Poslovna etiketa pozdravnih poruka e-pošte
Pozdravne poruke govorne pošte su jednostavne stvari, a u poslovnom se može činiti nevažnim. Međutim, pozdrav govorne pošte dobiva puno igrati s klijentima i suradnicima - razmislite o tome koliko često niste u mogućnosti poduzeti telefonski poziv jer ste na drugoj liniji, daleko od vašeg stola ili iz ureda. Razmislite o tome koliko često ste čuli pozdravni govor po pozivu suradnika, kolega i drugih poslovnih kontakata.
Pozdravne govorne pošte postavili su ton kako će pozivatelji zamijetiti vas i vašu tvrtku te su suptilni i jednostavni načini za poticanje pozitivnih poslovnih odnosa. Dobre poruke koje su kratke i do točke su najbolje. I nemojte prolaziti kroz poruku. Budite učinkovit, ali opušteni i uzmite si vremena.
01 - Kratko, uzvišeno pozdrav
02 - Vaše ime
Jasno navedite svoje puno ime i izgovorite svaki slog tako da pozivatelj zna da su došli do osobe koju su očekivali i zato žele napisati svoje ime ako to žele. Ako imate dugo ime, usporite tako da vaš pozivatelj to može čuti.
03 - Vaše ime tvrtke i / ili ime Ustanove
Navođenje naziva tvrtke i vašeg odjela omogućit će pozivatelju da dođe do pravog mjesta - osobito ako su prošli kroz niz automatskih upozoravajućih uputa ili imenik telefonskog sustava zaposlenika ili odjela. To je osobito važno za pozdravnice vanjskih govornih poruka . Može se preskočiti za interne pozive.
04 - Izjava da ne možete prihvatiti poziv
Kratka izjava (neki ljudi poput isprike u izjavi) da ne možete preuzeti njihov poziv je standardna i brzo pomiče pozivatelja na informacije o tome kada se možete vratiti na njih i sve važne poruke zvučnog signala.
05 - Poziv na napuštanje poruke
Pozovite pozivatelja da vam napusti detaljnu poruku.
06 - Kada ćete vratiti svoj poziv
Ako vaša pravila trebaju vratiti pozive do kraja dana, nazovite svog pozivatelja. Ako nema pravila, ponudi pozivatelju procjenu kada ćete vratiti poziv. Ako ste tjedan dana dalje od ureda, obavijestite ih i to.
07 - Osigurati kontakt za hitnu pomoć
Nitko ne voli biti zarobljen u zatvoru glasovne pošte, čekajući odgovor bez drugih mogućnosti. Ako postoji netko tko može kontaktirati za hitnu pomoć, navedite upute o tome kako kontaktirati tu osobu.
08 - Zadržite dužinu čestitanja
Neka bude kratko: maksimum od 20 do 25 sekundi. Ljudi su zauzeti i ne vole gubiti vrijeme.
09 - Izbjegavajte davanje previše informacija
Pružite svojim pozivateljima samo informacije potrebne da vam ostavite poruku ili stupite u kontakt s vama.