Korporativni zapisi su oni zapisi koje američka korporacija treba držati kako bi pokazala da funkcionira na način koji zahtijeva Internal Revenue Service i zakoni države u kojoj je tvrtka uključena (osnovana kao korporativni poslovni subjekt).
Zašto su potrebni korporativni zapisi?
Korporativni zapisi su potrebni da bi se pokazalo da korporacija funkcionira na odgovarajući način, kako to zahtijeva Internal Revenue Service, da pokaže da je korporacija zasebna cjelina i da održava korporacijski štit od odgovornosti.
Što je knjiga korporativnih zapisa?
Neke korporacije imaju "knjigu" korporativnih zapisa koji uključuje sve potrebne dokumente. U drugim slučajevima, korporativni zapisi se čuvaju na mreži ili u ormaru datoteka. Evidencije trebaju biti na jednom mjestu i dostupne ako Internal Revenue Service revidira vašu korporaciju.
Također možete zadržati korporativne zapise "u oblaku", no ti zapisi mogu sadržavati povjerljive podatke i vlasničke procese, stoga pazite da je vaš poslužitelj siguran. Susan Ward, stručnjak za Small Business-Canada, ima izvrstan članak o upravljanju dokumentima koji vam može pomoći u ovom projektu.
Kako su stvoreni korporativni zapisi? Tko vodi korporativne zapise?
Korporativne zapise generira upravni odbor vaše korporacije. Odbor donosi dokumente kao što su članci korporacije i godišnja izvješća. Odbor također stvara i uređuje dokumente kao što su prijedlozi i zapisnici tijekom sastanaka odbora.
Tajnik korporacije obično je određen za zadržavanje svih korporativnih zapisa. Naravno, svi zapisi moraju biti potpisani, a sve poduzete radnje moraju imati dokumentaciju. Ako korporacija ima dionice dionica, korporativna tajnica (obično ured tog pojedinca) prati zapise o vlasništvu dionica.
Sekretarica korporacije također poziva na sastanak svakog odbora, navodeći koji su članovi uprave prisutni i odsutni.
Imajući zapisnik o rezolucijama odbora
Poslovni odbori odobravaju cjelokupnu politiku i rezolucije (odluke) i ne sudjeluju u svakodnevnom odlučivanju u poslovanju. Jedna od najvažnijih aktivnosti korporativnog odbora je donijeti odluke. Rezolucije su u osnovi dokumenti koji donose odluke odbora. Rješenja tvrtke mogu se donijeti na mnoga pitanja, uključujući:
- Zapisi velikih transakcija korporacije
- Odobrenja ugovora
- Evidencije o prodaji ili otkupu nekretnina (zemljišta i zgrada)
- Unajmljivanje ili otpust velikog broja zaposlenika
- Proširivanje na novo tržište ili novo mjesto
Sve ove odluke, i više, moraju biti zabilježene.
Koji drugi zapisi trebaju biti uključeni?
- Članci o osnivanju i svi članci koji izmjenjuju ovaj dokument. Ti su članci podneseni u vašoj državi, ali još uvijek trebate kopiju izvornika i svih promjena.
- Korporativni pravilnici . Zakoni su vodeća načela koja uređuju rad korporativnog odbora direktora. Podzakonski akti uključuju dužnosti časnika , informacije o godišnjem sastanku i način na koji odbor postavlja pravila i glasove.
- Zapisnik svih sastanaka dioničara i ravnatelja, uključujući godišnji sastanak
- Godišnja izvješća
- Registar dionica za praćenje transakcija dionica i dioničkog vlasništva.
- Korporativne poslovne i porezne rezolucije
- Rezolucije za zapošljavanje i imenovanje
- Rukovoditelji Rezolucije sukoba interesa
- Odluke za zajmove od strane i od strane korporacije
- Odluke u vezi s primanjima zaposlenika i mirovinskim planovima
- Odluke dividende dionica
Slijedite Državni zakon o stvaranju odbora i vođenju evidencije
Dok formirate svoju tvrtku, morat ćete provjeriti sa svojom državom kako biste bili sigurni da slijedite državne smjernice za organiziranje i pokretanje svoje korporacije. Sve države imaju specifične propise koji reguliraju korporacije. Više informacija potražite kod državnog tajnika države ili kod vašeg odvjetnika.
Natrag na kontrolni popis za pokretanje tvrtke