Posljednjih godina mnoge tvrtke su prošle kroz iskustvo da postanu certificirani ISO 9000. Ponekad to može biti dug i skup proces, ali tvrtke su spremne proći certifikat za prednosti koje donosi. Međutim, svaka je tvrtka jedinstvena pa bi uprava trebala pažljivo razmotriti razloge zašto žele postati certifikat ISO 9000 i što će imati koristi za poslovanje.
Certifikat ISO 9000 prvi put je objavljen 1987. godine temeljen na serijskim standardima BS 5750 uvedenim u British Standards Instituteu (BSI) 1970-ih. Od 2009. godine ISO organizacija procjenjuje da je više od milijun tvrtki certificirano prema ISO 9000, a četvrtina ih je iz Kine.
Devedesetih godina prošlog stoljeća, tvrtke su provele certifikate ISO 9000 iz razloga koji nisu mogli imati koristi od njihovog poslovanja. Žuriti da postane certifikat ISO 9000 potaknut je u nekim aspektima ne želeći biti jedina tvrtka koja ne mora biti ovjerena. Tvrtke su provodile certifikat jer su njihovi konkurenti bili, a ne zato što bi njihovo poslovanje poboljšalo. U trenutnoj gospodarskoj klimi tvrtke pažljivo razmatraju hoće li certifikat ISO 9000 biti nešto za što će imati koristi. Razlozi za certifikaciju trebali bi se izmjeriti u odnosu na potvrdu dobitaka.
Glavni razlog zbog kojeg bi tvrtka razmotrila certifikat ISO 9000 jest da je zahtjev jednog od svojih kupaca ili potencijalnih kupaca .
Ako je glavni kupac tvrtke trebao zahtijevati da svi njihovi dobavljači budu certificirani, onda bi očito u najboljem interesu tvrtke da nastavi s izdavanjem certifikata ISO 9000. To bi također bio slučaj da je potencijalni kupac imao isti zahtjev.
Drugi značajan razlog zašto tvrtka treba uzeti u obzir ISO 9000 certifikat je da može poboljšati učinkovitost tvrtke.
Certifikat ISO 9000 može pomoći tvrtki da pojednostavi i naruči svoje procese, što će tvrtku učiniti učinkovitijima.
Da bi tvrtka postala certifikat ISO 9000, postoji niz aktivnosti koje se moraju obavljati bez obzira na veličinu ili vrstu tvrtke. Prva i najvažnija od tih aktivnosti je da imaju predanost višeg menadžmenta . Bez visokog menadžera koji vode tu proces, teško je postići certifikat ISO 9000. Ova obveza ne bi trebala biti prisutna samo na početku procesa certificiranja, nego u svakom koraku, pružajući smjernice i podršku u obliku upravljačkog odbora. Mnoge tvrtke nisu uspjele u procesu certificiranja zbog nedostatka podrške od strane top menadžmenta.
Kada se menadžment obvezao na proces certificiranja, tada je od vitalne važnosti obučiti osoblje tvrtke na proces ISO 9000. Od tamo ključno osoblje može biti odabrano i osposobljeno za unutarnje revizore tvrtke za proces certificiranja.
Sljedeći je korak pripremiti priručnik o pravilima za kvalitetu tvrtke. Ovaj priručnik trebao bi odražavati elemente zahtjeva ISO 9000 koji se odnose na tvrtku. Važno je osigurati da se zahtjevi u potpunosti razumiju prije izrade priručnika o politici kvalitete.
Priručnik o politici kakvoće trebao bi sadržavati operativne postupke koji identificiraju funkcije unutar tvrtke i odgovorno osoblje za te funkcije. Priručnik o pravilima o kvaliteti zatim pregledava dodijeljeni unutarnji revizori tvrtke radi usklađenosti s propisima ISO 9000. Ako reviziju pronađe bilo kakva pitanja tada se mogu zakazati korektivne mjere i izvršiti izmjene u postupcima. Kada unutarnja revizija ustanovi da više nema potrebnih korektivnih mjera, tvrtka može odabrati ISO registrar ili certifikacijsko tijelo. Odabir matičara bitan je za smanjenje troškova revizija vanjskog certifikata ISO 9000. Registrari imaju različite troškove i pametno je da tvrtka odabere matičara na temelju potreba tvrtke. Ponekad nije neophodno zaposliti najveći ili najskuplji matičar kad bi lokalna matičarka bila dovoljna.
Kada tvrtka zaposli matičar, obično će uključivati reviziju registracije i revizije nadzora. Registracijska revizija je inicijalna revizija koja će se izvršiti da bi se vidjelo hoće li tvrtka ostvariti registraciju. Tvrtka će se dogovoriti s procesom revizije kod matičara. Izvršava se revizije prije provjere i poduzimaju se korektivne radnje. Nakon što više nema korektivnih radnji, registracijska provjera može se izvršiti. Ako registracija za registraciju ne označi nikakve korektivne radnje, ISO registracija je dovršena. Nakon što tvrtka ima svoju registraciju, matičar će se vratiti približno svakih šest mjeseci ili godine da vidi je li tvrtka održava svoj sustav i nastavlja ispunjavati zahtjeve standarda.