Ured gradonačelnika za posebne događaje u Chicagu i Udruga restorana Illinois zajednički rade na planiranju i provedbi ovog godišnjeg festivala hrane .
Planiranje zajedničkog festivala hrane
Bilo je veliki festival hrane poput Okusa Chicaga ili manje verzije iste, planiranje festivala zajednice značajna je odgovornost za lokalne vlasti i općinske planere događaja. Okus Chicaga služi kao velika studija slučaja za bilo koju zajednicu s obzirom na sličan program. Primarna funkcionalna područja bilo kojeg festivala zajednice hrane uključivat će sljedeće:
- operacije
- Dobavljači hrane
- Programiranje
- pokroviteljstvo
- Marketing / Odnosi s javnošću
- Računovodstvo / upravljanje ugovorima
Dublje ćemo uloviti u svako područje, ali prvo, dajemo osjećaj za vremensku liniju i opću upravu takvog događaja koristeći stvarni planiranje Okusa Chicaga.
Plan zajednice za planiranje hrane hrane
Za svakoga tko se prvi put približava ovoj vrsti događaja ili onima koji razmišljaju o proširenju na postojeći festival, važno je započeti s planiranjem najmanje godinu dana prije događaja.
Za konkretan primjer, Ured gradonačelnika za posebne događaje slijedi sljedeći grubi raspored za svaku godinu Taste of Chicago:
- 12 mjeseci : prepoznajte mjesto, datume i grubu crtež festivalske karte. Uključite relevantne gradske agencije na svaki korak
- 9 mjeseci : ažurirajte kartu festivala i započnite RFP-ove u funkcionalnom području
- 6 mjeseci : Potvrdite dobavljače, sponzore, programiranje i dobavljače
- 4 mjeseca : Završite zabavu i ponovno potvrdite funkcionalni prostor
- 3 mjeseca : Proizvodimo festivalske marketinške materijale
- Tjedan : Upravljanje učitavanjem operacija
- 1 dan : Upravljajte unosom dobavljača
- Zaključak događaja : Upravljanje učitavanjem operacija
- 1 tjedan poslije : održati sastanak na sastanku i dati preporuke
Upravljanje Festivalom općih zajednica
Kao vladina agencija, Ured Gradskog vijeća za posebne događaje zadužen je za Okus Chicaga i dugačak popis ostalih događaja uz čaršijansko jezero, susjedske festivale i druga područja. Okus je jedinstven u Chicagu jer je besplatan događaj, ali prihod od okusa plaća za većinu svih ostalih događaja kojima upravlja ured.
S iskustvom upravljanja festivalom hrane koja datira još od 1980. godine, većina funkcionalnih timova u Uredu za posebne događaje gradonačelnika i Udruge restorana Illinois imaju veliko iskustvo u svojim područjima. To omogućava generalnom direktoru okusa Chicaga da se usredotoči na planiranje i izvršenje svih uključenih strana i održi događaj na pravom putu.
Pored članova ureda, generalni direktor radi s najmanje 20 različitih gradskih ureda i agencija, uključujući (ali ne ograničavajući se na) sljedeće:
- Policija
- Vatrogasna služba
- Odjel za zdravstvo
- Ulice i sanitacije
- Park District
- Ured za komunikaciju u hitnim slučajevima
Drugi važan dio funkcionalnog područja Gradskog ureda za posebne događaje je računovodstvo / upravljanje ugovorima. Budući da je vladin događaj, to je visoko strukturirani proces nabave i svi ugovori moraju slijediti gradske smjernice.
S vremenom planiranja događaja i osiguravanjem općih događaja, sada možemo pogledati u svakom od primarnih funkcionalnih područja događaja.
Upoznavajući se s poviješću događaja Okus u Chicagu i koristeći njegovo planiranje i izvršenje kao studiju slučaja, spremni smo iskopati malo dublje u svaki od primarnih funkcionalnih područja događaja.
operacije
Područje operacija odgovorno je za pripremu, fazi i produkciju web mjesta, podršku događaja, sigurnost i još mnogo toga.
Operacije zahtijevaju mnoge sastanke prije događaja, a tim za operaciju usko je povezan s izgledom karte događaja.
To čini veliku razliku uključiti sve gradske agencije početkom procesa, prema operateru za okus Chicaga. Operativni tim upravlja postupcima za sljedeće:
- Učitavanje prije događaja (postavljanje)
- Operacije tijekom događaja
- Učitavanje nakon događaja (srušeno)
Ti procesi uključuju zatvaranje ulica, gradnju šatora, operatore viličara, stolara, električare, opremu za održavanje i osoblje, sigurnost, logistiku za dobavljače kamiona, upravljačke prikolice i još mnogo toga. Razmislite o tome što će vaš poslovni tim riješiti i što će se ugovoriti za vaš događaj. Koje druge agencije će vaš tim trebati raditi? Kontaktirajte ih što je prije moguće.
Restorani / dobavljači
S obzirom na složenost i veličinu festivala hrane poput Okusa u Chicagu, Udruga restorana Illinois vodi vodstvo o upravljanju dobavljačima hrane koji sudjeluju u godišnjem događaju. Za okus Chicaga iz 2015. događaj je bio u partnerstvu s 60 prodavača prehrambenih proizvoda, uključujući 19 novih restorana koji su predstavljali mnoge zasebne četvrti u Chicagu. Naravno, u Chicagu, određene stavke uvijek će se naći kod dobavljača hrane odabranih za događaj, uključujući pizzu, rebra, sladoled i kolač od jabuka. Vaš festival zajednice za hranu vjerojatno će imati i svoju tradicionalnu hranu.
To je poželjno mjesto za odabir restorana koji sudjeluje u ovom festivalu hrane i kriterijima zahtijeva da sudionici budu lokalni restorani koji odražavaju Chicagoova susjedstva. Osim toga, moraju biti u stanju obraditi glasnoću i imati potpuno čisti status s gradom. Restorani koji posluju sudjeluju u sljedećim tečajevima i provjerama:
- Završite tečaj Certifikacijskog programa za ljetni festival sanitetskog udruženja restorana Illinois
- Chicago Odjel za javno zdravstvo posjeta štandovima tri puta dnevno
- Upravljajte protokom inventara između svojih kabina i hladnjaka
Kada je riječ o vašem događaju u zajednici, razmislite o kriterijima koje biste mogli zatražiti od dobavljača hrane za sudjelovanje i koliko biste ih željeli imati. Prva godina može biti teška, ali s uspjehom svake godine vjerojatno ćete otkriti da imate sve više i više spremnih sudionika.
Programiranje
Okus Chicaga je opći događaj zajednice. To znači da dok je "hrana" ono što privlači gužvu, to su druge aktivnosti koje zadržavaju ljude tamo. Tijekom godina, programski tim je uključio mnoge od sljedećih elemenata u cjelokupni program:
- Besplatni koncerti na više etapa (nacionalni i lokalni zabavljači)
- Kuhanje demonstracijskih paviljona s vrhunskim kuharima i autorima kuharica
- Obiteljsko selo, uključujući dječju pozornicu
- Okolišni šator za "zeleno" obrazovanje
- Sportski paviljon sa savjetima za fitnes
- Međunarodni paviljon (kupovina)
- 2 milje hoda
- Dobavljači hrane
- Budweiser Clydesdales i njihovi dalmatinski suputnici
- Zabavne vožnje
- Vatromet program
- Svečanost otvaranja
Razmislite o drugim programima i aktivnostima koje želite uključiti u svoj festival hrane.
pokroviteljstvo
Okus Chicaga uključuje nekoliko kategorija za sponzorstva , što je glavni izvor financiranja i in-kind podrške. Korporativni marketingeri i korporativni događaj planeri imaju tendenciju da sudjeluju u zajedničkim događajima poput okusa kako bi ojačali svoj brand i stekli izloženost.
Ugostiteljstvo je element koji neki sponzori uključuju u svoje pakete, omogućujući tim sponzorima da dobiju povoljan pristup nekim sjedećim područjima i privatnim šatorima kako bi domaćin vlastitih događaja klijenata.
Vrste sponzora u Okusu obuhvaćali su sljedeće:
- Stanična komunikacija
- Trgovina trgovine
- Pića tvrtke
- Maloprodajne trgovine i banke
- Airline i hoteli
- media
- automobila
- Dobavljači hrane
- restorani
- Fitness i zdravstvene organizacije
- Distrikta gradskog parka i javnog prijevoza
Razmislite o tome što lokalni korporativni sponzori možda zanima financiranje vašeg događaja u zajednici i razmislite o vrstama paketa i pogodnosti koje biste mogli pružiti tim sponzorima.
Marketing / Odnosi s javnošću
Trgovci koji rade na Okusu Chicaga su u zavidnom položaju jer je to vrsta događaja koji automatski privlači pozornost medija u Chicagu i drugdje. Bolje, medijski sponzori također pomažu u promicanju okusa. To znači da gradski gradonačelnik za posebne događaje ne mora trošiti previše na tradicionalne oblike oglašavanja kako bi proširio riječ i promovirala događaj .
Prodavači promoviraju događaj pisanjem posvećenih priopćenja za javnost na svakom području događaja, održavanjem web stranice događaja i izradom brošure o događaju. Ove stavke zahtijevaju blisku suradnju sa svim drugim funkcionalnim područjima kako bi dokumentirali raspoređivanje i promjenu sadržaja prilikom njihovog pojavljivanja.
U početku, zajednice hrane mogu biti teške za dobivanje vrste izloženosti velikim i poznatim događajima poput okusa Chicaga. Ali razmislite o tome na kojim se medijskim mjestima moĹľete pozabaviti besplatnim medijima i započeti s planiranjem marketinških materijala koje vaĹĄ marketinški tim podnosi kao web stranicu, letke i brošure.