Online knjigovodstvena rješenja koriste cloud computing okruženje za prikupljanje i povezivanje informacija koje poslovanje treba upravljati svojim financijama. Te softverske platforme pojednostavljuju proces knjigovodstva, smanjuju vrijeme utrošeno na unos podataka i povećavaju učinkovitost na cijeloj ploči. Mnogi vlasnici tvrtki i CFO-i iskorištavaju ove prednosti slijedeći pametne procese implementacije kako bi stvorili savršeno okruženje za rukovanje svakodnevnim financijama.
Pronađite najbolji softver
Prvi korak u postavljanju idealnog online knjigovodstvenog okruženja jest utvrditi koja softverska platforma ima odgovarajuće alate za tvrtku. Financijski direktori trebaju se upoznati s najkorisnijim opcijama i razviti popis platformi koje nude najbolje značajke. Mala poduzeća se razlikuju po veličini, opsegu i potrebama, stoga je važno konzultirati se s rukovoditeljima tvrtke kako biste točno odredili koji su alati potrebni za rukovanje stalnim fluktuacijama u svojim financijskim podacima.
Razmatranja su izuzetna u ovoj fazi, ali sve od značajki i koristi do usluga podrške koje nudi računovodstvena platforma treba procijeniti. Mnoge tvrtke zahtijevaju mnogo prilagodbe ili će možda trebati softver za mjerenje i ponuditi sveobuhvatnije izvješćivanje niz cestu. Računovodstvene potrebe za danas kao i za budućnost trebaju se analizirati prije potpisivanja točkaste crte.
Pojednostavite platni spisak
Plaće postaju sve složenije kada se mala poduzeća šire i uzmu dodatne zaposlenike. Podaci o praćenju vremena moraju se prenijeti na odjel za plaće kako bi generirali izvješća koja su potrebna da bi zaposlenicima pružila točnu naknadu. Online knjigovodstveni alati mogu unijeti podatke u softver za praćenje i platni promet i prevesti ih u format koji se može koristiti za pripremu čekova izravno iz programa.
Time se povećava točnost i osigurava da se svi zaposlenici plaćaju na vrijeme, svaki put bez da računovodstveni odjel svaki tjedan provede sate na plaći.
Mnoge aplikacije za praćenje vremena također obuhvaćaju opsežan niz mogućnosti i prednosti dostupnih putem mobilne povezivosti. Postoje programi praćenja vremena koji omogućuju korisnicima da unesu vrijeme s polja, putem mobilne aplikacije, pa čak i putem SMS poruka. CFO-ovi mogu postaviti višestruke procese odobravanja za različite članove, pomažući poboljšanim podacima i detaljima u dostavljenom vremenu praćenog za plaće.
Upravljanje podacima o prodaji
Mala poduzeća se bave stalnim priljevom podataka o prodaji. Ulazni i odlazni računi, plaćanja, narudžbe, narudžbenice i informacije o dostavi sadrže vitalne financijske podatke koji čine veliki dio slike kada je riječ o novčanom toku. Neuspjeh u točnim i pravodobnim praćenjem tih brojeva može dovesti do zbrke koja guši sposobnost tvrtke da donese odluke o budućem rastu.
Online knjigovodstveni softver upravlja svim ovim bitnim podacima budući da dolazi tako da rukovoditelji tvrtke uvijek imaju jasnu sliku o tome koliko je novaca dostupan u bilo kojem trenutku.
Dajući brz i točan način za utvrđivanje statusa pojedinačnih narudžbi i računa, te platforme uštedjuju vrijeme na svakom koraku duž toka prodaje. Neka softverska rješenja nude mogućnost automatskog generiranja faktura i slanja klijenata da još više raskuju prodajni odjel.
Praćenje isplata i potraživanja
Moguće je da tvrtka izgleda profitabilno na papiru, ali se bori ili ne uspije u stvarnosti. To je čest problem s kojim se suočavaju tvrtke s neučinkovitim računovodstvenim procesima koji ne pokazuju istinitu priču o novčanom toku. Korištenje online alata za praćenje stanja oba potraživanja i potraživanja uklanja zbunjenost i pokazuje gdje treba poduzeti radnje kako bi se poboljšalo zdravlje financijskih sredstava tvrtke.
Postavljanje podsjetnika i upozorenja e-poštom ubrzava postupak naplate na potraživanja i podsjeća poduzetnika i rukovoditelje kada su dužnici dužni platiti.
To olakšava izradu uravnoteženog rasporeda plaćanja koji tvrtku zadržava u crvenoj boji umjesto da ruši proračun.
Potaknite upotrebu mobilne mreže
Daljinski pristup je veliki dio onoga što onemogućuje online knjigovodstvo. Svatko od CFO-a do mobilne radne snage može pristupiti softveru i unijeti bitne podatke s bilo kojeg uređaja bez obzira na trenutnu lokaciju. Kada svatko u tvrtki dođe na brod s prodajom i izdacima za snimanje kako se dogodio, trebao bi stvoriti veliko povećanje točnosti u cijeloj ploči. Zaposlenici koji posluju izvan ureda više ne moraju čekati da se vrate na svoje računalo kako bi zabilježili podatke o transakcijama. Umjesto toga, mogu unositi sve brojeve pomoću aplikacije na mobilnim uređajima koji se integriraju s glavnim knjigovodstvenim softverom i prenose informacije izravno u oblak.
Sinkronizirajte s bankama
Previše je lako zaboraviti upisati depozit ili povlačenje u poslovnu čekovnu knjižicu i dobiti neugodno iznenađenje kada stigne mjesečna izjava. Taj se problem može izbjeći postavljanjem online knjigovodstvenog softvera za automatsko primanje financijskih podataka u trenutku nastanka bankovnih transakcija. Točni iznosi dolara odmah se bilježe i dostupni su s nadzorne ploče, metoda koja ne samo da poboljšava točnost, nego i čini nepotrebnim provoditi svaki mjesec mjesečno razvrstavanje putem papirnatih izjava kako bi se osigurala ravnoteža knjiga.
Otvorite komunikaciju
Pouzdana računovodstvena mrežna rješenja trebala bi omogućiti administratorima stvaranje različitih dozvola za prijavu tako da voditelji odjela, nadzornici i zaposlenici tvrtke mogu pristupiti i mijenjati informacije. Alati za praćenje daju CFO-ima provjeriti da sve radi glatko i da odgovori na sva pitanja koristeći mogućnosti suradnje unutar aplikacije. Time se protok informacija oslobađa između svih strana uključenih u financijske odluke tvrtke i uklanja prepreke koje stoje na putu učinkovitog rada. Ako se potrebe poslovne promjene promijene, CFO i davatelj usluga uvijek su dostupni za pomoć pri poboljšanjima.
Iskoristite izvješćivanje
Izrada izvješća iz financijskih podataka bez pomoći softvera je težak proces koji povezuje male zaposlenike zaposlenika koji bi mogli biti produktivniji negdje drugdje. Kašnjenje između prikupljanja podataka i sastavljanja tih ručnih izvješća stvara rizik da podaci budu zastarjeli do trenutka završetka izvješća. Online knjigovodstvene platforme uključuju alate za izvješćivanje za nekoliko najvažnijih poslovnih mjernih podataka:
- Projicirana prodaja
- Prihodi i rashodi
- Protok novca
- Dobit i gubitak
Budući da su svi podaci upisani u sustav povezani odmah, svaki novi izvještaj odražava najnovije promjene u financijama tvrtke. Sinkronizacija na više platformi jedna je od glavnih prednosti sustava za izvješćivanje na mreži, ali nije jedina. Sveobuhvatne nadzorne ploče mogu prikupljati podatke, poboljšati izvješćivanje i omogućiti CFO-ima pristup ključnim pokazateljima performansi tvrtke bez čak dizanja računala. Mobilna povezanost u računovodstvenim aplikacijama je sveprisutna i omogućuje korisnicima da ne samo pregledavaju nego i uređuju, manipuliraju i analiziraju sve važne podatke gdje god i kada god je to potrebno.
Integrirajte sve programe
Online knjigovodstvo je najkorisnije kada je povezano s drugim aplikacijama koje tvrtka koristi za upravljanje poslovanjem. Prikupljanje vremena za praćenje, obračun plaća, upravljanje zalihama i drugi softver pomoću sigurne integracijske platforme pojednostavljuje protok podataka i osigurava da su informacije dostupne putem online knjigovodstvenog programa uvijek točne.
Kao i kod automatizacije, integracija olakšava povećanu učinkovitost i može tvrtku uštedjeti značajnu količinu novca smanjujući vrijeme koje je proveo lovi niz podataka koji su ranije bili raspršeni po odjelima. Integracija također uklanja mnogo ponavljajućih zadataka unosa podataka, smanjuje stopu pogreške i omogućuje tvrtkama da optimiziraju izvješća koja sadrže najveću količinu detalja.
Jedna kritična komponenta integracije računovodstvene platforme prvo je razumijevanje onoga što je željeni ishod prije usklađivanja sustava. Znajući što su računovodstveni zahtjevi , financijski direktori mogu preciznije procijeniti važnost mnogih značajki i prednosti različitih programa kako bi se osiguralo da oni zapravo zadovoljavaju potrebe tvrtke. Na primjer, troškovi posla zahtijevaju više sustava da međusobno razgovaraju preko plaća, praćenja vremena i sustava glavne knjige. Ako je trošak posla glavni princip izvještavanja, onda je li aplikacija za praćenje vremena sinkronizirala svoje podatke s uslugama obračuna plaća specifična i važna razmatranja.
Prilagodite radno okruženje
Tvrtke koje nude rješenja za integraciju često uključuju prilagodbu kao dio svojih usluga. CFO-ovi mogu iskoristiti ovo kako bi stvorili središnju platformu koja je posebno prilagođena za potrebe bilo koje tvrtke. Svako poduzeće zahtijeva određenu postavku u smislu tijeka rada, oblika unosa podataka i veza između softverskih aplikacija. Platforma bi trebala biti dovoljno jednostavna da bi se svi mogli koristiti bez potrebe za opsežnim treninzima. Online knjigovodstvo može se jednostavno integrirati u ovo okruženje tako da postane redoviti alat u upravljanju protokom podataka.
Imajte na umu da prilagodbe mogu zahtijevati intervenciju obučenih IT usluga po potrebi za postavljanje povezivanja, osigurati da podaci sinkroniziraju na odgovarajući način i da su izvješća točna. Ta se potpora trebala proračunati pri razmatranju troškova implementacije novih računovodstvenih rješenja i on-line knjigovodstvenih usluga jer će u konačnici biti potrebna ne samo tijekom postavljanja, već u vremenima promjene, tijekom rasta i kada računovodstveni tim zahtijeva nove informacije i izvješćivanje. Tvrtke to pristupaju na različite načine.
Mala poduzeća s ograničenim proračunom i frakcionirani CFO u računovodstvenom kormilu možda će radije zadržati vezu s jednim vlasnikom koji može biti fleksibilan i on-call po potrebi. Ako nisu potrebne opsežne, naplata za radno vrijeme bi bila veća vjerojatnost da će imati koristi od malih poslovnih proračuna od mjesečnog zadržavanja. Suprotno tome, veće tvrtke ili tvrtke s kompliciranim računovodstvenim potrebama mogu imati više koristi od zadržavanja IT tvrtke na pružatelj usluga kako bi pružile usluge njihovim tekućim potrebama. U ograničenim situacijama neke tvrtke su najprikladnije tako što imaju osobu za interne IT podrške. To je obično najprikladnije za tvrtke koje imaju IT osobu već na osoblje koje može preuzeti dodatne odgovornosti sustava.
Dajući CFO-ima, vlasnicima tvrtki i zaposlenicima zajedničko okruženje za praćenje i upravljanje financijama, online knjigovodstvo rješava mnoga pitanja o točnosti i komunikaciji koja mogu uzrokovati štetne pogreške. Ispravna implementacija stvara platformu koja pretvara način na koji tvrtke upravljaju financijama i nudi idealno okruženje za produktivnost i rast.