Nemoj samo pratiti svoje vrijeme; Upravljajte!
A onda prestanu to raditi jer nisu shvatile nikakve pozitivne promjene. Svakako, uklonili su nekoliko događaja i odredili prioritete nekih drugih. Ali oni zapravo nisu uspjeli ništa; samo su ga preuredili. Na koncu svojeg dana oni su i dalje frustrirani i frustrirani.
No praćenje načina na koji provodite vrijeme nije upravljanje vremenom. Upravljanje vremenom je stvaranje promjena načina na koji provodite svoje vrijeme.
Za učinkovito upravljanje vremenom morate primijeniti sustav upravljanja vremenom koji će vam pomoći da vidite gdje se promjene mogu i trebaju napraviti ... što znači da je upravljanje prvim korakom vremena da analizira kako zapravo trošite svoje vrijeme kako biste mogli odrediti koje promjene želite napraviti.
Kategorizirajte se za učinkovito upravljanje vremenom
Kako zapravo upravljate vremenom? Tajna je u kategorijama. Pogledajte svoj kalendar za sutra. Vjerojatno je već puna događaja i aktivnosti koje se nadate postići. Dok radite ili kasnije, popunite prazna mjesta s pojedinostima o tome što ste zapravo učinili.
Na kraju dana pregledajte popis i navedite svaki zadatak i / ili događaj u jednoj od sljedećih kategorija. Koliko vremena ste tijekom svog radnog vremena potrošili:
1) Stavljanje vatre. Neočekivani telefonski poziv. Izvješće koje je potrebno za sastanak koji je trebao biti tiskan jučer. Nedostajuća datoteka koja bi trebala biti na vašem stolu . Koliko je vašeg dana zapravo proveo u kriznom načinu rada? Za većinu ljudi to je negativna kategorija koja iscrpljuje njihovu energiju i ometa njihovu produktivnost.
Pomoć pri organiziranju datoteka
Kako postaviti sustav za upravljanje dokumentima
Upravljanje vašim sustavom podnošenja zahtjeva
10 savjeta za organiziranje elektroničkih datoteka
2) Suočavanje s prekidima. Telefonski pozivi i ljudi koji padaju po vašem uredu najvjerojatnije će biti na vrhu popisa kada dodijelite događanja ovoj kategoriji. Još jednom, za većinu ljudi, to je negativna kategorija jer ometa (i ponekad ubija) produktivnost.
Pomoć pri rješavanju prekida
Suočavanje s dolaznim telefonskim pozivima
Pokretanje uspješnog kućnog poslovanja s djecom
3) izvršavanje planiranih zadataka. Ovo je najviše pozitivno korištenje vremena tijekom vašeg radnog dana. Vi ste u kontroli i ostvarili ono što ste htjeli postići. Planirane zadaće mogu uključivati telefonske pozive , sastanke s osobljem, čak i odgovarati na e-poštu - ako su to zadaci koje ste stavili na dnevni red.
4) Rad neprekidno. Možda nećete raditi na zadatku koji ste planirali, ali ćete postići nešto, a za većinu ljudi ovo je vrlo produktivan i pozitivan način rada .
5) Neprekidno vrijeme zastoja. Ta vremena tijekom radnog dana koji se koriste za ponovno aktiviranje i grupiranje. Ručak ili sredovječni odmor mogu se računati ako su neprekinuti.
Ako imate dovoljno sreće da radite s tvrtkom koja nudi usluge izobrazbe na radilištu ili sobi za sunčanje (Fortune), to bi također trebalo računati. Svatko treba određenu količinu neprekinutog prekida rada koji je ugrađen u njihov dan da bi bio produktivan tijekom svog radnog vremena.
Tjedan vaše prošlosti je ključ budućnosti
Sada kada razumijete kategorije ovog sustava upravljanja vremenom, vrijeme je da ih upotrijebite za analizu vašeg "tipičnog" radnog tjedna. Pomoću bilo kojeg kalendarskog sustava koji upotrebljavate za unos sastanaka i aktivnosti u svakodnevnom životu, vratite se i odaberite nedavno uobičajeni tjedan. Prođite kroz unose svakog radnog dana i kategorizirati ih prema gore navedenim kategorijama upravljanja vremenom, ako to već niste učinili. Održavanje tekućeg dnevnika na dnu svakog dana olakšat će vam da vidite kako ste svakodnevno proveli svoje radno vrijeme.
Sada imate podatke koje trebate napraviti kako biste promijenili način na koji provodite svoje vrijeme na poslu. Jeste li previše vremena provodili vatru? Tada morate napraviti organizacijske ili fizičke promjene kako biste spriječili ili odgodili te konstantne krize. Očistite i preuređujte stol , na primjer, da biste pronašli datoteke koje su vam potrebne i uspostavite rutinu stavljanja potrebnih datoteka sljedećeg dana na vaš stol prije nego što odete na taj dan.
Ne uzimajući dovoljno neprekinutog zastoja tijekom vašeg radnog dana? Zatim morate zakazati vrijeme za vas . Na primjer, prestanite jesti ručak na svom stolu i fizički napustiti zgradu za svoje propisano vrijeme ručka.
Primjenom radnih kategorija upravljanja vremenom i uvođenjem promjena koje trebate učiniti kako biste potrošili više vremena tijekom radnog dana u pozitivnim kategorijama i manje vremena u negativnim kategorijama, moći ćete učinkovito upravljati svojim vremenom - i postići istinski cilj upravljanja vremenom, da se bolje osjećate.