Račun, koji se ponekad zove prodajna faktura, dokument je koji je davatelj proizvoda ili usluge poslao kupcu. Faktura utvrđuje obvezu kupca da plati, stvarajući potraživanje na računu . Drugim riječima, račun je pisana verzija ugovora između kupca i prodavatelja robe ili usluga.
Računi su važan dio knjigovodstvenog i računovodstvenog sustava evidentiranja vašeg poslovanja jer bilježe prodajne transakcije.
Što uključuje fakturu?
Uobičajeni dijelovi na fakturi uključuju:
- Datum kada je faktura izrađena. Ne zaboravite ovo! Datum fakture započinje sat koji otkucava kupca. Ako imate uvjete (rok za plaćanje), želite uključiti datum tako da svatko zna kada je dospjela uplata.
- Imena i adrese kupca i dobavljača. Ako stvarate fakturu u računovodstveni softver, možda vam je potrebna samo adresa e-pošte klijenta, ali je još uvijek dobra ideja prikupiti i uključiti fizičku adresu u slučaju da trebate poslati pravu pismo ili dokument.
- Kontaktirajte imena pojedinaca u dvije tvrtke (ili tvrtke i pojedinca). To je dobar pravilnik o korisničkim odnosima kako biste bili sigurni da pravilno unese imena.
- Opis nabavljenih predmeta , bilo proizvoda ili usluga, uključujući cijene i količine. Često ćete imati standardne opise stavki i brojeve oglasnog prostora. Ali budite što specifičniji i detaljniji kada stvorite račun. Time se izbjegava zbunjenost i "ne znam".
- Uvjeti plaćanja. Na primjer, davatelj usluge može odrediti "neto 30 dana", što znači da je cijeli iznos dužan u roku od 30 dana.
Kako fakturirati kupca
Možda upotrebljavate računovodstveni softver za online poslovanje ili možda koristite unaprijed tiskani račun koji ćete izvršiti. Postupak radi na isti način za oba procesa fakturiranja.
Izračunat ćete račun samo nakon što ste kupcu isporučili proizvod ili uslugu.
- Započnite identifikacijom kupca . U nekim ćete slučajevima možda htjeti identificirati pod-kupca ili posao unutar te datoteke klijenta.
- Uključite prethodne brojeve dokumenata koji se odnose na tu prodaju, uključujući bilo koju narudžbenicu ili ugovor o prodaji ili procjenu.
- Odredite stavke koje se prodaju i isporučuju . Obično biste naveli naziv proizvoda ili usluge, količinu (ili vrijeme, za usluge) i stopu (po stavci ili po satu). Ako koristite online softver, izračunava se ukupna vrijednost za svaku stavku. Ovo je mjesto gdje biste možda trebali klasificirati stavku kao " natrag naredbu ".
- Svaka stavka dobiva svoju liniju i dodaje se ukupan broj redaka.
- Zatim ćete uključiti podatke o svim depozitima koje je već izvršio kupac ili bilo koji popust primijenjen na ovu fakturu.
- Možda biste htjeli ponuditi korisnicima različite načine plaćanja, možda davanje popusta za plaćanje u gotovini.
- Uključite uvjete dostave za isporučene proizvode. Postoje dvije vrste: FOB dostava ili FOB odredište. (F OB označava "besplatno na brodu". ) Ako su pojmovi FOB točka isporuke, isporučitelj (to je prodavatelj) plaća otpremu. Ako su uvjeti FOB odredište, kupac plaća otpremu. Također je dobra ideja napomenuti ako kupac preuzme stavku ili stavke, u slučaju da postoji bilo kakvo pitanje o stavci koja je primljena.
- Uključite uvjete prodaje. Naime, kada želite kupac platiti i hoćete li dati popust za prijevremenu uplatu? Pojmovi se izražavaju ovako 2/10 Net / 30. To znači da ćete dobiti popust od 2% ako je uplata zaprimljena u roku od 10 dana, a cjelokupni saldo dospijeva 30 dana.
Računi se mogu poslati e-poštom ili e-poštom ili faksom na kupca.
Kada kupac plaća, broj računa mora biti zabilježen na potvrdi o prodaji i uskladiti se s potvrdom o prodaji u vašem računovodstvenom softveru, pa je jasno da je faktura uplaćena. Plaćanje preuzima nepodmireni iznos iz vašeg računa potraživanja.
Fakture i narudžbenice
Fakture se ponekad zbunjuju s narudžbama . Narudžbenice (PO) su prije transakcije, a fakture su nakon transakcije. Narudžbenice zapisuju narudžbu kupca dobavljaču ili dobavljaču.
S druge strane, faktura bilježi primitak proizvoda ili usluge i, kao što je gore navedeno, uvjete plaćanja. Neke narudžbe koriste mnoge tvrtke kao dio postupka odobravanja. Neke tvrtke zahtijevaju narudžbenice za proizvode ili usluge u određenom iznosu.
Računi i računi
Razlika između fakture i računa je fokus i stajalište. Fakturu je stvorio dobavljač, a to je izjava o uslugama ili proizvodima koji su proizvedeni i isporučeni kupcu, uključujući iznos koji duguje. Račun se može stvoriti prije ili poslije primanja proizvoda ili usluge. Uobičajeno je da se faktura uključi u isporuku proizvoda, tako da primatelj može provjeriti stavke kako bi bili sigurni da su svi tamo.
Račun je zahtjev za plaćanje. Zakon se obično uzima u obzir s gledišta kupca. Uobičajeno je primiti račun bez fakture, kao u restoranu ili trgovini. Zakon se obično daje uz očekivanje trenutnog plaćanja.
Neki primjeri faktura
Ovaj primjer fakture uključuje kanadske informacije, ali će vam dati predodžbu o tome što uključuje fakturu .
Evo nekoliko koraka-po-korak upute za izradu fakture.