Svakako prenesite poštovanje prema klijentima i drugim pozivateljima
Govorna pošta je postala standardni dio svakog telefonskog sustava poslovne klase . Ne samo da će znati kako ostaviti profesionalnu poruku govorne pošte pozitivno odražavaju vašu tvrtku, važno je i za vašu profesionalnu sliku .
Svaki zaposlenik koji koristi telefon kao dio svog posla trebao bi znati napustiti profesionalnu telefonsku poruku. Evo nekoliko savjeta za nove ili neiskusne zaposlenike da napuste vrste profesionalnih, pristojnih telefonskih poruka koje će se vratiti.
01 - Razmislite najprije
02 - Uvesti sami sebe
Započnite svaku poruku govorne pošte uvođenjem sebe, tako da primatelj zna tko zove odmah. Trebao bi uključiti vaše puno ime i naziv tvrtke. Primjer: "Ovo je Jane Doe koja zove tvrtku X za Suzy Jones o svom računu." Pazite da znate izgovoriti ime osobe koju zovete, a ne želite ih vrijeđati prije nego što ste čak i razgovarali s njima.
03 - Govori spor
Govorite dovoljno polako tako da osoba koja prima poruku može čuti svaku riječ. Vrlo je frustrirajuće kada idete da biste dohvatili poruku samo da otkrijete da druga osoba govori prebrzo da bi se razumjela. Pazite da ostavljate broj povratnog poziva dvaput ga ponovite kako bi ga osoba mogla zabilježiti.
04 - Govorite jasno
Govorite izravno u slušalicu telefona na jasan i adekvatno moduliran ton glasa. Nemojte držati telefon između obraza i ramena, tako da je usnik postavljen za vaš vrat; to je u redu dok birate ili dok telefon zvoni na drugom kraju, ali ne nakon što ste povezani.
05 - Držite ga kratko
Ne morate svaki detalj ostaviti na svojoj poruci govorne pošte . Većina poslovnih telefonskih sustava ima poruka od jedne do dva minute prije nego što prekinete poziv. Ostavite kratak sažetak razloga za vaš poziv i zatvorite se sa zahtjevom za povrat poziva.
06 - Profesionalno završite
Baš kao profesionalno poslovno pismo, završite davanjem vaših podataka za kontakt. Ako osoba nije upoznata s vama ili bi mogla imati problema s postavljanjem, ponovite svoje ime i tvrtku zajedno s najboljim načinom doći do vas. Ako već imate jaki radni odnos, možda ćete preskočiti ponavljanje imena, ali svakako im dati najbolji broj koji će vas nazvati i koliko ćete vremena biti dostupni.
07 - Pozvani poziv?
Ako smatrate da je vaša poruka govorne pošte odbačena sustavom govorne pošte prije nego što završite, pokušajte ponovno nazvati i odnesite ga tako što ćete reći osobi za koju smatrate da je vaša prethodna poruka možda izostavljena. Pokušajte je zadržati kratko; ne želite naići na zločin. Ponovno navedite svoje ime i ostavite svoj broj s pozdravom poput: "Samo sam želio biti siguran da ste dobili moju poruku, zvučalo je kao da smo bili isključeni. Hvala!"
08 - Praksa i testiranje
Ako niste sigurni ili se osjećate nervoznim zbog izlaska iz poslovnih poruka, e, prakticirajte s prijateljem ili kolegom. Ostavite im uzorak glasovne poruke i pitajte ih za kritiku: Jeste li prebrzo govorili ili ste inače teško razumjeti? Možda bi bilo vrijedno ostaviti vam glasovnu poštu kako biste slušali kako zvuči.