Uspostavljanje učinkovite strategije upravljanja potraživanjem računa ključni je dio uspješnog poslovanja. Unatoč tomu, rutinski se bavimo malim i srednjim poduzećima koja ne primjenjuju metodičan pristup situaciji, a oni su za to još gore. Poboljšanje i optimiziranje procesa potraživanja računa donosi mnoge pogodnosti za stol, a oni se ne odnose samo na AR. Učinkovit i učinkovit AR proces također pozitivno utječe na marketing, prodaju, službu za korisnike i cjelokupno poslovanje.
Dakle, dobro je vrijediti da se posvetiti vremenu i naporima za poboljšanje.
Zašto optimizirati račune s mogućnošću primanja
Kao i mnogi vlasnici tvrtki, nećete odmah vidjeti prednosti proaktivnog optimiziranja procesa vašeg računa. Kao što je gore spomenuto, međutim, to može drastično poboljšati mnoge aspekte vašeg poslovanja. On sprečava da postojeći kapital odlazi u otpad, što povećava likvidnost. S druge strane, posao je bolje sposoban smanjiti dug, smanjiti troškove, povećati fond i, u mnogim slučajevima, nadmašiti konkurenciju.
Ključni dio optimizacije procesa koji se mogu dobiti na računima je uporan u početku procesa. Sve prečesto, tvrtke su toliko usredotočene na prodaju koje tretiraju potraživanja kao naknadne. Početak procesa rano znači raspravljati o stvarima kao što su uvjeti plaćanja u ranim fazama odnosa s kupcima. Dobivanje novog klijenta na brodu s elektronskim plaćanjima rano u procesu je još jedan primjer proaktivnog pristupa situaciji.
Prije nego što počnete raditi bilo što drugo, obvezujte svoju tvrtku da prijam računa bude prioritet što je prije moguće.
Uobičajeni poteškoće s potraživanjima
Vlasnici tvrtki često guraju potraživanja na stražnji plamenik, pod pretpostavkom da je ostavljanje dovoljno dobro samog savršeno. Međutim, loša praksa AR uzrokuje niz problema za tvrtke.
Od širenja kredita na nekvalificirane kupce na neuspjeh u praćenju s prošlosti-račune pravodobno, siromašni AR praktično sisati vrijeme, novac i produktivnost iz poslovanja. Često proizvode efekte valovitosti koji dotiču gotovo svaki aspekt upravljanja tvrtkom. Najgori dio svega je da se mnogi problemi lako mogu izbjeći.
Druga uobičajena pitanja povezana s AR-om obuhvaćaju neprimjereno primjenu i dodjelu gotovinskih plaćanja, ne obraćajući pažnju na točnost faktura i računa te neuspjeh u generiranju i pravilnom korištenju izvješća na nulu za potencijalne probleme. Bilo koji od ovih i drugih pogrešnih koraka može uzrokovati dalekosežne probleme čak i za vrlo uspješne i profitabilne tvrtke, stoga je više nego isplati poduzeti korake kako bi ih ispravili što je prije moguće.
Optimizirajte ove pet aktivnosti za poboljšanu obradu primljenih računa
Optimiziranje procesa primljenih računa prilično je zastrašujuće od samog početka. Međutim, uzimajući metodičan pristup situaciji, možete implementirati promjene koje će rezultirati prilično brzim i dramatičnim poboljšanjima. Radi Vaše udobnosti utvrdili smo pet aktivnosti koje će, kada će se ispravno optimizirati, drastično poboljšati cjelokupno funkcioniranje vašeg računa potraživanja i, zauzvrat, proizvesti mnoge uzbudljive prednosti za vaše poslovanje u cjelini:
- Održavanje točnih podataka o klijentima - Centraliziranje procesa glavnih podataka kako bi se osigurala točnost korisničkih računa i informacije su ključni dio uspostave i održavanja učinkovitog procesa primanja računa. Na primjer, netočne adrese mogu uzrokovati da se dostavnice šalju na pogrešno mjesto, što rezultira kašnjenjem plaćanja. Računi klijenata trebaju biti revidirani na dosljednoj osnovi kako bi se utvrdile anomalije poput neuobičajenih ili neprikladnih uvjeta plaćanja, ograničenja kredita, popusta i slično. Promjene podataka o korisnicima trebaju biti ispravno dokumentirane, a kontrole trebaju biti postavljene kako bi se spriječilo da neovlašteni korisnici mogu pristupiti ili urediti podatke.
- Uspostaviti jasan, kratak postupak odobravanja kredita - Sve prečesto, tvrtke se sklope u štetne kreditne navike kako bi povećale prodaju. Naravno, to dovodi do začaranog ciklusa koji u konačnici može biti katastrofalan za tvrtku. Proširivanje kredita može biti vrlo dobra stvar, ali mora se uspostaviti jasan postupak za to. Trebao bi sadržavati jasne upute o tome kada i kako procijeniti i poništiti kreditna ograničenja, kada staviti račune na čekanje i kako funkcionira proces prijave. Redoviti pregledi postupka odobravanja kredita trebali bi se izvršiti zbog promjene okolnosti.
- Uspostaviti učinkoviti proces naplate - Naplata i fakturiranje kupaca moraju biti točni i uravnoteženi kako bi bili učinkoviti. Pogreške u određivanju cijene, mjerne jedinice i slično mogu izazvati ozbiljne pustoš. Nadalje, računi moraju biti izrađeni i poslani pravodobno, a način na koji se proizvode moraju biti dosljedni i definirani. Jedan od načina za poboljšanje naplate i fakturiranja je automatiziranje što je više moguće, stoga nemojte se bojati da se ovdje oslanjate na tehnologiju. Upotrijebite izvješća o iznimkama da biste odredili problematične račune. Ako je moguće, postavite portal klijenta za prebacivanje nekog posla klijentima, dajući im osjećaj autonomije.
- Obrati proces prijave na gotovinu - Po dolasku, plaćanja moraju biti ispravno primijenjena. Oni bi se trebali primijeniti na ispravan kupac i na odgovarajuće račune. Inače, ako se pojave sporovi ili problemi kasnije, nastojanje za početkom problema bit će vrlo teško. Plaćanja se također trebaju primijeniti brzo kako bi se osiguralo da u svakom trenutku znate koji su računi trenutačni i koji su dospjeli. Jedan od mogućih načina za optimizaciju procesa je pružanje ograničenog broja opcija plaćanja za jednostavnost. Zapisivanje časopisa odmah i dugo prije datuma odgode. Kad god je to moguće, izbjegavajte dovođenje novca u računima neizvjesnosti dok ne dobijete vremena kada biste saznali gdje bi trebalo ići.
- Optimiziranje procesa prikupljanja podataka - Pravilno optimiziranje potraživanja računa olakšava naplatu pravovremenog i učinkovitog plaćanja. Na primjer, kada se plaćanja pravilno primjenjuju, lako je utvrditi koji su računi izloženi riziku odlaska u zadane postavke. Zbirka napora treba biti dosljedna i metodična. Treba uspostaviti jasno definiran proces za pregovore o planovima plaćanja kako bi se osiguralo da bude u skladu s općim ciljevima tvrtke. Procesi trebaju biti automatizirani što je više moguće kako bi se smanjio rizik pogrešaka od ručnog unosa.
Osam najboljih praksi koje treba usvojiti za poboljšanje procesa potraživanja
Američki centar za produktivnost i kvalitetu, ili APQC, uspostavio je skup standarda nazvanih Open Standards. Oni opisuju najbolje primjere iz prakse za obradu potraživanja i oni bi se trebali pokazati neprocjenjivima dok radite na honiranju vaših AR procesa. U nastavku smo saželi osam najvažnijih točaka iz APQC otvorenih standarda radi Vaše udobnosti:
- Uklonite prepreke za primanje plaćanja - Na primjer, pregledajte svoje klijente kako biste saznali koje su metode plaćanja najbolje za njih. Od tamo, razmislite o ponudi različitih opcija plaćanja kako bi klijenti lakše platili račune na vrijeme.
- Prioritetno upravljanje kreditima - Nemojte produljiti kreditne kredite, samo kako biste zadržali prodajni proces. Ta se strategija vraća na duge staze i samo je jedan od primjera mnogih potencijalnih problema koji mogu nastati uslijed loših procesa upravljanja kreditima.
- Redovito procjenjivati potraživanja • Izradite određeni raspored za praćenje i procjenu stanja vaših potraživanja. U idealnom slučaju, to bi trebalo biti učinjeno barem jednom tjedno. Što prije pronađete pogreške, to prije možete ispraviti - i manje je vjerojatno da će uzrokovati velike probleme za vaše poslovanje.
- Razmislite o skraćivanju uvjeta plaćanja - nema zakona koji kažu da svi korisnici moraju imati neto plaćanje 30 uvjeta plaćanja. Često, korištenje kraćih uvjeta plaćanja potiče klijente s sporim plaćanjem da plate barem malo brže, stoga je vrijedna opcija razmotriti.
- Stvaranje procesa rješavanja sporova naplate - uspostaviti određeni postupak za rješavanje sporova za naplatu. To ne samo da će pojednostaviti proces, već će poboljšati cjelokupno zadovoljstvo kupaca, jer će vaš tim znati točno što učiniti kada se pojavi spor.
- Automatizirati - Istražiti različite vrste softvera i drugih oblika tehnologije za automatizaciju što većeg broja računa potraživanja. Više nego što možete ukloniti ljudski element, točniji i pouzdaniji cjelokupni će proces biti. Mnogi su programi skupe, no ROI je znatan jer ima manje pogrešaka i, u mnogim slučajevima, produktivnost zaposlenika dobiva i poticaj.
- Uspostavite proces proaktivne zbirke - Napravite zbirke kao prioritet i provodite ih uspostavljanjem jasne, sažete strategije zbirki. Idealno, namjeravajte intervenirati rano. Kada se račun ukrca u stupac koji prođe prošlost, vaš bi tim trebao biti sve iznad nje i znati što treba učiniti.
- Bill elektronički - ako imate sredstva za to, počnite naplatiti korisnike elektroničkim putem. Iako će postojati neki koji ne mogu podrľavati elektroničke fakture i plaćanja, većina tvrtki danas je na brodu. Što manje papira provjerava da morate obraditi i poslati poštu koju šaljete, to će lakši i točniji cijeli proces biti.
Kao što vidite, ne morate se početi ispočetka poboljšati i optimizirati potraživanja vašeg računa. Možete odabrati da preuzmete jedno područje istodobno, ili možete zaroniti punu paru naprijed i obnoviti sve odjednom. Bilo kako bilo, bilo koji korak koji poduzmete prema optimiziranju vaših potraživanja dugoročno će se lijepo isplatiti.