Poslovni zahtjevi Dokumenti za poslovne projekte
Uzmimo primjer: Tvrtka (zvat ćemo ih ZXYW LLC) odlučila je izdvojiti računovodstvene funkcije u zajednički servisni centar u SAD-u. Oni počinju proces pronalaženja lokacije, postavljanja usluga, zapošljavanja i upravljanja zaposlenika.
To je komplicirano poduzeće i to će trebati mnogo mjeseci za postizanje. Započinju s timom koji priprema dokument o poslovnim zahtjevima.
Što je dokument za poslovne uvjete?
Svrha dokumenta o poslovnim zahtjevima je dati cjelovitu sliku projekta ili novog poslovnog plana , tako da je svatko jasan o tome što se mora učiniti i kada.
Dokumenti o poslovnim zahtjevima (BRD) mogu se razmotriti u dvije faze. U prvoj fazi projekta to je dokument koji navodi sve zahtjeve za projekt, uključujući troškove, detalje o provedbi, predviđene prednosti, prekretnice i vremensku traku za implementaciju.
U drugoj fazi, BRD zapravo može postati ugovor između dviju stranaka, formalno postavljajući zahtjeve tvrtke za zapošljavanje (ZXYW LLC u ovom slučaju) i izvođača radova. U nastavku ćete vidjeti više o jeziku ugovora.
Kako je poslovni zahtjevni dokument koji se razlikuje od poslovnog plana?
Dok oba dokumenta mogu sadržavati istu vrstu odjeljaka (primjerice izvršni sažetak), namjera je različita.
Izrađen je poslovni plan koji će voditi novu ili postojeću tvrtku, ali češće njegova namjera je predstaviti zajmodavcu za financiranje pokretanja ili proširenja.
Poslovni plan sadrži opće informacije o tvrtki i planovima i strategijama za generiranje prihoda za povrat kredita.
Financijski izvještaji ključni su dio poslovnog plana, dok financijski dokumenti u BRD-u mogu biti sasvim različiti, usmjereni na određeni projekt.
Kako se zahtjev za poslovnim zahtjevom razlikuje od zahtjeva za prijedlog?
Razlika između dva dokumenta je blaga, ali važna. Obično se izrađuje zahtjev za prijedlog (RFP) radi prikupljanja prijedloga različitih dobavljača. u primjeru ZYXW-a, RFP se šalje potencijalnim tvrtkama koje pružaju usluge outsourcinga, kako bi zatražile ponude.
S druge strane, BRD je pripremljen za određenog dobavljača ili partnera za zajedničko ulaganje koji je već odabrala tvrtka za zapošljavanje. BRD sadrži više detalja i više specifikacija i rokova koji će se ispuniti na putu i na kraju projekta.
Kada je RFP izrađen, dolazi s rokom i zahtjevima za podnošenje ponuda. Ponude se vrednuju nakon roka.
Što bi trebalo biti uključeno u dokument za poslovne zahtjeve?
Na neki način dokument poslovnih zahtjeva sličan je ostalim vrstama poslovnih prijedloga. BRD treba sadržavati:
1 . Sažetak izjava , koji se ponekad zove izvršni sažetak , koji uopće opisuje zahtjeve za projektom.
Sažetak se obično piše nakon što je BRD završen.
2. Ciljevi projekta. Ovi ciljevi trebaju biti u SMART formatu ; specifičan, mjerljiv, dostupan, realan i vremenski vezan.
3 . Pozadina i izjava o potrebama ili obrazloženje projekta. Ovo je važan dio dokumenta, stoga nemojte ga ostaviti. Objašnjenje zašto je projekt potreban primarni je pokretač projekta, a njegov uspjeh ovisit će o tome koliko dobro ispunjava potrebu.
4. Opseg projekta - što treba uključiti i što ne treba biti uključeno. U gore navedenom primjeru tvrtke ZXYW, tvrtka je jasno istaknula da doseg ne bi trebao obuhvaćati najam vrhunskog menadžmenta - te pojedince bi osigurao tvrtka.
5. Financijski izvještaji. Financijski izvještaji bitni su za cjelokupni pregled učinka projekta na bilancu i prihod tvrtke u određenom vremenskom razdoblju.
Naravno, kako će tvrtka financirati projekt , važno je i ovdje raspravljati.
6. Funkcionalni zahtjevi i značajke. Ovo je mjesto za davanje pojedinosti, uključujući dijagrame, organizacijske grafikone i vremenske odreene.
7. Potrebe osoblja. Tko treba biti angažiran i kada. Koje će kategorije zaposlenika biti potrebne i kako će biti plaćeni. Tko ih plaća i kada. Budući da ZXYW postavlja postrojenje temeljeno na ljudima, to je ključni dio njihovog BRD-a.
8. Raspored, vremenski raspored i rokovi. Faze projekta trebaju biti detaljno opisane u ovom odjeljku kako bi sve stranke razumjele što je potrebno i kada. u projektu ZXYW, prva faza bila je odabir stranice, uključujući istraživanje nekoliko potencijalnih gradova.
9. Pretpostavke. Ovaj dio dokumenta često se previdi. Izricanje pretpostavki pomaže kasnije izbjeći probleme. Na primjer, u gore navedenom ugovoru tvrtka je željela zakupiti, a ne kupiti , uredski prostor.
10. Trošak i koristi. Analiza troškova i koristi je detaljan popis svih troškova projekta, a uštede iz projekta trebaju biti uključene.
Što čini poslovne zahtjeve dokumentirati ugovor?
Kao što je gore navedeno, BRD je u početnoj fazi prijedlog. Možda ste primijetili da nešto nedostaje na popisu gornjih odjeljaka - plaćanje za pružene usluge. Bez izjave o isplati ugovaratelju i vremenu tih isplata, nema ugovora.
Prije nego što se dvije strane potpišu na dokument, standardni se ugovorni jezik mora dodati uz pomoć odvjetnika, uključujući
- Obećava plaćanje i obećava pružanje usluga
- Ograničavajući sporazumi , sprečavanje izvođača da preuzme poslovne tajne tvrtke ili ih dijeli s drugima.
- Što se događa ako jedna strana ne ispuni svoje obveze (tj. Krši ugovor)
- Klauzule osiguranja i naknada štete (zadržite bezopasne)
- Odredbe o parničnom postupku i arbitražnom postupku
- I, naravno, potpise od strane odgovarajućih tvrtki i izvođača.