Kako funkcionira modul Purchasing u SAP-u?
Tvrtke bilo koje veličine koriste funkciju opskrbnog lanca za kupnju artikala ili za izradu gotovih proizvoda ili za pružanje usluga. Prije nego što odjel za nabavu kupuje materijal u SAP-u, mora biti konfigurirana jedinstvena infrastruktura odjela.
Da biste dizajnirali strukturu koja najbolje odgovara potrebama tvrtke, morate razumjeti organizacijsku strukturu SAP-a i odluke koje odjel za nabavu treba napraviti.
Organizacija SAP nabave
Svaki odjela za nabavu je jedinstven, ali organizacijska struktura definirana unutar SAP- a omogućit će tvrtki da usvoji najbolje prakse kako bi se maksimizirale prednosti sustava.
- Organizacija za nabavu - Ovo je najviša razina nabavne infrastrukture. Kupovna organizacija je definirana kao skupina aktivnosti kupnje koja je povezana sa svim ili određenim dijelom poduzeća.
Ako tvrtka ima velik broj lokacija koje su geografski neovisne, onda svako područje može imati vlastitu organizaciju za kupnju. Međutim, mala tvrtka s jednom ili dvije lokacije može koristiti samo jednu naručiteljsku organizaciju.
- Kupovna grupa - Grupa za kupnju može se definirati kao osoba ili skupina ljudi koji se bave određenim proizvodima ili grupama proizvoda koji se kupuju preko naručiteljske organizacije.
U većim organizacijama često postoje skupine stručnjaka za nabavu u odjelu za nabavu koji rade s određenim dobavljačima ili vrstama dobavljača.
Kupnja dokumenata
Postoji niz kupovnih dokumenata koje koriste odjela za kupnju u SAP-u.
- Zahtjev za kupnju - Ako je proizvod potreban kroz proces planiranja proizvodnje, može se generirati zahtjev za kupnju. Proizvodi i usluge koji nisu dio procesa planiranja mogu se zatražiti ručno pomoću zahtjeva za kupnju.
Ovlašteni korisnici mogu izraditi rekvizit i oni će ili tražiti stavke iz kataloga na webu ili unosom zahtjeva izravno u SAP sustav. Ako se podigne zahtjev za stavkom koji nije kupljen prije, zahtjev za ponudu može se izraditi i poslati postojećim ili novim dobavljačima.
- Zahtjev za ponudu - Ako se proizvod ne može kupiti od ugovorenog dobavljača ili cijena i kvaliteta nisu prihvatljivi, odjel za nabavu može poslati nove ili postojeće dobavljače Zahtjev za ponudu (RFQ).
Dobavljač može pregledati RFQ i poslati natrag svoje najbolje cijene i uvjete za stavke.
- Ponuda - Kada dobavljač šalje svoje ponude, može ih se unijeti u SAP, a odjel za nabavu može pregledati i usporediti.
Možda postoji neki pregovori s dobavljačima za najbolju ponudu, gdje će kupac pokušati dobiti povoljnije vrijeme isporuke, popuste ili troškove tereta.
- Narudžbena narudžba - Ovo je komercijalna isprava izdana od strane kupca za dobavljača, koja identificira potrebni proizvod ili uslugu, količine i pregovaračku cijenu koju su dobavljač i naručitelj dogovorili.
Moguće je postaviti sustav tako da dobavljač mora potvrditi da je dobio narudžbu.
Također, moguće je da dobavljači pošalju naprednu obavijest o otpremanju, tako da je moguće znati kada se predmeti isporučuju .
- Ugovori - umjesto jedne narudžbenice s dobavljačem, moguće je izraditi kontakt gdje dobavljač pristaje poslati određenu količinu predmeta u određenom vremenskom razdoblju.
Također, ugovor može biti ugovor o vrijednosti gdje umjesto količine; kontakt je za ukupan iznos robe kupljen u određenom razdoblju.
- Ugovor o zakazivanju - Ovaj sporazum s dobavljačem znači da će se ugovor za isporuku stavki u zakazanim intervalima tijekom određenog vremenskog razdoblja.
Funkcija kupnje SAP-a dizajnirana je tako da korisnici mogu pomoći organizacijama pružiti svojim klijentima narudžbe koje ti klijenti žele, kada ti klijenti žele te narudžbe - i ostvariti to tako što troši što manje inventara što je više moguće.
Ovaj SAP Purchasing članak je nadopunio Gary Marion, stručnjak za logistiku i nabavu lanca.