Međutim, iako je planiranje događaja ključno ako želite da događaj ide glatko, želite i rezultate iz svih vaših napora.
Zato bi vaša organizacija trebala angažirati "odbor za domaćinstvo".
Što je odbor za goste?
"Odbor za domaćinstvo" razlikuje se od tradicionalnog odbora za planiranje događaja. Umjesto ljudi koji aktivno planiraju, raspoređuju ili postavljaju za dnevne ili večernje događaje, odbor za domaćinstvo je tim koji koristi svoje mreže kako bi bio siguran da je događaj hit. Neki članovi odbora domaćina mogu odabrati:
- Potaknite svoje prijatelje, obitelj ili kolege da kupuju ulaznice
- Prikupite artikle aukcije iz lokalnih tvrtki
- Provjerite veze dobavljača za nagrade za vrata ili ugostiteljstvo događaja
Naravno, postoji bezbroj načina na koji domaćin odbora može učiniti vaš dobrotvorni događaj bolje nego ikad . Razmislite o odboru domaćina kao stvarnom domaćinu partije; netko tko poziva najbolje goste, zna koga pozvati na hranu ili dekor i može vas povezati s ljudima koji čine događaj totalnim uspjehom.
Budući da odbor domaćina može povećati sredstva primljen na događaj ili dobiti više medijske pozornosti, pronalaženje i zapošljavanje pravih pojedinaca od vitalne je važnosti.
Tko bi mogao izabrati za Vaš odbor za domaćinstvo
Stvarno koristan odbor za domaćinstvo neće uključivati plaćene trgovce ili planere događaja. Umjesto toga, oni bi trebali biti visoko angažirani članovi vašeg postojećeg tima, donatorske baze ili volontera s vezama i spremnost za dostizanje.
Vaš odbor za domaćinstvo može biti u rasponu od samo nekoliko ljudi do desetaka.
Što više ljudi u vašem odboru, to više utječu kolektivno na uspjeh vašeg događaja.
Članovi odbora za domaćinstvo možete pronaći gotovo bilo gdje, uključujući:
- Član upravnog odbora ili predsjedatelj u vašoj organizaciji
- Volonteri koji su jako angažirani u zajednici
- Donator koji ima veze s lokalnim tvrtkama
- Donator ili član odbora koji ima opsežne kontakte u vašem idealnom demografskom donatoru
- Volonteri koji poznaju dobavljače ili vlasnike mjesta
- Lokalne ili nacionalne slavne osobe koje često zastupaju vašu stvar
Nakon što pronađete pojedince koje biste željeli pridružiti svom odboru domaćina; vrijeme je za njihovo zapošljavanje.
Kako zapošljavati odbora domaćina
Tražite i povežite se s pojedincima koji bi bili izvrsni članovi odbora domaćina. Međutim, nemojte samo pitati nekoga da bude u odboru domaćina. Pozivnica je najbolji način zapošljavanja članova odbora.
U pozivu domaćina, važno je uključiti:
- Potpune informacije o događaju i vašoj organizaciji (datum i mjesto)
- Informacije o svrsi događaja (prikupljanje sredstava za određeni uzrok)
- Primjeri kako bi član matičnog odbora mogao pridonijeti
- Datum za odgovor ili povezivanje s vašim timom
- "Napredni" hvala što ste ih obavijestili da ste uzbuđeni pozvati ih
- Vaše ime / osoba za kontakt i kontakt informacije
Pobrinite se da potencijalni članovi znaju kako će njihova uključenost biti prepoznata i cijenjena te da mogu pridružiti značajan utjecaj.
Ako se pitate kako sastaviti pozivno pismo odbora domaćina, postoji dosta primjera na kolegama neprofitnih web stranica. Ako tražite jednostavan predložak, kopirajte i zalijepite predložak u nastavku i unesite podatke u svaki zagrada.
[Datum]
Dragi [Umetni naziv]:
Pišem da bismo vas obavijestili o uzbudljivom događaju koji [Your Organization Name] planira za [Month] u [Insert City].
U [Mjesec + godina (ako se razlikuje od trenutne)], [Organization] donosi [naziv događaja] u [Grad] kako bi se povećala svijest o [uzroku / društvenom problemu / problemu vašoj organizacijskoj adresi] i izgradila podršku za [ programi / inicijative / napore].
[Dodajte relevantne informacije o događaju / cilju / temi].
Događaj će se održati u [Grad] na [Event Venue (ako imate)] na [datum i vrijeme].
[Ime], voljeli bismo vašu pomoć da napravimo ovaj događaj - i drugi baš kao što je to - uspjeh. Ako biste željeli biti dio ovog događaja, kao i budućih događaja, bili bismo vam najviše zahvalni ako biste prihvatili ovaj formalni poziv da sudjelujete u našem odboru domaćina.
Postoji nekoliko jednostavnih načina da se uključite:
- Podijelite svoje ime ili naziv vaše organizacije kao član našeg odbora domaćina
- Pozovite svoje kolege, prijatelje i susjede da kupuju [table / ticket] na naš događaj (e)
- Pridružite nam se za događaj
- [Umetni specifični zahtjev na temelju položaja osobe, veza.]
Također bismo vam se svidjeli ako biste smatrali da ste domaćin vlastitog stola i pozivate prijatelje i kolege na večer zabave. Vaša velika podrška pomoći će nam da širimo riječ o [uzroku] i doista utječemo.
Član organizacije [Organization] će vas kontaktirati unutar [Umetni vremenski okvir] kako biste raspravljali o pojedinostima našeg odbora domaćina i raspravljali o vašoj uključenosti, ako vas zanima.
Radujemo se suradnji s vama kako bismo [Event Name] i budućim događajima bili uspješni! Hvala na vašem velikodušnom razmatranju i podršci.
Iskreno,
[Tvoje ime]
[Položaj u organizaciji]
[Naziv organizacije]
[Kontakt broj]
Nakon što ste zaposlili svoj odbor domaćina
Nakon što pozovete svoje odabrane članove odbora, dobit ćete neka prihvatna pisma ili pozive. Međutim, prije nego što dođete do detalja o događaju ili što biste željeli učiniti, zakazite kratki sastanak s odborom. Ne tražeći ništa od njih, neka:
- Upoznajte jedni druge
- Raspravite o tome kako su uključeni u vašu organizaciju
- Pregledajte materijale ili prezentacije o svom uzroku / radu
- Razmotrite ideje o tome kako bi željeli pridonijeti
Odatle im možete prepoznati ciljeve za prikupljanje sredstava i kako biste ih željeli vidjeti zajedno (pozivajući kontakte ili dostizanjem stavki za dražbu). Oni također mogu podijeliti u "pod-odbora" ako imate veliku grupu
Naravno, nije posao samog domaćina da planira i izvršava vaš događaj. Odbor za domaćin bi trebao raditi s vašim volonterima ili odborom za planiranje događaja kako bi prodao ulaznice, pobrinuli se da se sponzoriraju novi događaji , stavke za dražbu imaju obilje i da će noć biti hit za sudionike.
Prepoznavanje nastojanja vašeg domaćina
Kada događaj završi, članovi matičnog odbora trebali bi biti neki od prvih osoba koje zahvaljujete, i na događaju i pismenim zahvalama dan poslije. Što više angažirate svoj odbor za domaćinstvo, to će više biti spremni ugostiti u budućnosti.
Pronađite osobe unutar vaše organizacije ili zajednice koja bi vam mogla pomoći da održavate sljedeći događaj. Moglo bi napraviti veliku razliku u iznosu novca koji podižete i programima koje možete podupirati.