Međutim, oni također mogu spell disaster čak i za iskusne prezentare ako napravite bilo koji od ovih ključnih pogrešaka u Powerpointu. Ključ uspjeha je osigurati da vaš slideshow predstavlja vizualnu pomoć, a ne vizualnu distrakciju .
Za najbolje rezultate izbjegavajte ove uobičajene "sedam smrtnih grijeha" Powerpoint prezentacija.
1. Pomaknite prijelaze i zvučne efekte.
Oni postaju središte pozornosti, što zauzvrat ometa publiku. Još gore, kada je prezentacija koja sadrži nekoliko učinaka i prijelaza na računalu puno sporije nego ona na kojoj je nastao, rezultat je trom, gotovo komična reprodukcija. Takvi trikovi rijetko poboljšavaju poruku koju pokušavate komunicirati. Ako ne predstavljate konvenciju o znanstvenoj fantastici, napustite laserski vodič!
Ostavite fade-in, fade-out, brisanje, sjenila, otapa, checkerboards, presijeca, pokriva i dijeli se holivudskim redateljima. Čak i "gradi" (linije teksta koji se pojavljuju svaki put kad kliknete miš) mogu biti zbunjujući. Usredotočite se na vašu poruku, a ne na tehnologiju.
2. Standardni Clipart.
Smrt zrnati grah! Powerpoint je sada tako široko korišten da je clipart uključen u njega postao "vizualni klišej". To pokazuje nedostatak kreativnosti i umoran prianjanje na standardni oblik.
Najprije provjerite trebate li grafiku kako biste poboljšali svoju poruku. Ako to učinite, koristite vlastite skenirane fotografije ili bolju kvalitetu grafike tvrtki poput PhotoDisc-a.
Zaslonske snimke mogu dodati realizam prilikom predstavljanja informacija o web stranici ili računalnom programu. Dva popularna programa za snimanje zaslona su Snagit (www.techsmith.com) za Windows i Snapz Pro (www.ambrosiasw.com) za Macintosh.
Oba su dostupna kao shareware.
3. Predlošci prezentacije.
Još jedan vizualni klišej. Predlošci vas prisiljava da pristajete vašim originalnim idejama u nečije prethodno pakirane kalup. Predlošci često sadrže zbunjujuće pozadine i slabe kombinacije boja. Pokupite dobru knjigu o web grafiku i primijenite iste principe na svoje slajdove. Izradite vlastiti osebujni izgled ili koristite logotip tvrtke u kutu zaslona.
4. Tekst-teški slajdovi.
Projicirane slajdove dobar su medij za grafički prikaz ideje ili pružanje pregleda. Oni su siromašni medij za detalje i čitanje. Izbjegavajte odlomke, citate, pa čak i potpune rečenice.
Ograničite svoje slajdove na pet redaka teksta i upotrijebite riječi i fraze kako biste napravili svoje bodove. Publika će moći lakše probaviti i zadržati ključne točke. Nemojte upotrebljavati svoje slajdove kao zvučničke bilješke niti jednostavno projicirati nacrt prezentacije.
5. Paradigma "Ja".
Predavači često skeniraju tablicu ili grafiku izravno iz svojih postojećih korporativnih materijala za ispis i uključe ih u njihove prezentacije u obliku slajdova. Rezultati su gotovo uvijek suboptimalni. Vizualni ispisi obično se trebaju vidjeti od 8 do 12 inča, a ne da se gledaju s nekoliko stopa. Tipično, oni su premali, previše detaljni i previše tekstualni za učinkovitu vizualnu prezentaciju.
Isto vrijedi i za veličinu fonta; Font od 12 točaka je prikladan kada je tekst ispred vas. U prikazu slajdova, cilj za minimalno 40 fontova. Sjetite se publike i premjestite krug iz "mene" u "mi". Uvjerite se da su svi elementi nekog klizača dovoljno veliki da ih se lako može vidjeti. Veličina stvarno važno.
6. Čitanje.
Usmena prezentacija trebala bi se usredotočiti na interaktivni govor i slušanje, a ne čitanje govornika ili publike. Zahtjevi govornog i pisanog jezika znatno se razlikuju. Govorni jezik je kraći, manje formalan i izravniji. Čitanje teksta ruši prezentaciju. Srodna točka ima veze s brošurama za publiku.
Jedan od vaših ciljeva kao voditeljica je uhvatiti i zadržati pozornost publike. Ako distribuirate materijale prije prezentacije, publika će čitati priručnike umjesto vas slušati. Često dijelovi učinkovite prezentacije ovise o stvaranju neizvjesnosti za angažiranje publike.
Ako publika može čitati sve što ćete reći, taj je element izgubljen.
7. Vjera u tehnologiji.
Nikada ne znate kada se kvar uređaja ili nekompatibilna sučelja prisiliti da dajete svoju prezentaciju na drugom računalu. Budite spremni tako da imate sigurnosnu kopiju svoje prezentacije na CD-ROM-u.
Bolje je, međutim, kompaktna flash memorijska kartica s adapterom za PCMCIA utor u vašem prijenosnom računalu. Uz to, još uvijek možete izvršiti posljednje minute izmjene. Također je dobra ideja pripremiti nekoliko prozirnica u boji vaših ključnih slajdova.
U najgorem slučaju, nitko od tehnologije ne radi i nemate vizualne prikaze. Još uvijek biste trebali dati izvrsnu prezentaciju ako se usredotočite na poruku. Uvijek se upoznajte s prezentacijom, vježbajte i budite spremni privući publiku bez obzira na dostupnu tehnologiju. Gotovo je izgubljena umjetnost.
Dr. Joseph Sommerville zaradio je titulu "Stručnjak za prezentaciju" za pomoć stručnjacima za dizajn, razvoj i isporuku učinkovitijih prezentacija. On je glavni grad Peak Communication Performance, Houston-based tvrtka koja posluje diljem svijeta kako bi pomogla stručnjacima da razviju vještine u strateškoj komunikaciji.