Osim osnovnih funkcija ureda, administrativni asistent i izvršni tajnik također su odgovorni za pisanje ili pripremu izvješća, organiziranje i raspoređivanje sastanaka, pregledavanje dolaznih poruka kako bi se utvrdilo njihovo značenje, pripremanje dnevnih redova za sastanke odbora, organiziranje putnih aranžmana, sastavljanje zapisnika o sastanku, provođenje istraživanje, priprema korespondencije, te nadzor i usavršavanje osoblja ureda na razini mladeži.
Ove uloge mogu zahtijevati različite razine iskustva i imati bilo koji od ovih sličnih naslova:
- Administrativni asistent na razini ulaza
- Administrativni asistent
- Viši administrativni asistent
- Izvršni tajnik
- Viši izvršni tajnik
- Upravitelj ureda
- Viši voditelj ureda
Napomena: Pravni i medicinski asistentski položaji su sasvim različiti i zahtijevaju posebnu obuku koja se traži u profesiji u kojoj rade.
Razlike između administrativnih asistenata i izvršnih tajnika
Uloga izvršnih tajnika i administrativnih asistenata ima znatno preklapanje, a razlike u ulogama mogu se razlikovati po organizaciji. U nekim se slučajevima izvršni tajnik usredotočuje na više upravnih dužnosti za rukovoditelja ili rukovoditelje, kao što su raspoređivanje sastanaka, planiranje putovanja, rukovanje pisanim komunikacijama, pa čak i knjigovodstvo. Administrativni asistent može se usredotočiti na više poslovnih zadataka i preuzeti više od vodeće uloge u nekim kapacitetima, stvarajući agende za sastanke ili konferencije, upravljanje proračunima i rješavanje naplate dobavljača.
U administrativnim asistentima može se zahtijevati specijalizirano obrazovanje u nekim slučajevima gdje je upravljanje poslovnim operacijama ključno.
Osposobljenost za temeljne poslove
Oba izvršna tajnika i administrativni asistenti imaju temeljni skup vještina za posao koji su bitni u bilo kojoj ulozi. To uključuje izuzetne organizacijske vještine, izvrsne pisane i usmene komunikacijske sposobnosti, kao i veliku pozornost na detalje i profesionalnost.
Oni moraju posjedovati tehničku stručnost pomoću alata za automatizaciju ureda, uključujući softverske osnove kao što su Microsoft Word, Excel i PowerPoint, kao i knjigovodstvene alate kao što su QuickBooks .
Administrativni asistent ili izvršni tajnik u malom uredu
U malom uredu, odgovornosti administrativnog pomoćnika ili izvršnog tajnika obično obavljaju razni uredski djelatnici. Neki radovi zapravo mogu obavljati rukovoditelji same tvrtke, a administrativni asistent ili izvršni tajnik mogu uključivati veći broj odgovornosti po potrebi u manjoj organizaciji.
Administrativni pomoćnik ili izvršni tajnik u srednjem uredu
Kako se povećava veličina poduzeća, povećava se potreba za osobom koja je vrlo organizirana i može obavljati širok raspon zadataka. To posebno vrijedi za rukovoditelje koji vode tvrtke koje zahtijevaju visoku razinu povjerljivosti i integriteta za posao koji se provodi.
Administrativni pomoćnik ili izvršni tajnik u velikom uredu
Uobičajeno je da veliki ured ima nekoliko upravnih suradnika i / ili izvršnih tajnika. Na ovoj veličini tvrtke obično je potrebno imati voditelja ureda koji koordinira osoblje koje pruža usluge rukovoditeljima tvrtke.
U nekim slučajevima administrativni asistent će pratiti izvršne vlasti na dugim poslovnim putovanjima kako bi se pomoglo u organizaciji sastanaka, raspoređivanju i drugim važnim organizacijskim zadaćama.