Zajedničke pogreške u računovodstvu u malim poduzećima

Računovodstvo u vašem malom poduzeću ne uključuje samo držanje knjiga u porezne svrhe, već je važan uređaj za spremanje novca i prepoznavanje otpada, prijevare i krađe. Zato je važno da vlasnici tvrtki angažiraju profesionalne računovođe umjesto da pokušaju sami voditi knjige ili delegirati posao neiskusnim članovima osoblja. Čak i uspješne tvrtke lako mogu prekinuti zbog računovodstvenih pogrešaka koje rezultiraju neplaćenim porezima, prijevarama, krađama ili pronevjerama.

Najčešćih pogrešaka u računovodstvu

Računovodstvene pogreške uključuju izradu osnovnih pogrešaka matematike, pogrešan unos podataka i neuspjeh u dokumentiranju troškova i prihoda. Sljedeće pogreške računovodstva su među najčešćim za male tvrtke.

Organizacija

U računovodstvu, organizacija je kritična. To znači zadržavanje računa za sve izdatke, koristeći poslovne kreditne ili debitne kartice za troškove, čuvanje knjiga ažurno, točno bilježenje sitnih novčanih troškova na dan nastanka, a ne miješanje osobnih i poslovnih financija.

Kao zauzet poslovni vlasnik, lako je preuzeti potrošni materijal prilikom obavljanja vaših osobnih kupnji i poslova. Međutim, važno je dobiti zasebne potvrde i upotrijebiti svoj ID za preprodaju države za sve zalihe koji će biti preprodani. Premda troškovi ispod 75 dolara obično ne zahtijevaju potvrdu, uvijek je dobra ideja da ih dobijete. Kada možete prikazati priznanice za sve svoje troškove, revizori manje vjeruju da će ih izazvati.

Odlazak iza papira

Vlasnici malih tvrtki zaduženi za nošenje mnogih šešira često odlažu radeći knjige do kraja tjedna ili kraja mjeseca - ili kasnije. Ovo je rizična strategija jer je lako doći do financijskih izvješća, izvješća koja se moraju podnijeti, plaćanja poreza na promet, plaćanja računa, pa čak i naplate kupaca za novac koji vam duguju.

Odgođeno plaćanje može rezultirati odskakanim čekovima, povećanim dugovima koji nikada neće biti plaćeni i pogreškama u fakturama koje će kasnije biti teško dokazati. Moglo bi biti odgovoran za kazne i interes za podnošenje izvješća kasno ili izgubiti na velikim financijskim mogućnostima jer knjige nisu aktualne. Ako se morate boriti ili žuriti da biste nadoknadili svoje knjige, lakše je napraviti skupe pogreške.

Math pogreške

IRS često otkriva matemske pogreške i ispravlja ih za vas. Međutim, ne možete računati na agenciju koja bilježi pogreške s matematikom. Postoje i druge vrste math pogrešaka koje agencije ne mogu identificirati, a to može imati značajan kumulativni učinak na vaše financije. Te vrste pogrešaka uključuju unos likova na pogrešno mjesto, neuspjeh da ispravno zaokružuje brojke ili da pogreške koje nisu u vašoj naklonosti.

Unajmljivanje osoblja pogrešnog ureda

Ako osoba zadužena za obavljanje vaših knjiga ne zna što radi, ti si onaj koji plaća pogreške. Nijedan zaposlenik, relativno ili povremeno poznanstvo neće brinuti o vašim knjigama koliko god ti ili profesionalna računovodstvena tvrtka hoće. Ako takva osoba pogriješi, ne ulaže se kao računovođa s fiducijarnom odgovornošću ili osoba s financijskim interesom u poslovanju.

Drugi rizik od zapošljavanja nekoga tko nije profesionalac je da se osoba može lako angažirati u kriminalnoj aktivnosti poput pronevjere ili krađe.

Ne želim delegirati

Vlasnici malih tvrtki često ne žele delegirati knjigovodstvo iskusnim računovodstvenim stručnjacima, ali rast poslovanja ovisi o kritičnoj sposobnosti da nekim drugim stručnjacima upravlja bilo što izvan vaših osnovnih kompetencija tvrtke.

Jednostavno, morate biti spremni pustiti druge ljude da rade svoje poslove dok radite svoje. Nekoliko poduzetnika kvalificirano je za računovodstvo, porezne strategije, upravljanje poslovnim imovinom i postavljanje poslovnih subjekata da iskoriste prednosti određenih poslovnih struktura. Potrebni su vam stručni savjeti i iskusni računovođa kako biste povećali dohodak i smanjili poreze.

Loše komunikacije

Loše komunikacije između vas i vašeg knjigovođa mogu dovesti do ozbiljnih pogrešaka u vašoj evidenciji, podnošenja izvješća i rezultirati svime od nemogućeg uskladivanja izjava s netočnim ključnim financijskim podacima.

Lako je zaboraviti da ste platili nekome bonus u gotovini ili dali gotovinski popust ako ne napišete podatke i prenesete ga svom knjigovcu.

Tehnologija ne sprječava računovodstvene pogreške zbog "poslovne smeće u smeću". Osoba koja unese računovodstvene brojeve u softverske i tehnološke aplikacije mora ih ispravno prenijeti i upisati ih na pravo mjesto u pravo vrijeme. Knjigovođa treba znati kada podnijeti papire i kako interpretirati činjenice o imovini, porezima i drugim stvarima.

Ako želite dobiti najviše profita od prodaje i troškova, trebate iskoristiti iskusne računovođe ili knjigovodstvene usluge kako biste nosili svoje knjige na pravi način kako biste izbjegli pogreške, pronašli uštede na porezima i otkrili druge poslovne prilike na temelju vaših financijskih slika. U najmanju ruku, osigurati odgovarajuće postupke i procese kako bi komunikacija bila otvorena i produktivna.