Dobro upravljanje uredom dobro je za vašu dno crta
1. Uspostaviti rutine upravljanja uredima i držati ih.
Rutinske zadatke trebaju rutinske postupke ako želite ostati organizirani i održavati glatko.
Postavite rutine za rukovanje papirologijom i uredskim sustavima. Na primjer, ako je moguće, svaki komad papira koji ulazi u vaš ured trebao bi se rukovati jednom, djelovati i podnijeti - ne slučajno nagomilan na stolu. Slično tome, digitalne komunikacije, kao što su e-poruke, trebaju biti priorizirane, a ako je moguće moguće, ili ako su označene za buduće djelovanje.
Uredski sustavi, uključujući stolna računala, prijenosna računala, poslužitelje datoteka, višenamjenski pisači i mobilni uređaji, trebat će administraciju i hitne postupke. Kada sustav padne ili računalo opremljeno opremom ne uspije, svatko u vašem uredu mora znati tko će nazvati i što ne raditi (poput pokušaja samog rješavanja problema). Saznajte 3 koraka za zaštitu vaših kritičnih podataka o tvrtki.
2. Postavite jasno definirane odgovornosti.
Dobro upravljanje uredom ovisi o ljudima koji znaju tko je odgovoran za ono što - to su ljudi koji su odgovorni tko će obaviti stvari.
Što bi se, primjerice, dogodilo ako je kupnja za vašu malu tvrtku učinila tko god kad god? Biste li mogli pronaći papir za pisače kad vam je to bilo potrebno? Stavljanje jedne osobe zadužene za naručivanje svu opremu i potrošni materijal rješava problem i čuva stvari glatko. Neka zaposlenici pošalju e-poštu određenoj osobi o zahtjevima za isporukom ili postavljaju rukopisni popis na vidljivo mjesto gdje ljudi mogu dodati ono što im je potrebno.
Isto se odnosi i na (računalnu) administraciju sustava. Morate imati jednu osobu odgovornu za sigurnost računalnih sustava i praćenje stvari kao što su računi, zaporke i softver. Korištenje sustava temeljenih na oblaku za uredske aplikacije, računovodstveni softver i pohrana podataka idealno je rješenje za male tvrtke, ali još uvijek morate imati pouzdanu osobu koja je dodijeljena za obavljanje administrativnih poslova kao što su dodavanje / brisanje korisnika, dodjeljivanje dozvola itd.
3. Vodite evidenciju - i ažurirajte poslovne evidencije.
Održavanje zapisa zvuči kao najlakši dio dobrog uredskog upravljanja - sve dok ne razmotrite potrebu da te zapise budu dostupne i ažurirane. No, prvo pravilo da vam je dobar upravitelj ureda pomoći će vam da se to držite; ažuriranje zapisa uredske rutine. Na primjer, kada dobijete novog klijenta ili klijenta, traje samo trenutak da ga unesete u bazu podataka kontakata. Tada će trebati još nekoliko trenutaka ili dva da ažurira zapis nakon što ste s njim razgovarali telefonom.
(Imajte na umu da većina pravnih osoba ima Zakone o privatnosti koji reguliraju upravljanje podacima o klijentima.)
4. Prošetajte kroz svoj ured i sjednite.
Je li vaš ured primjer upravljanja prostorom ili lošeg upravljanja prostorom?
Kada prolazite kroz ured, morate se zaobilaziti oko prepreka ili riskirati da se probije nešto?
Kada sjednete na stol, možete li stvarno raditi udobno tamo? Jesu li stvari logički uređene, tako da stvari koje biste najviše koristili na stolu su najbliže ruci?
U današnje vrijeme ima puno stvari koje se nalaze u uredima, od pisača stoji preko ormarića . Za dobro upravljanje uredom, morate biti sigurni da sve stvari u uredu su uređene za maksimalnu učinkovitost - i maksimalnu sigurnost. Osnove malih i kućnih uredskih rješenja pružaju savjete za sigurno ispunjavanje potreba za napajanjem, osvjetljenjem i ventilacijom vašeg uredskog prostora .
5. Rasporedite dosadan posao.
Previše je lako odgoditi stvari koje vam se ne sviđaju, a većina poslovnih ljudi ne uživa u zadacima kao što su podnošenje , slanje i primanje ili knjigovodstvo - čak i upravitelji ureda.
Nažalost, ured, poput kuhinje, neće dobro funkcionirati bez obavljanja sitnijih poslova.
Ako ste vlasnik male tvrtke koji je u položaju da ne možete dodijeliti ono što vi smatraju dosadnim ili neugodnim radom nekome drugome, prisilite se da redovito dođete do zakazivanja vremena za svaki tjedan. Uzmite npr. Jutarnje ili poslijepodne i potrošite ga na hladne pozive , vraćajući nepristrani upit e-poštom, postavljajte društvene medije , uhvatite računovodstvo ili ažurirajte evidenciju.
6. Delegirati i outsourceirati.
U savršenom svijetu, svatko bi samo radio ono što je imao ili je imao vremena da učini i učini dobro. Budući da svijet nije savršen, umjesto toga mnogi ljudi rade stvari koje nemaju vremena ili talenta da rade dobro.
Delegiranje i outsourcing ne samo da mogu poboljšati upravljanje poslovanjem malih tvrtki, već i osloboditi vas da se usredotočite na svoje talente, čime ćete poboljšati vašu dno crta. Nepuno radno vrijeme ili virtualni pomoćnik mogu biti u mogućnosti nositi se s mnogim uredskim ili administrativnim zadacima. Više o delegiranju potražite u odjeljku Odlučite se delegirati .
7. Planiranje poslovanja prioritet.
Mnogi vlasnici malih tvrtki provode svoje dane djelujući i reagirajući - i pitaju se zašto se čini da tjeraju svoje kotače. Poslovno planiranje je važna komponenta dobrog uredskog upravljanja i mora biti dio redovne rutine upravljanja uredima.
Uspješni vlasnici malih tvrtki troše svaki tjedan na poslovno planiranje, a mnogi koriste svakodnevne sjednice za planiranje poslovanja kao alat za postavljanje ciljeva i rast.
Ovaj vodič za planiranje poslovanja odličan je primjer za dobivanje napora za planiranje poslovanja; postavlja okvir za poslovno planiranje za vašu malu tvrtku i pruža resurse na sve, od pisanja izjave o viziji kroz pravila za postavljanje poslovnih ciljeva .
Ako imate osoblje, uključite ih u planiranje poslovanja , bilo formalno ili neformalno.
Voljet ćete razliku
Nemojte dopustiti da kaos ometa poslovanje. Nakon što počnete primjenjivati ove sedam principa dobrog upravljanja uredom, zapanjit ćete se razlika u dobroj službi za upravljanje uredima - i koliko još posla radite.
Vidi također:
Zašto je računalstvo u oblaku idealno za male tvrtke
Upravljanje vašim sustavom podnošenja zahtjeva