu akciju i nagrađuje ga za davanje.

    Brzo dobivanje pisma učinit će vaše ime ljubavi u donorskom umu, uvjeriti ga da ste primili donaciju i impresionirali ga svojim učinkovitost i pažljivost.

    Čak i on-line donatori trebaju primiti poštom zahvalnicu, ali to je skupo, a mnogi se neprofitni udružuju što je više moguće na mreži. U tom slučaju, pobrinite se da vaš on-line donator nije dobio samo primitak e-poštom. Uzmite si vremena za prilagodbu e-poštom zahvaljujem i pretvorite ga u nešto nezaboravno

    Brush up na najbolje prakse za e-poštom hvala vam slova . U punim e-poštanskim sandučićima, vaše pismo zahvalnosti može proći nezapaženo, pa se obratite pozornost na njezinu temu i pobrinite se da linija "od" jasno identificira vašu organizaciju.

    Postoje mnoge prepreke za zahvaljivanje donatora putem e-pošte koju biste mogli zaboraviti. Mora ostati izvan mape SPAM , uhvatiti pažnju donatora i zavesti ga da otvori poruku. Nemojte dopustiti da vam jednostavnost i relativno niske cijene e-pošte zaslijepe svojim nedostacima.

  • 02 - Neka bude osobna

    Prilagodite pismo zahvalnosti s imenom donatora (dvostruko provjerite pravopis i ne zovite gospođo g.) I napišite izravno pojedincu. Prva imena su moćna.

    Ono što radi za pismo za prikupljanje sredstava također radi za pismo zahvalnosti. Na primjer, koristite osobne zamjenice , kao što su "ti", "mi" i "I."

    Uključite informacije o donatora, kao što su koliko dugo su donatori ili ste uživali gledajući ih na posljednjem događaju. Možda je donator dobio nagradu ili dobiva promociju. Slobodno dodajte nešto o tome u svoje pismo.

    Dobar donatorski dokumentacijski sustav bit će vaš najbolji prijatelj kada je riječ o ovoj razini personalizacije. Većina sustava, čak i oni s niskim troškovima, imaju sposobnost za snimanje trenutnih informacija o vašim donatorima.

    Kada su zadnji darivali? Jesu li se volontiraju? Kada je posljednji put donator imao kontakt s vašom organizacijom i koja je priroda te interakcije?

    Ako je ovo prvi donator, pošaljite paket dobrodošlice i pozovite donatora da se pretplati na biltene i obavijesti.

    Ako se zahvaljujem dugogodišnjem donatelju, razmotrite rukom pisanu notu, a ne formalno pismo, ili neki drugi kreativan način za zahvaljivanje .

  • 03 - Koordinirati je s temama kampanje

    Koordinirate zahvaljujući žalbi ili kampanji koja je donirala donaciju.

    Izradite predložak za pismo zahvalnosti kada napišete svoje materijale za prikupljanje sredstava. Razmislite o tome kao dio vašeg paketa kampanje. Ako je donacija odgovor na neki drugi poticaj ... možda vam je događaj koji ste postavili ... povežite s tim događajem.

    Dolazak punog kruga natrag u žalbu poboljšava ljepljivost imena vaše organizacije u donorskom umu. Također je ohrabrujući donatoru.

    Ako je donacija odgovor na određenu žalbu putem e-pošte, razvijte odredišnu stranicu nakon donacije na svojoj web stranici, posebno za one donatore.

    Generički je van. Posebnost prema onome što je donator vidio da ga je prisiljen dati je nužan. Na primjer, ako je donator donirao kako bi pomogao žrtvama potresa, pobrinite se da vam se zahvalnost odnosi na tu situaciju.

  • 04 - Koristite priče za povezivanje donatora s rezultatima

    Pomozite donatorima da vizualiziraju kako je novac potrošen Najbolji način da to učinite jest ispričati priču o određenoj osobi kojoj je pomogla donacija. Priča ne mora biti dugo. Samo nekoliko rečenica i korištenje imena osobe može biti dovoljno da pobudi empatiju u donatora.

    Neka vaš donator bude heroj tih priča. On ili ona je napravila tu priču moguću. Držite popis priča o dobrima koje vaša ljubav ostvaruje. zatim postavite blokove kopije pomoću tih priča i ispustite ih u svoje hvala vam slova po potrebi.

    Često mijenjanje priča čuvati će vaše pismo i olakšati slanje mnogih pisama bez da svaki od njih bude potpuno novo.

    Čak i ako služite ljudima koji su u osjetljivim situacijama i morate zaštititi svoj identitet, postoje načini da ispričate svoje priče bez ugrožavanja njihove privatnosti.

  • 05 - Neka pravi osoba potpiše vaša pisma

    Izbjegavajte digitalne potpise, osim ako šaljete tisuće slova odjednom. Čak i tada rezervirajte pisma koja idu na donatore koji daju značajne donacije za vašeg izvršnog direktora, predsjednika odbora ili predsjednika volontera za prikupljanje sredstava za potpisivanje. Koristite prave poštanske marke za ta slova.
  • 06 - Dodajte osobnu, ručno napisanu bilješku

    Ako je potrebno, zamolite izvršnog direktora ili predsjednika uprave da pismu doda osobnu notu. Dugotrajni donatori koji bi mogli poznavati vašeg člana ili članova odbora, smatraju da je to posebno zadovoljavajuće.

    Spominjanje nedavnog događaja koji je donator prisustvovao, podsjetit će donatora na ugodno iskustvo i dodati autentičnost bilješci. Razmislite o bilježnici s volonterima koji mogu napisati bilješke o slovima ili priložiti bilješke s pisanjem rukom.

  • 07 - Uključi omotnicu odgovora

    Ne preporučujem tražiti drugu donaciju u pismu zahvale. Iskreno, to pretvara ljude daleko više nego što mislite. Međutim, samo uključivanje omotnice odgovora može podsjetiti donatore da su buduće donacije dobrodošle.

    Mnogi donatori drže ove omotnice i koriste ih za dar kasnije ... ili čak odmah. Andrew Olsen iz fundamenta za prikupljanje sredstava oduševljen je o uključivanju omotnica za odgovor u hvala vam. Pronašao je dobrotvorne ustanove koje upotrebljavaju takvu taktiku za nove donatore koji imaju "druge stope konverzije darova koje su bilo gdje od 8% do 12% više od onih organizacija koje ih ne uključuju".

  • 08 - Upotrijebite pismo kao potvrdu o porezu

    Vaš donator hvala vam također može biti potvrda. Morate osigurati priznanicu godišnje za porezne svrhe ako davatelj daje 250 ili više dolara , a taj će vam priopćenje biti uključeno u ovo pismo.

    Hvala vam da danas pisma obično sadrže odgovarajuće objavljivanje svaki put kada davatelj dajete , bilo online, putem čeka ili mjesečnim davanjem .

    Dobra je praksa također dati sažetak davanja za godinu na početku iduće godine, upravo u vrijeme kada donatori obično pripremaju porezne prijave . Ne zaboravite da potvrda nije hvala . Priznanica bi trebala biti manji dio slova.

  • 09 - Pozovite više angažmana

    Uvijek je lijepo uključiti pozivnicu da posjeti vašu agenciju i prvo vidi svoj posao.

    U današnjem svijetu u kojem možete tražiti donacije od ljudi širom svijeta, angažman se može ostvariti putem društvenih medija . Potaknite svog donatora da prati vašu organizaciju na Facebooku i Twitteru ili bilo kojoj drugoj društvenoj mreži u kojoj sudjelujete.

    Budući da u pisanom poštom nema hiperveza, navedite adresu svoje web stranice, a zatim provjerite jesu li gumbi za društvene medije lako dostupni.

    Uključite eksplicitnu pozivnicu da biste posjetili web stranicu i kliknite te gumbe i prijavite se za svoj bilten e-pošte ili druge obavijesti. Ikone društvenih medija su neki od najvažnijih elemenata web-lokacije vaše dobrotvorne organizacije.

  • 10 - Dodajte postscript i dajte kontakt podatke

    Svi smo skimmeri. Zato većina nas pročita vrh slova, a zatim preskače do PS-a. Tada se možemo vratiti i pročitati ostatak pisma. Oglašivači putem izravnih pošte znaju sve o PS-u i uvijek ih uključuju. Ponekad imaju više od jednog.

    Za PS za pismo zahvalnosti, možda biste se htjeli ponovno uputiti na priču koju ste naveli ("Michael i Jane su sigurni i sretni zbog vas") ili tamo stavite važne informacije za kontakt.

    Donatori bi trebali imati ime, telefonski broj i adresu e-pošte nekoga u organizaciji s kojima mogu kontaktirati s pitanjima. Služba za korisnike jednako je važna za neprofitne organizacije kao i za tvrtke, tako da donatoru olakšava pronalaženje stvarne osobe u slučaju da imaju problem.