Članovi odbora ne mogu dopustiti da njihovi osobni interesi ometaju odluke koje donose kao redatelji. Dakle, gotovo sve korporacije imaju politike i izjave o sukobu interesa za koje je potrebno potpisati redatelje.
Što je sukob interesa?
Neki primjeri situacija koje bi mogle uzrokovati sukob interesa za člana korporativnog odbora:
- Ako član uprave ima vanjski poslovni interes u društvu koje se natječe s društvom u kojem je član uprave
- Ako član uprave ima povjerenje u odluke koje mogu utjecati na cijenu dionica tvrtke
- Ako član uprave ima znanje o nadolazećem spajanju ili stjecanju ili prodaji tvrtke.
- Ako je član odbora u osobnom odnosu s zaposlenikom tvrtke.
Imajte na umu da možda postoji ili ne mora biti zločina. To je obično samo pojava neprikladnosti ili sukoba interesa koji uzrokuje probleme.
Kada pripremiti politiku sukoba interesa
Pravilo o sukobu interesa trebalo bi pripremiti odvjetnik vaše korporacije i potpisali svi članovi uprave na prvom (organizacijskom) sastanku odbora ili kada se pridruže odbora.
Nijednom članu odbora ne smije služiti bez potpisivanja ovog pravila.
Dužnosti članova uprave
Politika sukoba interesa trebala bi opisati dužnosti članova odbora:
- Fiducijarne dužnosti, za financijska i pravna pitanja. Fiducijarna pitanja uključuju odgovornosti za skrb o poslovnim interesima. Ova fiducijarna odgovornost uključuje sve druge odgovornosti odbora.
- Dužnost lojalnosti, stavljajući odgovornosti na odbora iznad ostalih vanjskih interesa
- Dužnost povjerljivosti, čuvanje privatnih poslova i informacija od sastanaka odbora i poslovanja tvrtke.
Izvan interesa
Politike sukoba interesa zahtijevaju od članova odbora otkrivanje vanjskih interesa u suprotnosti s interesima tvrtke. Ti potencijalni sukobi interesa uključuju odnose ili odgovornosti (osobne, financijske i druge). Pravila omogućuju članovima odbora da redatelja zadrže sudjelovanje u raspravi, izvješćivanju ili glasanju o nekom pitanju. Član se također može odbiti (opravdati) sam od sebe.
Nastavak sukoba interesa
Ako je sukob interesa značajan, u tijeku i nepomirljiv, a ako ometa sposobnost pojedinca da obavlja dužnosti pozicije, politika sukoba interesa daje organizaciji pravo uklanjanja osobe s položaja.
Tipična politika sukoba interesa
Politika sukoba interesa za upravni odbor može uključivati:
- Definicije, kao što su "zainteresirana osoba" i "financijski interes"
- Rasprava o dužnosti otkrivanja i određivanja postoji li sukob interesa
- Postupci za rješavanje sukoba interesa pojedinca ili odbora
- Što se događa ako odbor utvrdi ili ima razuman razlog vjerovati da je došlo do povrede sukoba interesa
- Rasprava o naknadi redatelja iz organizacije i njezin utjecaj na funkciju upravnog odbora
- Zahtjev za godišnji pregled politike sukoba interesa, otkrivanje vanjskih interesa i ponovno potpisivanje politike.
Potpisane politike sukoba interesa za svakog člana odbora dio su korporativnih zapisa i moraju se čuvati u knjizi ili spisu poslovnih knjiga.