Savjeti za upravljanje vremenom za dolazne telefonske pozive

Ulazni telefonski pozivi mogu puno vremena pojesti i ozbiljno smanjiti vašu produktivnost povlačenjem vas od drugih zadataka. No, kao što postoje načini za obradu odlaznih telefonskih poziva koji će poboljšati upravljanje vremenom , postoje načini za rukovanje dolaznim telefonskim pozivima kako biste smanjili količinu vremena kada se spali govoreći na telefonu - bez nepristojnosti prema osobi koja se zove vas. Ovi savjeti za odgovaranje na telefon pomoći će vam.

Odgovorite na telefon s pravilnim poslovnim telefonskim pozdravom.

Na primjer, kada se javljaju na telefon, kažu nešto poput "Cypress Technologies." Susan govori, kako vam mogu pomoći? " To ne samo da omogućuje pozivatelju da je došlo do posla, već ga stavlja na njega da odgovori na pitanje, štedi vrijeme na istraživačka pitanja poput "Je li to Cypress Technologies?" I neaktivan chit-chat.

Razmislite i prioritetite dok govorite.

Odmah ili kasnije je li poziv najbolje riješen? Mnogi od telefonskih poziva koje primaju tvrtke su brze upite koje se lako mogu odgovoriti, kao što je "Koliko kašnjenja otvarate?" Ali drugi uključuju složenije i dugotrajnije odgovore. Ako je to slučaj, nazovite pozivatelja i pitajte kada bi bilo prikladno nazvati je natrag da ga raspravlja.

Upotrebljavajte parafrazirajuće i sažimanje kako bi održali telefonske pozive na putu.

Ako razgovarate s nekim na telefonu koji izgleda kao da želi razgovarati ili zalutao iz točke, reći nešto poput: "Dakle, ono što čujem da govoriš je ..." ili "Tako su ključne točke ..." ili "Je li (unesite sažetak) pravi sažetak onoga što ste rekli?" Teško je razgovarati s nekim tko odbija razgovarati.

Zatvorite svaki poziv sa sažetkom akcije koju ste vi i pozivatelj dogovorili

Iako će to u većini slučajeva trajati samo nekoliko sekundi, može vam uštedjeti mnogo vremena izbjegavanjem pogrešaka i potrebe za ponovnim provjerom. Na primjer, nakon razgovora tijekom kojeg ste složili sastanak s klijentom , mogli biste reći: "Dobro.

Sutra ću se s tobom sastajati u vašem uredu (umetnite lokaciju) sutra ujutro i zajedno ćemo zajedno uzeti uzorke. "

Zadržite poruke pomoću telefona, tako da možete unijeti pojedinosti tijekom poziva.

To nije samo upravljanje dobrom vremenu u to doba, pomažući vam da se usredotočite na poziv, već kasnije pomoći u upravljanju vremenom ako trebate pronaći i / ili pregledati detalje određenog razgovora.

Dajte svojim klijentima i klijentima opciju e-pošte

Mnogi od njih upotrebljavaju e-poštu kako bi vas kontaktirali a ne telefonirajući ako znaju što je vaša adresa e-pošte. Provjerite je li adresa e-pošte vaše tvrtke istaknuta na vašim posjetnicama i na vašoj web-lokaciji ako je imate. Ako imate svoje adrese e-pošte, pošaljite e-poštu svojim trenutnim klijentima i korisnicima, spomenuvši opciju e-pošte i predstavite je kao način poboljšanja komunikacije.

Upotrijebite tehnologiju za upravljanje vremenom trošenja na telefonu

Kao minimum, vaša tvrtka mora imati automatsku sekretaricu i govornu poštu. Postavite ih pomoću odgovarajućih poslovnih skripti i upotrijebite ih za odgovaranje na telefon kada ste izvan ureda ili trebate raditi na nečemu neprekinutom. Zatim odredite vrijeme za odgovaranje na ove telefonske poruke svaki dan. Što se tiče upravljanja vremenom, dobit ćete dragocjeno vrijeme grupiranjem telefonskih poziva zajedno.

Ako pokrenete kućno poslovanje, nabavite zasebni poslovni telefon ili liniju

Morate imati drugi "samo poslovni" telefon s vlastitom "samo poslovnom" sekretaricom i / ili glasovnom poštom. Ne samo da je to više profesionalna, već će vam uštedjeti vrijeme koje je potrebno da biste prolazili kroz poruke i odredili koji su poslovni.

Uvijek je najbolje imati osobu odgovoriti na telefon

Nakon što stroj pokupiti ili još gore, automatizirani sustav interaktivnog glasovnog odgovora (IVR) pravi je isključivanje koji će vas koštati posao kada ljudi ne smetaju ostaviti poruke ili nazvati. Ako odgovarate na dolazne telefonske pozive preuzimamo previše vremena tijekom dana, razmislite o angažiranju recepcionara ili profesionalne sekretarice da biste odgovorili na telefon. Troškovi da netko drugi to učini može biti više nego nadoknađen povećanjem produktivnosti i boljem prodajom .

Čuvaj pisani skript najčešće postavljenih pitanja putem telefona.

Time vas štedi vas i vaši zaposlenici ako ne moraju tražiti odgovore ili razmišljati o tome kako odgovoriti na određeni zahtjev prilikom odgovaranja na telefon.

Sažetak telefonskih savjeta

Zapamtite, telefon bi trebao biti poslovni alat, a ne nametljiv vremenski otpadnik koji upravlja vašim radnim danom. Rukovanje vašim dolaznim telefonskim pozivima prema ovim savjetima za upravljanje vremenom pomoći će vam da bolje upravljati vremenom, poboljšati produktivnost i staviti telefon na svoje mjesto - pomažući vam da pokrenete svoju tvrtku, a ne pokrenete.