Obrazac I-9 također je osnova za daljnju provjeru od strane poslodavca, koristeći E-Verify sustav .
Prije nego počneš popunjavati obrazac I-9
Imajte kopije obrasca I-9 na ruku prije nego započnete unajmljivanje svog prvog zaposlenika. Provjerite imate li najnoviju verziju Formulara I-9. Poslodavac mora potvrditi trenutačni obrazac s datumom isteka 31.3.2016. Da bi provjerio zapošljavanje nakon 7. svibnja 2013.
Kopije Obrazac I-9 (PDF format) dostupne su od US Customs and Immigration Services (USCIS) web stranice. Ovaj se obrazac može ispuniti na mreži, a zatim ispisati za potpise.
Oblik I-9 mora biti dovršen u trenutku najma, a vi (poslodavac) morate zadržati sve Formule I-9 za sve zaposlenike. Ako je obrazac ispunjen u potpunosti i prihvatili ste dokumente koje je predočio zaposlenik, možete zapaliti zaposlenika ako otkrijete da je zaposlenik pogrešno predstavio svoj status radnog staža ili ako su obrazaci predstavljeni od strane zaposlenika utvrđeni da nisu valjani ,
Dovršavanje Odjeljka 1 - Podaci o zaposleniku i ovjeravanje
Odjeljak 1. popunjava zaposlenik. Zaposlenik mora sadržavati ime, djevojačko prezime, adresu i datum rođenja. Zaposlenik bi trebao uključiti broj socijalnog osiguranja, ali taj je broj opcionalan ako vaša tvrtka ne koristi E-Verify sustav.
Zaposlenik zatim dokazuje svoj status - jedno od sljedećeg:
državljanin Sjedinjenih Država
ne-državljanin Sjedinjenih Država
Zakoniti stalni rezident (uključujući stranca #)
Stranac ovlašten za rad (uključujući stranca # ili ulazak #) do (uključujući datum isteka, ako je primjenjivo)
Netko može pomoći zaposleniku u popunjavanju Odjeljka 1 Oblika I-9. Odjeljak za pripremu i / ili prepoznavanje prevoditelja trebao bi ispuniti pomoćnik. Obavezno ispisati ime i adresu pomoćnika.
Završetak odjeljka 2: Pregled i verifikacija poslodavaca
Odjeljak 2 popunjava poslodavac. Morate pregledati dokumente potrebne za potvrdu (a) identiteta i (b) ispunjavati uvjete za rad zaposlenika. Imajte na umu da dokumenti u Popisu A, kao što je američka putovnica, potvrditi OVAJ identitet i ispunjavaju uvjete. Dokumenti na Popisu B potvrđuju identitet i dokumenti na Popisu C potvrđuju ispunjavanje radnih uvjeta. Morate imati jedan dokument iz Svako od popisa B i Popis C ako nemate dokument iz Popisa A.
Prihvatljivi dokumenti
Popis prihvatljivih dokumenata uključen je u obrazac I-9. Više informacija o prihvatljivim dokumentima, uključujući primjere dokumenata, možete naći u USCIS priručniku za poslodavce.
Napomena o karticama socijalne sigurnosti: Ne možete prihvatiti laminiranu karticu socijalne sigurnosti ili karticu socijalnog osiguranja koja navodi "ne vrijedi za radne svrhe". Ispisi iz uprave za socijalnu sigurnost koji prikazuju podatke o socijalnoj sigurnosti za zaposlenika nisu prihvatljive zamjene za karticu socijalne sigurnosti.
Dokumenti koji vam se prikažu za potvrdu moraju odgovarati statusu ispunjavanja uvjeta koji potvrđuje zaposlenik. Ako vam dokumenti ne budu u skladu s statusom kojeg je upozorio zaposlenik, ne možete ih prihvatiti. Na primjer, ako zaposlenik potvrdi da je on američki državljanin, ali vam pokazuje "zelenu kartu", ne možete prihvatiti dokument.
Datumi isteka valjanosti
Neki dokumenti, poput putovnice ili odobrenja za rad, imaju rok valjanosti. Dokumenti koji su istekli nisu prihvatljivi za provjeru. Ako dokument istekne u budućnosti, morate ga prihvatiti, ali zabilježite datum isteka u svojem sustavu čuvanja zaposlenika. Ako dokument istekne i zaposlenik ne dostavi novi dokument koji prikazuje budući datum isteka, taj zaposlenik više ne ispunjava uvjete za rad u SAD-u. Ako je vaša tvrtka pregledana, možda ćete morati platiti novčane kazne i kazne za nastavak zapošljavanja te osobe ,
Samo izvorni dokumenti
Svi dokumenti moraju biti izvorni. Fotokopije nisu prihvatljive. Ako imate pitanja o tome je li dokument kopija, potražite pečat ili pečat američke vladine agencije ili državne, županijske ili entitetske vlasti.
Ako dokument ima drugačije ime od imena zaposlenika na I-9, postavite pitanja. Malo slovne varijacije imena su prihvatljive sve dok dokument izgleda kao originalan i odnosi se na osobu.
Nakon što pregledate dokumente i donesete razumnu odluku da su oboje (a) istinite (a ne kopije ili na drugi način upitne) i (b) odnose se na zaposlenika s imenom, morate podnijeti kaznu krivokletstva da, prema vašem najboljem znanju , zaposlenik je ovlašten raditi u SAD-u. Uključi datum kada je zaposlenik počeo raditi za vašu tvrtku. Potpišite, date, ispišite svoje ime i naslov i navedite adresu tvrtke.
Odjeljak 3 Ažuriranje i ponovna potvrda
Odjeljak 3 se koristi za ažuriranje podataka o dokumentima koji su istekli i dopušta da novi datum isteka dokumenta bude dodan u obrazac.
Održavanje kopija dokumenata
Ako vaša tvrtka koristi E-Verify sustav, vodite fotokopije svih dokumenata. Ako ne upotrebljavate E-Verify, ne morate zadržati kopije dokumenata. Ako zadržite kopije, učinite to za sve zaposlenike.
Nakon što se forma I-9 dovrši - što treba učiniti
Vi kao poslodavac morate čuvati kopiju ispunjenog obrasca I-9 za sve zaposlenike. Ne morate poslati ovaj dokument ni u jednoj državnoj agenciji SAD-a.
Pojedinosti u ovom članku pružaju vam pomoć kao poslodavac u razumijevanju zahtjeva za ispunjavanjem I-9 obrasca. Njihova namjera nije biti inkluzivna. Obavezno pročitajte cijeli dokument I-9 kako biste bili sigurni da ovaj dokument ispunjavate potpuno i točno.
Ispravljanje pogrešaka
Ispravite pogreške na Obrascu I-9 u istom je kao i druge važne dokumente. Nemojte koristiti whiteout ili pokušati izbrisati pogrešku. Standardni postupak za ispravljanje pogrešaka u važnim dokumentima je:
- Provjerite netočne podatke (provjerite jesu li informacije još uvijek dostupne za čitanje)
- Učinite promjenu
- Datum i početak promjene.
Savjeti za popunjavanje obrasca I-9
- Vi kao poslodavac možete odrediti zaposlenika ili nekog drugog da dovrši poslodavce dijelove I-9 obrasca. No, INS kaže: "Ako netko drugi ispunjava obrazac I-9 u vaše ime, on ili ona moraju imati punu odgovornost I-9."
Zaposlenik može primiti pomoć u ispunjavanju odjeljka 1. Pobrinite se da pomagač dovrši blok "priprema i / ili prevoditelj certifikacije" i ima znak zaposlenika. Više informacija - odgovori na pitanja o formuli I-9
Pogledajte ovaj članak s odgovorima na uobičajena pitanja o obrascu I-9 i verifikaciji prihvatljivosti zapošljavanja- Potrebno je zaštititi privatne podatke zaposlenika na obrascu I-9 i popratnim dokumentima. Koristite ove informacije samo za svrhe I-9 i pohranjujte dokumente na siguran, siguran položaj, poput zaključanog ormara za datoteke na koji imaju samo nekoliko pouzdanih pojedinaca ključ.
- Neke američke agencije za zapošljavanje mogu provjeriti ispunjavanje uvjeta zapošljavanja i potvrditi zaposlenike koje vam šalju. Obavezno stojite i držite kopiju potvrde svoje države u ovom slučaju.