Što vaša tvrtka treba od softvera za računovodstvo male tvrtke?
Računovodstveni softver je potreban za bilo koju malu tvrtku da prati prihode, troškove, podatke o klijentima i sve druge financijske podatke. Također je odličan alat za donošenje odluka jer pravovremeno izvješćivanje i alati za analizu proračuna koji dolaze s većinom računovodstvenih softverskih programa daju vlasnicima tvrtki priliku da se povuku i imaju opće razumijevanje financijskih sredstava poduzeća. No, u moru programa i softverskih brandova, kako odabirete pravi računovodstveni softver za svoju malu tvrtku?
Što treba razmotriti prije nego što kupite računovodstveni softver
Budući da je računovodstveni softver od vitalnog značaja za vašu malu tvrtku, važno je da provjerite da li radite neka istraživanja prije kupnje određene vrste financijskog upravljanja ili računovodstvenog softvera. Pomno proučavanje potreba vaše tvrtke omogućit će vam da procijenite potrebne funkcionalne funkcije svakodnevnog rada. U nastavku su samo neke od stvari koje morate učiniti i imajte na umu prije nego što se obvezujete za kupnju računovodstvenog softvera.
Izvršite analizu potreba
Prije nego što odlučite o određenom računovodstvenom programu, trebate provesti analizu potreba kako biste procijenili značajke, funkcije i izvještaje za koje ćete trebati program. Uzmite si vremena za razmišljanje o tome koje su računovodstvene transakcije značajne za vašu tvrtku kako biste mogli odabrati program koji se može učinkovito nositi s njima. Treba navesti sva izvješća koja će vam trebati generirati potrebne kontrole ili integraciju koju želite s aplikacijama trećih strana.
Ova analiza potreba bit će osnova za koju započinjete postupak odabira.
Pročitajte recenzije računovodstvenih softvera
Čitanje drugih recenzija kupaca proizvoda će vam dati bolju predodžbu o tome što kupujete. Mnoge potrošačke web stranice kao što su Amazon, imaju bezbroj recenzije koji govore o jednostavnosti upotrebe, izvješćivanju, podršci, kompatibilnosti operativnog sustava i cijeni.
Pronađite ono što odgovara vašim potrebama
Većina malih poduzeća može koristiti računovodstveni softver malih poduzeća kao što je QuickBooks ravno izvan paketa. Većina dobavljača postavlja značajke izvješćivanja i predloške, tako da možete jednostavno izraditi gotovo svako izvješće koje vam treba. Međutim, možda ćete trebati softver specifičan za pojedinu industriju, kao što je neprofitni računovodstveni softver , računovodstveni softver za izgradnju ili računovodstveni softver na prodajnim mjestima kako bi se zadovoljile jedinstvene potrebe računovodstva i izvješćivanja vaše industrije.
Uzmite u obzir jednostavnost korištenja
Vi ili vaše osoblje morat ćete naučiti koristiti računovodstveni softver koji kupujete. Vjerojatno ćete imati prometa osoblja tijekom godina. Stoga biste trebali razmisliti o odabiru računovodstvenog softverskog paketa koji ne samo da zadovoljava vaše potrebe, već je jednostavan za naučiti s obzirom na vrijeme i resurse koji možete posvetiti obučavanju zaposlenika o korištenju softvera. Ako imate malo resursa kako biste zaposlili zaposlenike i pokrenuli ih u programu kada je promet, odabir jednostavnog, jednostavnog računovodstvenog softverskog programa, kao što su QuickBooks ili Peachtree, može biti način za vašu malu tvrtku. Iako na tržištu postoje boljih računovodstvenih softverskih programa, vaša mala tvrtka neće vidjeti prednosti tih programa ako vaše osoblje ne zna kako ih ispravno koristiti.
Razmislite o podršci
Morat ćete odlučiti o vrsti podrške koju želite pomoći u korištenju proizvoda. Većina dobavljača nudi vam potpuni paket dostupnih opcija pomoći - e-pošta, telefon i online podrška. Neki dobavljači nude besplatnu podršku ako kupujete program, a većina će ponuditi tehničke planove podrške koje možete kupiti uz računovodstveni softver. Trebali biste pročitati sve forume o drugim korisnicima koji su iskusili korisničku podršku dobavljača softvera koji odaberete jer nisu stvoreni jednaki. Određeni dobavljači računovodstvenih softvera pružaju odgovarajuću podršku, dok drugi ne.
Razmotrite mogućnost skalabilnosti
Koliko rastujete li da će vaše poslovanje rasti tijekom kratkoročnog do srednjoročnog razdoblja? Nakon što napravite svoje projekcije o rastu svoje tvrtke, tada ćete željeti vidjeti kako vam je potreban vaš računalni računalni program za ispunjavanje ovog rasta.
Trebate li računalni softver za pokretanje na prijenosnim i stolnim računalima ili mobilnim uređajima? Trebate računalni softver koji je sposoban za pokretanje na mreži? Koliko je skupo dodati dodatne korisnike računovodstvenom softveru? Teško ćete razmotriti ova pitanja, a ako vaša mala tvrtka bude pokrenuta na mreži, dobro je kontaktirati IT profesionalca kako biste osigurali da računovodstveni softver koji odaberete bude kompatibilan s vašim hardverom. IT profesionalac bi trebao biti u mogućnosti osigurati da zadovolji specifikacije hardvera / softvera, a također napraviti i druge prijedloge umrežavanja koji će poboljšati poslovanje vašeg poslovanja.
Trebate li upravljanje dokumentima?
Neke male tvrtke žele raditi u okruženju bez papira, dok su druge udobnije s malo staromodnim. Bez obzira na proces koji odaberete, trebali biste provjeriti je li softver dizajniran kako bi zadovoljio vaše potrebe. Na primjer, ako želite ured bez papira, trebate provjeriti značajke upravljanja dokumentima računovodstvenog softvera. Alternativno, možete kupiti alat za upravljanje dokumentima treće strane, a možete pogledati da li postoje računovodstveni softverski programi koji se integriraju s vašim sustavom za upravljanje dokumentima kako bi se olakšalo proces tijeka rada vašeg poslovanja.
Možete li koristiti upravljanje tijekovima rada?
Ako odlučite raditi u uredskom okruženju bez papira, morat ćete odabrati računovodstveni softverski program koji ima ugrađene procese tijeka rada ili vam omogućuje da ih izgradite kako biste zadovoljili svoje poslovne procese. Budući da nećete imati fizički papirnatih primjeraka koji plutaju oko vašeg ureda radi pregleda i odobrenja, morat ćete imati sposobnost dizajniranja odobrenih postupaka za jednostavne i složene zadatke poput vremenskog lista, dobavljača ili odobrenja za provjeru.
Razmislite o potrebama sigurnosti podataka
Sigurnost računovodstvenih podataka uvijek je važna jer ćete htjeti osigurati da su vaše osobne informacije, osobni podaci zaposlenika i podaci o vašem klijentu zaštićeni. Međutim, vi svibanj raditi u industriji, kao što su zdravstvo, gdje imate dodatne zahtjeve za sukladnost kao što su HIPPA. Kazne za te povrede mogu ometati vašu tvrtku i doseći čak 500.000 USD u nekim slučajevima. Bez obzira na razinu potrebnu za sigurnost, željet ćete se pobrinuti da su nacrti ugrađeni u vaš računalni računalni program ili da možete pokrenuti potrebne sigurnosne značajke u IT plan kako bi ispunili te potrebe.