Zakoni odvjetničkog povjerenstva pogrešaka koje odvjetnici ne bi smjeli napraviti
Iako postoje mnogi načini na koje se računi povjerenja pogrešno upravljaju, postoje tri uobičajene pogreške koje pravnici čine u upravljanju njihovim IOLTA računima.
"Posuđivanje" novca iz Trust računa
Nema legitimnog načina posudbe s računa za povjerenje. Ponekad odvjetnici koriste sredstva za povjerljiva sredstva prije nego što imaju pravo to učiniti, dok u drugim situacijama koriste sredstva da nikada ne bi stekli pravo korištenja. Ili pristup otvara vrata odvjetniku da uđe u ozbiljne probleme.
Postoje tri načina na koje se događa nepravilno zaduživanje s računa povjerenja:
Odvjetnik preuzima novac računa prije nego što je zaradio
To se često događa kada odvjetnik ima problema s novčanom točkom. U takvoj situaciji, odvjetnik je primio zadržavatelja koji je (nadamo se) stavio u račun za povjerenje, a odvjetnik će imati pravo platiti taj novac samom sebi dok je posao završen. Međutim, odvjetnik neće imati posao dovršen prije nego što se mora platiti neki prijeteći trošak - platni list, uredski najam, troškovi napredni u slučaju kontingenta, itd.
Dakle, odvjetnik ide naprijed i uzima više povjerenja nego on ili ona zapravo ima pravo preuzeti s računa povjerenja u tom trenutku u slučaju.
Odvjetnik poklanja novac od fondova klijenta s namjerom da ga vrati
Kada se problemi novčanog tijeka pretvaraju u ozbiljnije financijske probleme, a odvjetnik ima tisuće dolara u fondovima klijenata koji sjede na računu za povjerenje, neki mogu podleći iskušenju da posudite novac s računa za povjerenje kako bi ostali na površini.
Odvjetnik ga može racionalizirati misleći da ako ne može platiti račune za ured, tada ne može ostati u poslu, a ako ne može ostati u poslu, ne može se brinuti za svoje klijente. Znači, uzima novac iz računa povjerenja samo da ga zadrži sve dok se njegovo novčani tok ne popravi. Odvjetnik može imati svaku namjeru zamijeniti sredstva što je prije moguće, no takva situacija obično obično završava s loptom i završava vrlo loše za odvjetnika - kao i za klijenta.
Povjerenje krađe računa
Ta se situacija doista ne može nazvati zaduživanjem, a ne upućuje na prevare na odvjetničkim tvrtkama. U situaciji krađe računa u tvrtki, odvjetnik ili netko tko ima pristup računu povjerenja dosegao je točku pohlepe ili očaja da jednostavno odlučuju na novac koji nije njihova. Odvjetnici s problemima zlouporabe opojnih sredstava ili ovisnosti o kockanju mogu biti posebno ranjivi na tu pogrešku, ali drugi put se događa zbog razloga koji se ne čine jasnima. Ako je počinio odvjetnik, ta je pogreška povjerenja u računu najvjerojatnije završila pravnu karijeru. Ali čak i ako je počinio paralegal ili knjigovođa, odvjetnik je još uvijek onaj koji je na kuku za povrat sredstava.
Zajednički odvjetnički fondovi s klijentovim novcem
Druga glavna pogreška u upravljanju računom jamstva odvjetnika uključuje miješanje odvjetničkih sredstava s klijentovim novcem. To često proizlazi iz nedostatka razumijevanja kako bi račun povjerenja trebao funkcionirati.
Laura A. Calloway, savjetnica za upravljanje zakonskim praksama u Alabama State Baru, rekla je: "Mnogi odvjetnici ne razumiju što se događa i ne ide na račun za povjerenje. Neki izvode sve, uključujući zarađene naknade, putem računa povjerenja, koristeći to kao jedan opći časopis za svoje tvrtke, dok drugi uzimaju "zadržavatelje" bez razumijevanja da, barem u nekim jurisdikcijama poput Alabame, nema takve stvari kao nepovratni zadržavatelj. raditi u povjerenju kakvi bi trebali, osobito ako im je to potrebno kako bi zadržali svjetla. "
Neki od uobičajenih načina odvjetnika koji komingle svoj novac s klijentima sredstava uključuju:
Jedna provjera za dvije svrhe
Odvjetnik kaže klijentu da će pravne pristojbe biti 1.000 dolara, a naknada za podnošenje suda 200 $, pa klijent napiše odvjetniku ček za $ 1.200. Neki odvjetnici će staviti cijelu ček na poslovni račun jer većina novca ide odvjetniku ionako. Međutim, pravila o udruživanju moraju zahtijevati da ček odlazi na račun za povjerljavanje, čak i ako odvjetnik ima pravo na punu naknadu odvjetnika odmah jer se dio naknade za podnošenje prijave mora voditi u povjerenju.
Osobni fondovi čuvaju se u povjerenju s korisničkim fondovima
Neke državne odvjetničke komore zabranjuju odvjetnicima da imaju bilo kakve osobne fondove na računu za povjerenje, dok drugi omogućuju odvjetnicima da zadrže mali iznos na računu kako bi pokrili troškove povezane s upravljanjem računom (iako je preporučena praksa da se sve naknade za račun povjerenja odbijaju od poslovni račun). Ali nigdje nema odvjetnika da koristi račun za povjerenje kao operativni račun, štedni račun ili mjesto za skrivanje imovine.
Ponekad odvjetnici jednostavno ne razumiju da ne mogu platiti račune kao što su troškovi njihovih ureda izravno s računa povjerenja, čak i kada se čekovi ispisuju iz sredstava koja su već ostvarena. Drugi puta odvjetnici namjerno zloupotrijebe račun za povjerenje kao način sakrivanja imovine. Na primjer, Calloway kaže da je vidjela kako odvjetnici stavljaju osobna sredstva u račun za povjerenje kako bi izbjegli IRS pristojbu za stare poreze. To je očita kršenja etike.
Nije uklanjanje zarađenih naknada ili naknada s Trust računa
Calloway kaže da je vidjela nekih odvjetnika koji su koristili svoj račun za povjerenje kao kišni dan štednje. Umjesto uklanjanja svih naknada nakon što su zaradeni, odvjetnik odgađa uklanjanje novca iz povjerenja kako bi se smanjio rizik od trošenja. Calloway kaže kako je to i loša poslovna praksa kao i kršenje etike. Dok država IOLTA fond može imati koristi od dodatnih kamata, odvjetnik bi trebao premjestiti taj novac na poslovni račun ili neku vrstu štednog fonda.
Ako propusti pravilno praćenje sredstava klijenata
Treći glavni način da odvjetnici zeznu svoje račune vjerodajnica, jer ne vode detaljne zapise o transakcijama računa svakog klijenta. Postoji nekoliko načina na koje odvjetnici čine ovu pogrešku.
Ne stavljajući ime klijenta na provjeru računa trusta
Dok je većina odvjetnika dobra u pogledu čuvanja kopija njihovih provjera računa, svi se ne sjećaju da bi trebali zabilježiti ime klijenta ili broj datoteke na svakoj čekovima nakon izdavanja. Iako je lako zapamtiti zašto je prije mjesec dana napisana ček, možda je teško zapamtiti zašto je pisana godinu dana od sada.
Odvjetnici koji misle da nikada ne bi imali problema otkrivajući što je u svojim računima povjerenja trebaju razmotriti utjecaj katastrofalnih događaja ili prirodnih katastrofa. Iako se to često ne događa, ponekad se uništavaju odvjetnički uredi i svi njihovi zapisi. Vatra može vrlo brzo spaliti one papirnate datoteke, kao i uništiti tvrdi disk računala. Uragan ili tornado mogu raspršiti naplatne zapise milja. To se događa odvjetnicima. Ako odvjetnik mora rekonstruirati zapise o računu povjerenja tvrtke koristeći bankovne izjave i kopije starih čekova naručenih od banke, zadatak će biti praktički nemoguć, osim ako te provjere ne upućuju na novac koji se koristi u transakciji.
Nije vođenje pojedinačnog knjiga za svakog klijenta
Ponekad odvjetnici smatraju da mogu pratiti ravnotežu računa svakog klijenta u njihovim glavama. U nekom trenutku, ne mogu. Čak i ako mogu, što se događa s tim računima klijenata ako se nešto dogodi odvjetniku?
Calloway je opisao situaciju na kojoj je naišla gdje je odvjetnik vodio dva računa povjerenja. Upotrijebio bi jedan račun za povjerenje za jedan mjesec i prebacio se na drugi račun za povjerenje sljedećeg mjeseca. Njegovo je uvjerenje bilo to da bi, dozvoljavanjem svakog računa da dosegne nula ravnotežu tijekom mjeseca koji je korišten, ne bi trebao voditi računa o pojedinačnim povjerenjem na novac koji je ostao na računu. Pogriješio je. Etička pravila zahtijevaju održavanje bilance svakog klijenta kako bi se identificirale određene fondove klijenata.
Da bi bili u skladu sa zahtjevima udruženja odvjetnika, odvjetnici moraju voditi evidenciju koja pokazuje koliko novca svaki klijent ima u povjerenju u bilo kojem trenutku. Depoziti i isplata moraju se na neki način jasno pratiti, što olakšava određivanje salda računa računa svakog klijenta. U suprotnom bi bilo prilično jednostavno za novac jednog klijenta da se potroši na slučaj drugog klijenta.
Ne balansirajući pojedinačne klijentske salte protiv ukupnog računa
Odvjetnici ne bi trebali samo osigurati da njihov ukupni račun za povjerenje bude uravnotežen na kraju mjeseca, niti bi trebao samo osigurati da je svaki pojedini račun klijenta uravnotežen. Usporedite ta dva zajedno i ravnotežu jedni protiv drugih. Uspoređivanje ukupnih stanja ponekad će otkriti računovodstvenu pogrešku koja je izvršena na pojedinačnom računu, gdje je previdjena ček ili polog. Ovaj jednostavan korak ponekad će doći do pogrešaka koje bi mogle rezultirati provjeravanjem računa povjerljivog računa.
Dobivanje pomoći
Neki odvjetnici shvate da su njihovi računi povjerenja zavarani, ali ne znaju kako riješiti problem. Jedno rješenje je da se obratite savjetniku za upravljanje pravnim poslovima. Mnoge udruge državnih odvjetnika sada nude besplatne savjete o upravljanju pravnom praksom članovima odvjetničke komore, a brojni savjetnici za upravljanje privatnom praksom također nude svoje usluge po naknadi.
Neki odvjetnici mogu se bojati da raspravljaju o situaciji s njihovim povjerenjem s bilo kojim odvjetnikom, osobito s odvjetnikom koji radi za državno odvjetništvo, zbog obveznih zahtjeva za izvješćivanjem o kršenjima etike. Međutim, u mnogim državama, pravila profesionalnog ponašanja sada izričito isključuju svoje savjetnike za upravljanje pravnim vježbama od prijavljivanja takvih problema njihovoj etičkoj zajednici. Nerino J. Petro, savjetnik za praksu za program odvjetničke službe State Bar of Wisconsin, primjećuje da, iako se pravila razlikuju od države do države, neke države poput Wisconsina implementirale su pravila koja daju povjerljivost odvjetnicima koji traže pomoć od državne odvjetničke komore program pomoći za upravljanje odvjetničkim uredom (LOMAP).
Pravilno upravljanje računom povjerenja može biti gnjavaža, ali gubljenje dozvola za zakon o neurednoj evidenciji bi bilo još gore. Odvjetnici koji imaju poteškoća s upravljanjem računima s povjerenjem trebaju odmah riješiti problem tako što će dobiti pomoć od kvalificiranog računovođe ili savjetnika za upravljanje zakonskim praksama.