Zašto voditi zapisnik sastanka upravnog odbora?
Postoje zapravo razni razlozi za snimanje i zapisivanje minuta vaših korporativnih sastanaka.
Prvi i najvažniji razlog za bilježenje sastanaka je zapisivanje onoga što ste odlučili. Sjedio sam na sastancima na kojima nitko nije mogao sjetiti odluke koje je donio prije nekoliko mjeseci. Imate nešto u pisanom obliku za svoju tvrtku,
Drugi razlog za zapisnik korporativnog odbora je namjera fiducijarnog i odgovornog. Članovi uprave su u položaju povjerenja. Donošuju odluke o novcu koji ulažu korporativni dioničari i moraju biti u stanju dokazati da su djelovali mudro, u najboljem interesu korporacije i bez sukoba interesa . Sastanak sastanaka na odboru pomaže odboru da dokazuje da su djelovali u dobroj vjeri i izbjegavaju osobnu odgovornost za svoje postupke.
Treći razlog je za porezne svrhe. Korporacija je zasebna cjelina od pojedinih dioničara. Da biste bili sigurni da držite taj odjeljak, zapisnici sastanka na sastanku odbora pružaju zapis.
Bez njih, IRS ili državne agencije mogu negirati porezni status poslovanja. Korporacija koja ga ne pokazuje djeluje kao entitet odvojen od vlasnika, može stvoriti tešku poreznu situaciju.
Postoji ravnoteža za poduzetnike da nastoje osigurati da članovi odbora rade svoju dužnost i da budu zaštićeni, protiv dugih, besciljnih sastanaka odbora koji gube vrijeme članstva.
Obratit ćemo se tom ravnotežom u ovom članku.
Sada kada smo raspravljali o razlozima uzimanja sastanaka na sastancima odbora, ovdje su neke pogreške koje tvrtke čine i neke misli o tome kako ih ispraviti.
Ne stvaranje i distribucija dnevnog reda prije sastanka
Druga velika pogreška korporacija u sastancima odbora nije postavljanje dnevnog reda prije sastanka, a ne distribucija dnevnog reda i relevantni dokumenti prije sastanka. Dnevni red bi trebao sadržavati određene količine vremena za svaku stavku na dnevnom redu. Imajući specifičan dnevni red ne samo da čini sastanak glatko, već dopušta da odbor (i svi koji kasnije čitaju minute) znaju relativnu važnost svake stavke na dnevnom redu.
To ne znači da nešto ne može doći na dnevni red ako je važno i hitno, ali stavke se mogu dodati na dnevni red glasovanjem. I mnogo hitno treba riješiti rukovoditelji, a ne odbora.
Nedostaju važni dijelovi zapisnika sjednice vijeća
Predložak za zapisnik sa sastanka odbora trebao bi sadržavati:
- datum, vrijeme i mjesto sastanka
- Početak i kraj vremena i vremena dodijeljenih određenim stavkama na dnevnom redu
- Kakvu vrstu sastanka odbora - redovne, posebne ili godišnje (sve države zahtijevaju da korporacije imaju godišnji sastanak)
- Tko je bio prisutan, napominjući redatelje, goste i članove osoblja, a koji članovi uprave nisu bili prisutni. Moraju se primijetiti imena svakoga tko kasni ili napušta rano.
- Određivanje je li prisutan kvorum. Kvorum obično zahtijeva korporativne podzakonske akte za bilo koje glasove koje treba poduzeti. Zahtjev za kvorum je obično više od polovice članova. (Za odbora od devet članova, na primjer, pet članova mora biti nazočno za kvorum).
- Ako prezentacije daju odbori ili drugi, uključite imena i naslove prezentera.
Minuta sastanka previše je određena
Vjerojatno najveća zabluda čine zahtjevi za detaljnim informacijama o raspravama (ponekad argumenata) i procesima. Susreti bi trebali odražavati rezultate odluka, a ne tko je rekao ono što je u raspravi. Pretpostavimo da vaš odbor glasa na prijedlog za prodaju nove linije proizvoda.
Zapisnik sastanka trebao bi reći: "Prijedlog za dodavanje nove linije začina, prijedlog je odobren i odobren, s toliko različitim." Ako je grupa raspravljala, trebali biste snimiti duljinu rasprave i sažeti ga, ali ne morate detaljno razgovarati o raspravi.
Zapisi koji nisu dovoljno specifični
Na drugom kraju spektra, neke minute nisu dovoljno specifične za pružanje informacija i zadržavanje članova iz nevolja. Ako odluka nije bila jednoglasna, zapisnik kojeg su se članovi odbora raspali, a koji su se suzdržali (i napominje da li je uznesenje bilo zbog mogućeg sukoba interesa).
Dok ne morate snimati udarac svakog razgovora, ili tko je rekao što. No, u zapisniku bi trebalo biti dovoljno informacija kako bi se odrazio duh rasprave.
Sastanci odbora prebrzo
Nitko ne voli dugogodišnje sastanke, ali postoji nekoliko načina skraćivanja sastanka i zapisnika. Vi svibanj želite spremiti vrijeme sastanka odbora stvaranjem dnevnog reda pristanka. U osnovi, ovaj program je popis pitanja koja se mogu brzo riješiti bez rasprave. Popis bi mogao sadržavati zapisnike s prethodnog sastanka, financije i izvješća odbora ili izvršnog direktora.
Dnevni plan suglasnosti, izvješća i ostali podaci moraju biti raspodijeljeni prije sastanka kako bi članovi imali priliku čitati ih. Zatim, na sastanku, dnevni red pristanka je dio procesa sastanka. Svaki član uprave može postaviti pitanje ili zabrinutost zbog dnevnog reda pristanka, ali ako nema problema, cijeli plan suglasnosti može se glasati jednom.
Pogrešan tip odluka
Odbor korporativnih odluka donosi odluke o cjelokupnoj politici. Današnje odluke donose rukovoditelji korporacije na temelju te politike. Ponekad se zajednice presele i pokušavaju donositi odluke koje je najbolje prepustiti upravi.
Ne odobravajući zapisnik
U iskušenju, u gužvi i žurbi sastanaka odbora, zaboravlja se odobriti zapisnik. No, važno je provjeriti da zapisnici pravilno odražavaju slovo i duh sastanka. Zapisnici se smatraju "nacrtom" sve dok se ne odobri.
Ne vodi evidenciju zapisnika sastanka
Nakon svih poteškoća s kojima ste išli da biste zadržali dobre minute za svoju korporaciju, nemojte zaboraviti održati svoje sastanke korporativnih sastanaka negdje sigurno i dostupnim. Postavite postupak za čuvanje zapisnika u knjizi korporativnih zapisa ili "u oblaku" u lozinkom zaštićenoj datoteci.
Zaboravljajući priznati ulogu korporativnog tajnika
Većina poslova vezanih za korporativne minute dolaze pod domenom korporacijske tajnice. Biti dobar poslovni tajnik je umjetnost, a ti pojedinci često nisu dovoljno priznati. Recite redovito "hvala" ovoj osobi.
Ne uključujući odvjetnika kao savjetnika vašeg upravnog odbora
Informacije iz ovog članka ne namjeravaju biti porezni ili pravni savjeti, a autor nije odvjetnik. Bilo da je vaša korporacija privatna ili javna (s dionicama koje se javno trguju), trebali biste imati odvjetnika koji će vas savjetovati o tome kako voditi korporativne minute i prisustvovati važnim sastancima odbora kako biste bili sigurni da ste vi i vaši odbori zaštićeni.