Za mnoge tvrtke, odjel za plaćanje računa ne dobiva puno pažnje ako nešto ne pođe krivo. Međutim, puno je potrebno dobiti od odjela za plaćanje računa koji je dobro vođen. Nasuprot tome, postoji mnogo problema koji mogu proizaći iz onog koji samo zaludi. Ovaj odjel često ima ogroman utjecaj na novčani tijek poslovanja , a postoje i mogućnosti koje se mogu dobiti ili izgubiti od iskorištavanja ugovora o plaćanju s dobavljačima.
Odjel za isplatu otpremnina trebao bi biti u mogućnosti iskoristiti popuste na količinu i popuste na prijevremene plaćanja, kao i utvrditi najbolji način za zadržavanje većine gotovine na raspolaganju tvrtki za ostale troškove i investicije. Ovaj odjel bi također trebao biti u mogućnosti osigurati da dobavljači ispunjavaju svoje obveze na temelju ugovora i ugovora, pa ako se ne postignu obujmovi ili standardi kvalitete, rješavaju se pitanja i poduzimaju se odgovarajuće korektivne radnje.
Zajednički problemi koji se mogu platiti
Iako postoje brojne mogućnosti za smanjenje troškova i oslobađanje gotovine, postoji i niz prepreka s kojima se tvrtke suočavaju prilikom pokušaja postizanja ovih ciljeva. Canonova studija za optimizaciju računa za 2014. godinu pokazala je da je obrada papira jedan od najvećih izvora problema za mnoge organizacije, s time da je vrijeme za rješavanje problema s fakturiranjem papira najveće pitanje.
Ostali važni izvori zabrinutosti bili su:
- Osiguravanje plaćanja na vrijeme
- Pojednostavljivanje postupka odobravanja fakture
- Dobivanje najboljih uvjeta plaćanja s dobavljačima i osiguranje ispunjavanja obveza na obje strane
- Suočavanje s različitim računovodstvenim i računovodstvenim sustavima dobavljača
- Snimanje i potvrđivanje sigurnosti podataka i transakcija
Mnoga navedena pitanja pogoršana su ili nastaju zbog oslanjanja na fakturiranje papira. Izgubljena papirologija čest je problem u mnogim organizacijama, što dovodi do kasnih ili propuštenih plaćanja. Osim toga, iako su mnogi poduzetnici zainteresirani za digitalizaciju svojih papira, većina dobavljača još uvijek su fakturi za slanje papira ili njihovo slanje faksom.
Većina malih poduzeća obrađuje vlastite račune za plaćanje, a mnogo toga se obavlja ručno. Budući da se nekoliko dobavljača prebacilo na elektronsku naplatu, većina organizacija troši velike količine radne snage ručno unosom podataka i stvaranjem digitalnih kopija dokumentacije.
Korištenje papirne dokumentacije često usporava postupak odobravanja fakture budući da kopije moraju biti izrađene i dostavljene odgovarajućim članovima uprave na pregled. Kada papirologija nije lako dostupna ili dostupna u digitalnom formatu, to je izazov za analizu podataka i osiguravanje postizanja najboljih ugovora o plaćanju i ispunjavanja obveza. Na vrijeme i rano plaćanje sporazumi o popustu mogu se lako izgubiti ako tvrtke nisu u mogućnosti izvršiti plaćanja kada im je to potrebno, tako da problemi vezani uz papire mogu biti skupe.
Poboljšanja i optimizacija
S obzirom na činjenicu da se niz pitanja povezanih s pravilnim vođenjem odjela za plaćanje računa proizlaze iz istih uzroka, postoje i neke prilagodbe koje organizacije mogu učiniti, a istodobno će se pobrinuti za mnoge probleme. Tri najučinkovitijih načina na koje tvrtke mogu pojednostaviti svoje račune za obradive odjelne procese su:
- Koristite prepoznavanje znakova objekta za digitalizaciju papira
- Iskoristite internetske portale koji su dostupni dobavljačima
- Stvorite tijekove upravljanja
OCR
Dok mnoge tvrtke rutinski iskoristiti skenere za stvaranje digitalnih kopija papira, to obično uključuje samo stvaranje slike dokumenta koji se sprema na računalo. To znači da informacije moraju biti unesene ručno u bazu podataka, tako da gubitak zapisa nije problem, ali i dalje zahtijeva mnogo vremena.
Prepoznavanje znakova objekta ili OCR uključuje skeniranje dokumenta i dohvaćanje podataka iz nje. Ti se podaci mogu automatski dodati u bazu podataka ili proračunsku tablicu. OCR proces pomaže smanjiti broj ručnih pogrešaka unosa podataka i omogućava unošenje podataka čim zaprimimo papirologiju. OCR traje otprilike u isto vrijeme za zaposlenika kao i skeniranje dokumenta za stvaranje slikovne datoteke i obično ne zahtijeva nikakve dodatne korake. Po Gartneru postoje organizacije koje mogu poslati 80 posto ili više svojih faktura bez da se zaposlenik mora izravno uključiti.
Portal dobavljača
Racionaliziranje procesa za unos faktura i podataka u centralizirani sustav može tvrtkama omogućiti stvaranje ili iskorištavanje internetskog portala koji tvrtki i dobavljačima omogućuje praćenje narudžbi, pregledavanje faktura i pregled kada su plaćanja izvršena. Dostupnost tih podataka određenom broju pojedinaca u organizaciji može osigurati da odjel za plaćanje računa ima pravi nadzor i može ubrzati vrijeme potrebno za odobravanje faktura. Omogućavanje dobavljača da pristupaju portalu omogućuje tim tvrtkama da dostave račune i praćenje plaćanja, kao i biti svjesni bilo kakvih problema s primljenim pomagalom ili izdavanjem fakturiranja.
Uspostaviti tijekove rada i procese
Međutim, organizacija odluči da obrađuje svoje napore za upravljanje podacima, važno je da postoji uspostavljen proces za upravljanje računima i plaćanjima. To omogućuje tvrtkama da osiguraju da operacije rade i otkriti alternative ako su nezgrapan ili dovode do pogrešaka ili kašnjenja. Prema Deloitteu, ti procesi trebaju detaljno objasniti što odjel za plaćanje računa obavlja kada primi račun, kako se unosi i dijeli podatke i što je postupak za dobivanje faktura odobrenih. Također bi trebale postojati smjernice za utvrđivanje najboljih načina rješavanja različitih vrsta dobavljača.
Dok mnogi dobavljači nude popuste za plaćanje u roku od 30 ili 90 dana, možda neće biti vrijedno popusta ako to ne ometa novčani tijek organizacije. Također je neophodno da postoji način da se potvrdi da i tvrtka i dobavljači ispunjavaju odredbe ugovora ili sporazuma. Uspostavljanje tijeka rada za rješavanje tih problema može pomoći organizacijama da donose prave izbore.
Kada dobavljači ne dostave na vrijeme, u dovoljnim količinama ili odgovarajućim količinama zaliha, tvrtke ne žele plaćati račune dok se ti problemi ne riješe. Tijek rada može biti ključan u utvrđivanju što treba učiniti kada se pojave ta pitanja. Osim toga, isplate dobavljačima također moraju biti izvršene na vrijeme kako bi se spriječilo gubljenje popusta ili nametanje kazni za kasno plaćanje. Svaki ugovor dobavljača mora biti dokumentiran i ažuriran kako se stvari mijenjaju, a procesi trebaju osigurati da se svaki račun obrađuje na odgovarajući način.
Stvaranje tijeka rada može također pomoći tvrtki:
Vanjski suradnici
Digitalizacija zapisa, provođenje OCR-a i korištenje portala za koje dobavljači imaju pristup ne može biti nešto što je potrebno za manje tvrtke, ali organizacije ne bi smjele pretpostaviti da će troškovi spriječiti poslovanje da ih može iskoristiti. Iako troškovi postavljanja i održavanja elektroničkih sustava mogu biti prepreka mnogim malim i srednjim organizacijama, to često nije potrebno provoditi unutar tvrtke. Postoje razni pružatelji treće strane koje organizacije mogu outsourceirati te zadatke. Organizacije mogu dobiti vanjsku pomoć za sve od postavljanja OCR postupka kako bi pomogla tvrtki da stvori tijekove rada za analizu ugovora o dobavljačima.
Iako organizacije možda ne mogu podnijeti troškove implementacije raznih IT sustava sami, imajući ih trećim stranama često je vrlo pristupačan. Tvrtke će morati usporediti troškove korištenja vanjskih strana za razvoj tih sustava od mogućih ušteda i vrijednosti oslobađanja gotovine, ali outsourcing omogućuje organizacijama da iskoriste tehnologiju i sustave koji bi inače bili preskupi.
- Osigurajte da se za svaku novu narudžbu izrađuju narudžbe
- Potvrdite da računi odgovaraju proizvodima primljenim i ispunjavaju ugovore
- Provjerite zapise kako biste osigurali da su plaćanja izvršena, da su izvršene na vrijeme i da nisu duplicirane
- Odredite najbolji način plaćanja računa, kao što su EFT ili kreditne kartice, kako biste smanjili troškove