Koji je najbolji način naknade zaposlenicima za troškove kilometraže?

Koji je najbolji način za nadoknadu zaposlenika za kilometražu za vožnju njihovim tvrtkama? Raspravljao sam o ovom pitanju s Craigom Powellom, izvršnim direktorom tvrtke Motus, Motus pruža platformu za upravljanje i nadoknadu vozila koja osigurava poštene i točne naknade za mobilne zaposlenike.

Koje su opcije za postavljanje sustava vožnje za moju tvrtku?

Radna snaga tvrtke postaje sve mobilnija, s više zaposlenih koji dnevno voze za poslovanje.

Imate dvije mogućnosti za svoju tvrtku : program flote automobila u vlasništvu tvrtke ili program naknada za zaposlenike koji voze svoje automobile.

Program flote (automobili u vlasništvu tvrtke) privlačna je opcija za poslodavce koji trebaju osigurati prijevoz za određene funkcije, kao što su servisni kamioni, kombi, dostavna vozila ili one s drugim zahtjevima za opremu. Program flote daje vašu poslovnu kontrolu i nadzor nad stvarima kao što su osiguranje i održavanje vozila te mogućnost odabira značajki vozila koje tvrtka smatra važnim. To uključuje značajke poput korporativnih marki, sigurnosnih elemenata i telematike kako bi stekli 24 sata dnevno i 7 dana uvid u mjesto gdje se njihova vozila nalaze i pokreću se.

Koristi program naknada za zaposlenike koji voze vlastite automobile tvrtke koje ne zahtijevaju specijalna vozila ili kamione za svoje zaposlenike, kao što su prodajni i servisni poslovi.

Naknada osigurava fleksibilnost i izbor radnicima, zahtijeva manje interne uprave i ne zahtijeva unaprijed troškove ili odvod na kapital.

Što je važno pri odlučivanju koji sustav treba koristiti?

Bez obzira na model - flotu ili naknadu - morat ćete pravilno nadoknaditi zaposlenike za poslovnu uporabu povezanu s njihovim vozilima ili se suočiti s posljedicama, kao što su skupi IRS revizije, ili još gore, tužbe iz klase .

Za program flote, zapitajte se primarnom svrhom programa - kao zaposlenik zaostatak (benefit) ili za pružanje poslovnih potreba za prijevozom. Ako je vaš primarni cilj pružiti poslovni alat, trebao bi vam omogućiti da smanjite troškove flote povratom troškova povezanih s osobnom upotrebom vozila.

Pomoću programa nadoknade možete odabrati ili ravno doplatak za automobil, centi po milju programa ili standardnu ​​stopu odmora IRS-a kako biste nadoknadili svoje radnike. No sve tri ove opcije mogu uzrokovati da godišnje tvrtke izgube tisuće dolara po zaposleniku jer ne precizno uzimaju u obzir sve troškove pojedinih vozača, kao što su različite cijene plina i broj pogonjenih kilometara.

Što je FAVR i zašto je to najbolja alternativa za naknadu kilometraže?

FAVR je postupak prihoda od IRS koji nadoknađuje zaposlenike bez poreza za fiksne i varijabilne troškove povezane s vožnjom za posao. Fiksni troškovi mogu uključivati ​​naknade za osiguranje, licencu i registraciju, a varijabilni troškovi uključuju gorivo i održavanje.

FAVR je najtočnije rješenje za nadoknadu jer pruža prilagođenu naknadu svakom mobilnom zaposleniku temeljenu na lokalnim troškovima i poslovnoj kilometražoj osobi, što može varirati od mjeseca do mjeseca.

No, točno snimanje svih fiksnih i varijabilnih troškova može biti složeno za administraciju - zbog čega ga većina poslodavaca ne koristi.

Mnogi poslodavci umjesto toga odluče za jednostavnije dozvole za stan vozila kao "jednodomni odgovara svima" ($ 500 mjesečno po zaposleniku, na primjer). Ali ova metoda ne uzima u obzir činjenicu da dva poslovna putovanja nisu iste, tako da dva radnika ne bi trebala biti isplatjena za isti iznos. Naknada za centi po milju je pravednija, ali još uvijek nije točna.

Zašto IRS standardna stopa kilometraža nije najbolja alternativa?

Većina tvrtki koristi IRS poslovnu kilometražu kako bi izračunao što svaki pojedini zaposlenik treba vratiti. Ali stopa IRS-a nije potrebna stopa nadoknade jer se temelji na nacionalnim prosječnim troškovima upravljanja vozilom tijekom prethodne godine.

Stopa IRS-a je prosječni trošak koristeći podatke prethodnih godina, a ne stvarnu stopu povrata. Zaposlenici bi mogli trošiti više na putovanja nego što im se nadoknađuju, ili bi ih se moglo nadoknaditi ako su cijene plina pale - i ne bi se prilagodili u onome što se plaćaju jer se temeljilo na prošlogodišnjim brojevima.

Što većina tvrtki pogriješi kada je u pitanju ravno dopušteno odstupanje od vozila?

Zrakoplovni automobili jednostavno nisu fer kad se radi o nadoknadi zaposlenika koji žive na različitim lokacijama. Na primjer, jedan zaposlenik može živjeti u području gdje su cijene plina 12 centi jeftinije od cijena u sljedećem gradu gdje drugi zaposlenik živi. Također, fiksni troškovi poslovnih putovanja , kao što su cijena premija i poreza za auto osiguranja, znatno se razlikuju po lokaciji.

Ostali troškovi vožnje također variraju. Na primjer, premija auto osiguranja uvelike varira od države, od 825 dolara u Charlotteu, Sjeverne Karoline do 3.150 dolara u Detroitu, Michigan. Porezi za isti limuzin od 21.000 dolara koštaju 249 dolara u Nevadi, ali mogu koštati čak 1.689 dolara na Rhode Islandu. Godišnji troškovi popravka nisu isti u svakoj državi, bilo u prosjeku 393 dolara u New Jerseyu, ali samo 270 dolara u Vermontu. Plaćanje iste fiksne stope zaposlenicima koji žive na različitim lokacijama potpuno zanemaruje ove varijante.

Budući da se naknade za automobile tretiraju kao naknada, oni su također oporezivi i poslodavcu koji plaća poreze FICA ( porez na socijalnu sigurnost i Medicare) i zaposlenik koji plaća FICA i poreze na dohodak. To znači da tvrtka plaća iznos doplatka za automobil plus pridruženi FICA porezni doprinos, dok zaposlenik preuzima iznos automobila, manje poreza na dohodak i njihov doprinos FICA. U poreznom nadoknadi način na koji volim FAVR, zaposlenik "vodi kući" upravo iznos koji poslodavac nadoknađuje.

Koje pogreške poduzeća naplaćuju za osobnu upotrebu voznog parka?

Neki poslodavci dopuštaju svojim zaposlenicima korištenje voznih parkova u vlasništvu tvrtke kao perk za njihovu osobnu upotrebu u vožnji. Ali, bilo bi iznenađen koliko tvrtki ne shvaća da je to osobno korištenje oporeziva zaposleniku. Tvrtke također nemaju dobar način za izračunavanje iznosa koji bi svaki vozač trebao teretiti za ovu oporezivu dobit.

Često organizacije jednostavno naplaćuju ravni iznos koji pokriva osobnu upotrebu u svim svojim vozačima, bez obzira na to koliko osobnih milja vozi. To može biti velika monetarna prednost za zaposlenike koji koriste voznu kartu flote dosta za osobnu upotrebu. Ali zaposlenici koji voze vozni park strogo za poslovnu uporabu i zadržavaju vlastite automobile za osobnu upotrebu izvan radnih uvjeta mogu biti nepravedno pretjerani.

Što se događa ako posao ne precizno nadoknađuje svoje zaposlenike?

Neispravno plaćanje radnika za poslovne troškove vožnje koštaju mnoge tvrtke tisuće dolara svake godine (oko 3000 dolara po zaposleniku svake godine, prema izračunu Motusa). Međutim, to nije ništa u usporedbi s troškovima tužbi za klasne radnje. Posljednjih godina, radnici su uspješno tužili poslodavce za čak 7 milijuna dolara kako bi nadoknadili nejednaka praksa nadoknade. U državi Kaliforniji te su tužbe brzo postale pravilo, a ne iznimka, jer je odjeljak 2802 Kalifornije za radno zakonodavstvo posebno striktan.

Kod Kalifornije osigurava se: "Poslodavac je dužan nadoknaditi [zadržati bezopasno] svog zaposlenika za sve potrebne izdatke ili gubitke zaposlenika koji su izravno posljedica obavljanja njegovih dužnosti." To su obično tumačili poslodavci kao ograničeni na troškove opreme ili alata koji se koriste na poslu, no sada se sve više koristi u slučajevima naknada za kilometražu (primjerice Radio Shack and Toys "R" Us).

Fleet programi također dolaze sa svojim vlastitim skupom izazova kada je u pitanju točno naplaćivanje zaposlenika za osobnu upotrebu tih vozila. Osobna uporaba vozila tvrtke mora biti dokumentirana na odgovarajući način, a zaposlenici se naplaćuju za osobnu upotrebu. Iskorištena osobna kilometraža tvrtki stavlja na rizik od skupih revizija IRS-a i može koštati tvrtku u propuštenim storniranjima.

Koji su neki resursi koji mogu pomoći mojem poslu?

Vaše poslovanje može iskoristiti istu tehnologiju koja osnažuje novi digitalni radni prostor kako bi se pratili troškovi poslovnih kilometraža. Evo nekoliko primjera:

S pravim mobilnim aplikacijama i softverskom platformom možete eliminirati ručne zadatke za vozače kako biste povećali produktivnost, smanjili troškove i osigurali usklađenost s IRS-om - sve dok ste stekli uvid u ponašanje vožnje i učinkovitost mobilne radne snage.