01 - Izvršni buy-in
02 - Racionalizacija postojećih podataka
Svako poduzeće koje podatke prikuplja tijekom vremenskog razdoblja imat će bazu podataka dobavljača koji sadrže postojeće, duplicirane, zastarjele i netočne podatke. Ako vaša tvrtka ima nekoliko geografski odvojenih odjela za nabavu, razina netočnosti se množi. Da bi se implementirala strategija kupnje svjetske klase, podaci iz svakog odjela za nabavu moraju se ažurirati tako da odražavaju trenutne podatke dobavljača i da budu racionalizirani kako bi se uklonili duplikati, netočni i nepotrebni podaci. Prednost preciznosti podataka vašoj tvrtki jest ta da omogućava donošenje preciznih odluka. To vam omogućuje da vaš odjel za nabavu analizira potrošnju kod dobavljača koji se koriste u više od jednog područja nabave. Nakon što se bolje razumije gdje se novac troši preko poduzeća, tvrtka će imati veću korist s dobavljačima.
03 - Iskoristite poticajne programe dobavljača
To je bila norma za tvrtke da plaćaju dobavljačima što je kasnije moguće. Ako dobavljač ima ugovor za 45 dana onda nikada neće primiti uplatu prije tog 45. dana. Da bi potaknuli tvrtke da plate svoje račune prije dogovorenog datuma ugovora, dobavljači su ponudili rabate, popuste i druge poticaje. No, dobavljači su otkrili da, unatoč poticajima, tvrtke još uvijek ne plaćaju rano. Jedna je teorija da tvrtke unose uvjete plaćanja u svoj ERP sustav i zaborave na to. Provjere su izrezane na temelju tih podataka, a poticaji dobavljača nikada nisu ostvareni. Strategija kupnje svjetske klase trebala bi obuhvaćati ove popuste i tvrtke bi trebale biti sigurne da poduzimaju sve moguće poticaje. U ovim teškim ekonomskim vremenima tvrtke ne mogu priuštiti da prođu značajne popuste. Osim toga, pregovori s dobavljačima trebaju uključivati i dobivanje većih popusta za plaćanje po primitku robe ili čak predbilježbi.
04 - Provesti procjenu dobavljača
Dobra strategija kupnje trebala bi uključivati metodu kojom se mjere dobavljači. Proces evaluacije trebao bi uključivati ne samo performanse isporuke, ali i pratiti manje očigledne mjerne podatke kao što su isporuke ispod ili iznad, kvaliteta isporučene stavke i izvedba pružatelja usluga dobavljača. Ti mjerni podaci možda neće uvijek biti mjerljiva vrijednost, no ponekad je mjerni podatak subjektivan. Ako se smjernice pravila provode za subjektivnu procjenu, onda se svi dobavljači mogu mjeriti jednako. Nemojte zaboraviti dopustiti prodavačima da znaju da se procjenjuju. Ako znaju da ih kupci gledaju, možda će podići svoju igru.
05 - Najam kupovnih stručnjaka
Tako mnoge tvrtke vjeruju da su osnovne klerikalne vještine jedini preduvjet za poziciju u odjelu za nabavu. Ovo gledište je nevjerojatno naivno s obzirom da su ti službenici zaduženi za trošenje ogromnih količina resursa tvrtke. Kupac profesionalac je ključ za implementaciju svjetske klase kupujući organizacija. Vještine potrebne za svjetske klase organizacija za kupnju uključuju znanje o poslovima koje kupuju, analitičke vještine, sposobnosti pregovaranja i interpersonalne vještine. Oduzimanjem svog odjela za kupnju zaposlenika upućenih u ove vještine, vaša tvrtka može se naći u vezama s ugovorima, krivi će dobavljači, zbog pogrešnog materijala i po krivoj cijeni. organizacije nabave uključuju znanje o poslovanju za koje kupuju, analitičke vještine, sposobnost pregovaranja i interpersonalne vještine. Oduzimanjem svog odjela za kupnju zaposlenika upućenih u ove vještine, vaša tvrtka može se naći u vezama s ugovorima, krivi će dobavljači, zbog pogrešnog materijala i po krivoj cijeni.
06 - Smanjenje broja dobavljača
Tvrtke imaju stotine dobavljača, neke imaju tisuće, mnoge imaju tisuće, čak desetke tisuća. Imajući tisuće dobavljača u vaš sustav, ne samo da traje znatnu količinu održavanja, također može biti izuzetno skupo. Ako narudžbena komisija naručuje proizvode od dvadeset različitih dobavljača svaki dan, to može značiti dvadeset narudžbenica koje treba poslati, dvadeset troškova dostave koji se trebaju plaćati i dvadeset priznanica robe koji se trebaju obrađivati kada roba stigne. Dodatno, dodatni troškovi, vjerojatno postoje uštede koje se ne ostvaruju. Koliko od tih dvadeset prodavača prodaje iste ili slične proizvode. Ako se dvadeset dobavljača smanji na pet, tada će se troškovi obrade smanjiti i vjerojatno će troškovi materijala biti niži.
07 - Centralizirana nabava
Ako vaša tvrtka ima nekoliko geografski raspršenih lokacija, možda mislite da je nemoguće implementirati strategiju kupnje svjetske klase. Razborito je da tvrtke moraju misliti na ukupnu potrošnju kao središnju funkciju. Imajući središnju organizaciju za nabavu, tvrtka može pregledati svoje ukupne kupovne i odabrane dobavljače koji mogu ponuditi većinu artikala po najboljim troškovima. Ovaj scenarij neće pokriti sve stavke koje se koriste na svim lokacijama, a središnja organizacija za nabavu morala bi raditi s lokacijama kako bi identificirala lokalne dobavljače koji olakšavaju potrebe udaljene lokacije.
08 - Dobivanje najviše od dobavljača
Pregovaranje o dogovoru s dobavljačem može biti dugo izvučena veza s nijednom stranom koja nije zadovoljna ishodom. Imajući loš odnos s vašim dobavljačem na početku ugovora nije način na koji djeluju svjetske klase organizacija za kupnju. Dobavljači su važan dio vašeg opskrbnog lanca. Materijali koje pružaju zahtijevaju se na određene datume kako bi vaša narudžba poslana kupcu na datum obećanja. Ako vaš dobavljač bude partner, a ne samo drugi dobavljač, vaša će narudžba biti ispravna i na vrijeme. Pregovori s vašim dobavljačima trebali bi se usredotočiti na prednosti dobavljača; pokazujući im da, ako budete uspješni, oni će biti uspješni. Pregovori koji se usredotočuju na kaznene klauzule i novčane kazne zbog lošeg kvaliteta i propuštenih datuma isporuke ostavit će dobavljača manje nego spremni prihvatiti vaše zahtjeve.
09 - Maksimiziranje tehnologije
Postoje neke tvrtke koje još uvijek koriste Rolodexes, nabave za kupnju papira i pozivaju narudžbe dobavljačima. Većina ih ima neku vrstu softvera za kupnju, čak i ako je riječ o Excel proračunskoj tablici koja prati narudžbe i ukupnu potrošnju. Uz uvođenje softvera Enterprise Resource Planning (ERP), tvrtke su u mogućnosti integrirati svoje kupovne odjele u svoj lanac opskrbe kako bi iskoristile podatke u realnom vremenu. Međutim, to je mjesto gdje mnoge tvrtke prestati. Svjetske klase strategije kupnje ići dalje na žetvu prednosti koje im nude svoje ERP sustava. Tvrtke mogu usvojiti tehnike tijeka rada unutar svojih ERP sustava kako bi automatizirale odobrenja i plaćanja, čime se smanjuje vrijeme potrebno za intervenciju kupaca. Podaci koji se proizvode tisućama kupovnih transakcija mogu se koristiti u skladištima podataka kako bi se pomoglo kupnji stručnjaka s mjerilima u ocjenjivanju dobavljača i pregovaranju o ugovoru.