Dobro upravljanje poreznim evidencijama može biti najvažnije vođenje evidencije za vašu tvrtku. Internal Revenue Service (IRS) zahtijeva da zadržite određene porezne evidencije za određena razdoblja i druge zapise za različita vremenska razdoblja. Ne želite da se porezni put okrene i panici, jer vaša tvrtka nema svoje porezne evidencije. Porezni zapisi u neredu mogu vas koštati odbitaka, a ako biste bili revidirani, mogu uzrokovati problem i trošak novca. Uostalom, želite dobiti sve odbitke koje možete i moći ćete ih poduprijeti.
Evo osam savjeta o tome koje porezne evidencije treba držati, kako ih zadržati i koliko dugo ih treba zadržati:
01 - Postavljanje dobrog računovodstvenog sustava
Vaša konačna porezna prijava proizvod je vašeg dobrog rekorda u vašem računovodstvenom softverskom sustavu.
02 - teret dokazivanja poreza na poslovanje
Kada unesete unos, kao što su prihod, troškovi i odbitke, na povrat poreza imate ono što je poznato kao teret dokaza za njih. Morate biti u stanju dokazati da imate pravo na odreĎene odbitke i troškove kako biste imali pravo da ih uzmete kao odbitke.
Kako uspostaviti dokaz? Kroz dobar zapis, naravno. Ako imate evidenciju koja potvrđuje te odbitke i troškove, ispunili ste svoje odgovornosti da biste imali teret dokaza za IRS. Nemojte uzimati odbitke ili potraživati prihode bez dokumentacije koja dokazuje da imate teret dokaza.
03 - Izvorni dokumenti za računovodstvene časopise
Izvorišni dokumenti za kupnju vaših tvrtki, kao što su otkazane čekove, računi, kasete za blagajnu i drugi, čine ono što čini vaš računovodstvene knjige i unose iz dnevnika. Oni su i vaša dokumentacija za porezne olakšice za vaše poslovanje koje ste poduzeli na kraju porezne godine. Izvorni dokumenti koji se čuvaju ispravno vam mogu dugo putovati s dobrim zapisima.
Izvorni papirni dokumenti trebali bi se čuvati u knjigama na kojima bilježite transakciju. Kao sigurnosna kopija, u slučaju požara ili druge katastrofe, svaki izvorni dokument treba biti skeniran u ispravnu računalnu datoteku i pohranjen na flash pogonu.
04 - EFT i vaše poslovanje plaćanja
Tehnologija mijenja način na koji poslujemo. Umjesto pisanja čekova za transakcije, često koristimo kreditne ili debitne kartice ili elektronički prijenos sredstava (EFT) za plaćanje računa. Kako bismo bili sigurni da imamo odgovarajuće izvorne dokumente za IRS u takvim okolnostima?
Ako koristite EFT ili kreditnu / debitnu karticu, upotrijebite financijske izvještaje koje je izdala vaša banka kao izvorne dokumente. Za elektronički prijenos sredstava (EFT), izjava mora sadržavati sljedeće: preneseni iznos, ime primatelja plaćanja i datum kada je financijska institucija poslala transakciju na račun. Za kreditne / debitne kartice, izjava mora sadržavati sljedeće: naplaćeni iznos, ime primatelja uplate, datum transakcije.
Dokaz plaćanja sam po sebi ne znači da imate pravo na odbitak od poreza. Držite kreditne kartice i fakture kako biste potvrdili svoj zahtjev za odbitak.
05 - Dnevni i mjesečni sažetak novčanih primanja i isplata
Vaši dnevni i mjesečni računi gotovine i isplata gotovinskog isplate vrijedi u zlato. Sve što ste propustili u računovodstvenim knjigama i časopisima, vjerojatno ga možete pronaći ovdje. Opet, trebat će vam izvorna dokumentacija. Isplate kao što su troškovi za telefonsku i internetsku uslugu te za kamione / auto troškove mogu se ovdje preuzeti kao mogući porezni odbitak.
06 - Obratite pozornost na svoj mali fond u blagajni
Sve transakcije iz gotovinskog novca moraju se tretirati kao gotovinska isplata s izvornim dokumentom. Neki mogu biti porezno odbijeni .
07 - Odbitak poreza na plaće zaposlenika
Obveze poreza na plaće zaposlenika su složene. Porezni vodič obično se fokusira na osobni porez, ali ovaj članak sažima porezne implikacije poreza na rad zaposlenika. Držite neuobičajeno dobre zapise za svoje zaposlenike.
08 - Koliko dugo trebate voditi porezne evidencije?
Prema poreznom zakonu o porezu na dohodak, morate voditi evidenciju sve dok im bude potreban za administriranje bilo kojeg dijela poreznog koda.
Ako imate zaposlenike, morate voditi evidenciju u trajanju od najmanje 4 godine. Da biste bili sigurni, vodite evidenciju zaposlenika u razdoblju od najmanje 7 godina. Ako dugujete porezu, vodite evidenciju najmanje 3 godine. Ako posjedujete imovinu, vodite evidenciju na njemu sve dok ne istekne razdoblje ograničenja za godinu u kojoj ste raspolagali nekretninom u oporezivoj dispoziciji. Ako ne prijavljujete prihod, trebate prijaviti i to je više od 25% bruto prihoda na poreznu prijavu, čuvajte evidenciju 6 godina.