Vlasnici tvrtki često upravljaju vlastitim knjigovodstvom iz mnogih razloga koji uključuju strah od prenošenja osjetljivih financijskih informacija, želeći potpunu kontrolu i održavanje mršavih troškova osoblja. Ti razlozi, iako vrijedi za startupove i manja operacija, postaju sve nepraktičniji kad vaš posao raste. Neki vlasnici prenose računovodstvene zadatke povjerljivim članovima obitelji ili osoblju, no najuspješniji i pametniji poduzetnici uče brzo da su računovodstvo i financije životno krilca poslovanja i zaslužuju profesionalno upravljanje od vještih financijskih stručnjaka.
Tri glavna mjesta financijskog menadžera u većini poduzeća su knjigovođa ili računovođa, kontrolor i glavni financijski direktor ili financijski direktor.
Kao vlasnik tvrtke možete sami preuzeti dužnosti tih pozicija ili ih poslati članu osoblja ili pouzdanim suradnicima, no kako posao sazri, većina vlasnika otkriva da profesionalci za zapošljavanje generiraju solidne koristi od troškova i vrijednosti, a oslobađaju vlasnike da se koncentriraju na jezgru poslovna pitanja. Rezultati zapošljavanja računovodstvenih stručnjaka uključuju - ali nisu ograničeni - na sljedeće poslovne prednosti:
- Pronalaženje ušteda u procesu proizvodnje, odnosa dobavljača, uredskog poslovanja i upravljanja zaposlenicima
- Ušteda na porezima
- Upravljanje sve većom količinom internog papira i vanjskih izvješća
- Projektiranje financijske sigurnosne mreže ublažavanjem rizika s osiguranjem, upravljanje zalihama, diversifikaciju i procjene fiskalnih prijetnji
- Proširenja planiranja
- Rukovanje platnim spisima
- Racionalizacija poslovanja i maksimiziranje profita
- Izbjegavanje novčanih kazni, kazni, niži kreditni rejting i troškovi interesa koji proizlaze iz nedostajućih rokova, neprecizno obračunavanje plaća, zaboravljanje plaćanja računa i nedostatak vremenski osjetljivih poslovnih prilika
Zapravo, većina tvrtki štede novac angažiranjem profesionalnog financijskog osoblja za upravljanje svakodnevnim poslovanjem.
Međutim, ovisno o veličini vašeg poslovanja, vašoj industriji i ostalim čimbenicima, možda trebate samo računovođu sa skraćenim vremenom ili zahtijevati puno financijsko osoblje koje uključuje kontrolora i financijskog direktora. Odlučivanje o financijskom osoblju vaše tvrtke doista treba složena odluka koja ovisi o mnogim čimbenicima. Vaše će se potrebe s vremenom sigurno promijeniti, a ako vaša tvrtka uspješno raste, možete kružiti kroz sve te pozicije. Sljedeći odjeljci detaljno opisuju što svaki profesionalac obavlja i objašnjava kada vašoj tvrtki treba jedan ili više financijskih stručnjaka:
Osnovne knjigovodstvene funkcije
Većina knjigovođa radi reaktivno snimajući ono što je već učinjeno financijski u tvrtki s malo ili nikakvog utjecaja na poslovnu strategiju. Knjižari rade na transakcijskoj osnovi i rijetko donose odluke o budućim poslovnim transakcijama. Talentirani knjigovođa može vam objasniti svoje mogućnosti, voditi evidenciju i izvješća, identificirati odstupanja u knjigama i preporučiti ideje koje štedi troškove, no njihovi primarni poslovi trebaju zabilježiti poslovanje i financijske transakcije te sastavljati izvješća iz tih informacija. Neki od tipičnih dnevnih poslova knjigovođa tvrtke uključuju:
- Zapisivanje prodaje, izdataka, potraživanja i potraživanja
- Praćenje troškova opskrbe, troškova ureda, iznajmljivanja, komunalnih usluga i drugih fiksnih i varijabilnih troškova
- Upravljanje plaćenim računima, zadržavanje poreza, porez na promet, nadoknadu plaća i odbitaka od osiguranja
- Osigurava da se bitni oblici i papirologije dovršavaju i pohranjuju sigurno
- Priprema dnevnih, tjednih, mjesečnih, kvartalnih i godišnjih izvješća za upravljanje, vladine agencije, dioničare, zaposlenike i dionike
- Plaćanje računa na vrijeme
- Istraživanje alternativnih dobavljača i usporedba troškova
- Identificiranje problematičnih područja kao što su otpad, loše upravljanje, prijevara i krađe
- Praćenje materijala, potrošnog materijala, inventara i ljudskih resursa
- Priprema poreza i dnevnih, mjesečnih ili kvartalnih poreznih depozita za grad, državu, IRS, agencije za nezaposlene i osiguravajuća društva
- Upravljanje poslovnim i zaposlenim osiguranjima i zdravstvenim planovima
- Zaštita podataka tvrtke
- Dobivanje procjena i pronalaženje i plaćanje usluga i popravak ljudi
- Provjera problema sukladnosti
- Rješavanje interno izdvojenih kupaca i poslovnih kredita s vanjskim dobavljačima i zajmodavcima izvana
Znajući kada treba unajmiti knjigovođu
Većina poduzetnika - osobito onih s poduzetničkim duhom - napreduju na svim aspektima poslovanja, a računovodstvo je postalo lakše sa svim intuitivnim softverom koji je dostupan. Vlasnicima tvrtki u potpunosti je moguće voditi knjige, ali to ne mora nužno biti dobra ideja kada posao raste. Kada papirologija počinje ugroziti upravljanje vremenom, zadovoljstvo poslom ili učinkovitost, vrijeme je da razmislite o angažiranju knjigovođa. Možda nećete morati zaposliti radnike s punim radnim vremenom i čak možete outsourceirati sve ili dio računovodstvenih poslova kao što su platni spisak. Unajmljivanje knjigovođa ima smisla ako se bilo koji od sljedećeg odnosi na vas i vašu tvrtku:
- Ne razumijete računovodstvo, ali vjerujete softveru da vam kaže sve što trebate znati.
- Niste upoznati s poreznim kodeksom i strategijama izbjegavanja poreza.
- Vaše poslovanje doživljava brzi rast u kratkom vremenu.
- Ulagači, zajmodavci ili dioničari žele profesionalno pripremljena izvješća.
- Vi trošite više vremena u obavljanju knjiga nego stvaranju prodaje ili novog poslovanja.
- Planira se proširiti na drugu regiju, industriju ili liniju proizvoda.
- Želite kupiti, prodati ili trgovati imovinom.
- Obavještavali ste se da će vaše knjige biti revidirane.
Unajmljivanje knjigovođa ne mora biti bolan proces jer možete započeti outsourcingom posla profesionalnoj računovodstvenoj tvrtki. To je naročito učinkovita strategija ako niste upoznati s računovodstvom, unajmljivanjem knjigovođu ili računovodstvenim računovođama ili podnositeljima zahtjeva za financijskim poslovima.
Kada razmotriti unajmljivanje kontrolera
Kontrolori, koji se ponekad zovu i nadzornici, nadgledaju knjigovođe, porezne menadžere, kreditne menadžere i ostalo računovođe, a izravno izvještavaju direktora direktora, direktora ili vlasnika tvrtke. U manjim tvrtkama, kontrolor može biti jedini ovlašteni računovođa u tvrtki ili nadgledati tim računovođa. Mnogi od tih stručnjaka upravljaju svojim dužnostima uz pomoć službenika, knjigovođu ili administrativnog pomoćnika.
Kontrolor je glavni računovodstveni direktor tvrtke i snosi odgovornost za pripremu financijskih izvještaja, poslovnih planova, proračuna, poreza, certifikata sukladnosti i posebnih projekata kao što su planiranje kratkoročnih i dugoročnih poslovnih strategija, akvizicija poduzeća, prodaja imovine, spajanja i osiguranje financiranja ili investitora. S obzirom da je financijski menadžer srednje razine, kontrolori obično obavljaju sljedeće dužnosti:
- Upravljanje financijskim osobljem.
- Potpisati provjere i podnijeti fiducijarnu odgovornost za poslovanje tvrtke.
- Odjavite se na financijski povezana izvješća i dokumente.
- Uspostaviti financijske politike i procedure tvrtke.
- Izradite izvješća za unutarnji pregled.
- Rukovati politikama osiguranja i upravljanja rizicima.
- Zaštitite imovinu tvrtke.
- Pripremite, pratite i ažurirajte proračune.
- Pripreme za javnu ponudu.
- Savjetujte vlasnike i rukovoditelje na financijskim tržištima, trendovima i najboljim praksama.
- Razvijte proaktivne porezne strategije.
- Odabir i administriranje računovodstvenog softvera.
- Nastavite zbirke.
- Suočavanje s pitanjima ljudskih resursa kao što su održavanje zapisa zaposlenika.
- Obrazujte osoblje o primanjima zaposlenika i poslovnim odgovornostima.
Znakovi koji naznačuju vašu tvrtku trebaju kontrolor
Što veće vaše poslovanje raste, to je vjerojatnije da će vam trebati više nego samo knjigovođa. Ako imate dioničara ili upravni odbor koji čine ljudi koji nisu prijatelji, bliski suradnici i obitelj koju ste imali, zapošljavanje kontrolora je dobra poslovna praksa koja štiti vašu tvrtku i imovinu. Općenito, kontrolor se usredotočuje na računovodstvo dok se CFO fokusira na strateške financije.
Kako se dionici tvrtke proširuju, kontrolor pruža taktičko izvješćivanje o menadžmentu i nadzor nad osobljem o računovodstvenim pitanjima dok CFO upravlja financijskim planiranjem i snosi odgovornost za kontrolora i računovodstvene tima. Većina malih tvrtki ne može priuštiti kontrolor na puno radno vrijeme, ali kako posao raste, ne možete si priuštiti da rade bez kontrolora, čak i ako on ili ona funkcionira na određeno vrijeme ili na osnovi savjetovanja.
Kada zaposliti glavnog financijskog službenika
CFO-i rade izvan strožih granica sudjelujući u svim poslovnim odlukama i zagovaraju najbolje financijske interese organizacije. Kao što svaki poznati poduzetnik ili vlasnik tvrtke zna, stroge financijske procjene samo su jedan od uspješnih poslovnih ciljeva tvrtke. Inicijative koje donose snažnu dobit mogu lako oslabiti tvrtku s kupcima koji ne vole plaćati visoke cijene za inferiorne proizvode ili lojalne klijente koji stavljaju veću vrijednost na tvrtke ciljeve, načela, predanost okoliša ili operativne tehnike.
Najbolji financijski rukovoditelji procjenjuju ne samo troškove poslovanja, već i rizike i prijetnje koje bilo koje poduzeće može generirati. Kao visoki korporativni časnici, financijski rukovoditelji surađuju s vlasnicima, upravnim odborima, višim menadžmentom i ostalim ključnim dionicima i igraju ključne uloge u istraživanju i razvoju, nadzoru poduzeća, usklađenosti s propisima i svakodnevnim poslovima. Ostale dužnosti CFO-a uključuju:
- Upravljanje tvrtkom kroz spajanja, akvizicije, javne ponude i promjene u strukturi poslovanja i poslovanju
- Upravljanje velikim poslovnim ekspanzijama na nova tržišta
- Zagovaranje dobre financijske prakse u složenom odlučivanju
- Upravljanje imovinom i financijskim odnosima s više dionika
- Operacije pojednostavljenja
- Procjena i upravljanje financijskim rizicima
- Planiranje kratkoročnih i dugoročnih financijskih ciljeva
- Tumačenje tržišnih podataka iz više financijskih pokazatelja i poslovnih trendova
- Razumijevanje razloga zašto poslovna tržišta obavljaju način na koji rade
- Određivanje ulaganja imovine tvrtke
- Predviđanje trendova na tržištu i način na koji tvrtka može kapitalizirati na njima
Svaki dio tvrtke uvelike se oslanja na zajedničke dužnosti časopisa: nadzorni nadzor, upravljanje riznicom i planiranje i prognoziranje na kritičnim financijskim pitanjima.
Napredno zahtjevnije potrebe financijskog upravljanja
Male i srednje tvrtke imaju sve veće potrebe za knjigovodstvom i računovodstvom, kako im rastu poslovanja. Vlasnici ili imenovani članovi tima često rade na računovodstvu malih i pokretnih tvrtki uz pomoć računovodstvenog softvera. Na kraju, međutim, većina poslovnih subjekata određuje da zapošljavanje profesionalnih knjigovođa - bilo s punim radnim vremenom ili u skraćenom radnom vremenu, bilo unutar kuće ili vanjske - oslobađa osoblje za osnovne poslovne obveze i potiče veću točnost, bolju usklađenost i pojačan nadzor. Pravo knjigovođa osigurava da se izvješća podnose na vrijeme i pomažu tvrtkama da identificiraju strategije uštede, prijevaru, krađu i otpad.
Budući da vaše poslovanje raste i zahtjevi vašeg vremena se množe, možda ćete trebati financijsko osoblje koje nadzire kontrolor ili financijski direktor za upravljanje sve sofisticiranijim financijama tvrtke. Vaše opcije uključuju zapošljavanje puno radno vrijeme, in-house osoblja ili outsourcing knjigovodstvo i financijske obveze na iskusne profesionalne računovodstvene usluge. Obje opcije jednako su valjane načine jačanja financijske snage tvrtke, no mnoge male i srednje tvrtke uživaju u prednostima angažiranja savjetnika po potrebi kako bi se izbjegao visoki trošak zapošljavanja stručnjaka s punim radnim vremenom.