Nalozi za kupnju obično su unaprijed ispisani, numerirani dokumenti generirani od strane sustava trgovine. Drugim riječima, ako koristite računovodstveni softver kao što je QuickBooks , kada naručite proizvode od dobavljača, on će vam stvoriti narudžbenicu za vas u sustavu. Svrha PO-a je stvaranje dokumenta koji se može pratiti unutar vašeg računovodstvenog ili POS sustava koji će se koristiti u svim vrstama korisnih načina za vođenje vašeg poslovanja.
Kako funkcionira s sustavom oglasnog prostora
- PO navodi vaš inventar sustav što imate na red. Ako koristite sustav otvorenog kupnje , zna da ne naručuje više proizvoda jer su već naručeni.
- Tvrtka može utvrditi kupovne specifikacije s dobavljačem. Na primjer, ona očigledno sadrži količine svakog proizvoda koji naručujete, ali također sadrži i način plaćanja, čiji uvjeti plaćate za proizvode (uključujući datiranje ) i način na koji želite da se proizvodi isporučuju na vaš trgovina.
Mnogi dobavljači imaju skup ili zadani sustav koji koriste za naplatu i teret. Dakle, bez ikakvih uputa, bit će zadani na UPS terenu kada vam se dostave na primjer. Ali možda ćete ga trebati brže i PO to može komunicirati.
- PO je dokument za odgovornost za sve stranke. Vrlo je lako napraviti greške prilikom naručivanja. Ali kad je sve pisano, teško je raspravljati. Sjećam se mnogo puta kada sam naplaćivao i pogrešno fakturirao od dobavljača, ali je imao moju narudžbu da ga podupro i preuzeo je obrnuto ili fiksno.
Jedan primjer toga, dobio sam fakturu za 300 kutija cipela i kad sam naručio 300 komada. U kutiji ima 100 komada, tako da možete zamisliti koliko je veći faktur nego što bi trebao biti.
- Kada roba stigne od dobavljača, možete ga provjeriti protiv PO i provjerite je li isporuka ispravna. Peto, to vam omogućuje da svi zaposlenici budu uključeni. Na primjer, jedan zaposlenik može naručiti, a drugi može primiti.
Sjećam se svoje prve maloprodajne trgovine prije 26 godina kad nismo imali PO sustav. Budući da sam bio taj koji je naredio, također sam morao provjeriti sve kako bi bili sigurni da je to u redu. Nije učinkovito korištenje mog vremena kao vlasnika trgovine.
Jedna od ostalih prednosti narudžbenica je vaša kreditna sposobnost. Banke će često gledati vaše PO-ove kako bi utvrdile jesu li solventne. Čvrst proces narudžbenice može vam pomoći da dobijete odobrenje. Loša će rezultirati da ne dobijete zajam. Također se može koristiti za kredit s dobavljačem. Na primjer, neki dobavljači mogu zahtijevati da platite gotovinu prilikom naručivanja. Nakon razdoblja poslovanja s vama, mogu vam omogućiti da pošaljete PO prema kreditnoj kartici. Ovo je ogromno u upravljanju vašim novčanim tokovima .
Poduzeća su uobičajena praksa u maloprodaji. I svaki POS ili računovodstveni softver koji možete instalirati u vašu trgovinu imat će vam PO komponentu.