Poslano iz radnog stola (umetnite naziv)
S vremena na vrijeme dobit ću e-poruku od odvjetnika koji šalje e-poštu u ime svog radnog stola. Evo nekoliko problema s tim pristupom za e-poštu.
Prvo, indeksni prikaz Inboxa za većinu sustava e-pošte neće prikazivati dugo ime. Većina ljudi će vidjeti samo dio "od pisaćeg stola", a možda i nekoliko slova osobnog imena. Što je još važnije, čini se glupim i pomalo pretencioznim. Stol ne šalje e-poštu. Ako odvjetnik pošalje poruku e-pošte, trebao bi biti u njegovo ime.
Fancy Efekti
Neki odvjetnici vole da se kreativno pojavljuju svojim e-porukama. Drugi sam dan vidio odvjetnički blok i na trenutak sam mislio da imam problema s vidom. Ispada da su mutna slova bila namjerna. Posebni učinci mogu izgledati zabavno, ali ništa što čini riječi teško čitati je loša ideja. Pogotovo ako je teško čitati odvjetnikovo ime i adresu e-pošte.
Čak i gore od specijalnih efekata na slova je kada odvjetnici neredoviti elektronička pošta s umjetnička djela ili fancy grafike. To znači da je poruka sporija za preuzimanje, sporije za otvaranje i više od gnjavaže za čitanje.
Cilj e-pošte je prenošenje informacija, a ne umjetnička vještina. Neka bude jednostavno.
Nema blokova potpisa
Nije teško postaviti automatski blok potpisa u većini sustava e-pošte. Ne mora biti komplicirano, a mišljenja se razlikuju ovisno o broju informacija koje treba uključiti u blok potpisa. Neki odvjetnici pretvaraju podnožje e-pošte u mini-reklame koji izlaze u svakoj e-pošti, dok drugi uzimaju vrlo minimalistički pristup samo imenom i adresom e-pošte ili telefonskim brojem.
Najviše je stavio neku obavijest o privatnosti ili pravno odricanje od odgovornosti pri dnu podnožja. Sve su to prihvatljive upotrebe blokova potpisa e-pošte. Ono što nije prihvatljivo je poslati e-poštu koja ne identificira pošiljatelja. Primatelj e-pošte ne bi trebao pogoditi tko je poslao e-poštu. Odvjetnici bi se trebali jasno identificirati u svakoj komunikaciji koju šalju, a ako je odvjetnik pametan, e-poruka će uključivati i obavijest o privatnosti.
Pisanje poruka e-pošte dok je ljut
Jedna od prednosti starog sustava slanja pisama ljudima bila je da je bilo ugrađenog razdoblja "odmora" od kada bi pisalo pisati i kad bi zapravo izašlo do primatelja. Ako je odvjetnik upisao sam pismo, i dalje bi bilo vjerojatno da će sjediti na stolu nekoliko sati prije odlaska u poštanski ured. Ako je to bilo diktirano, do trenutka kad ga je tajnica završila, odvjetnik je možda preuzeo ono što ga je prvo ljutilo.
Ta zaštita ne postoji u e-poruci. S porukom e-pošte, odvjetnik može otpuhati bijesni pisac u roku od sekunde od onoga što je izazvalo bijes. 99,99% vremena to će biti loša ideja. Nitko ne misli da je najjasnije kad se gura bijes. Idi učiniti nešto drugo, i vratiti se na uvredljiv problem kasnije, kada neki od ljutnje je raspršio.
To bi moglo značiti razliku između zadržavanja ili gubitka klijenata, prijatelja i novca.
Ne izvršavajući pravovremene odgovore
Neki odvjetnici smatraju da se stari "pravilo od pet dana" za odgovaranje na poslovnu korespondenciju odnosi i na e-poštu. To ne. Bez obzira na to koliko je to nezgodno, stvarnost je da ljudi očekuju brže odgovore na e-poštu nego što to čine na pismo poslanu poštom. Ako klijent ili drugi odvjetnik pošalje e-poruku, pokušajte odgovoriti u roku od 24 sata ako je to moguće. Ako je to složena stvar koja se u ovom trenutku ne može posvetiti odgovarajućoj pozornosti, barem pošaljite priznanje i neka osoba zna kada treba očekivati odgovor. Većina klijenata će cijeniti prijateljsku poruku koja kaže da je primljena e-poruka i bit će odgovorena u bliskoj budućnosti. Uza šutnju, klijentu je prepušteno spekuliranju o tome je li odvjetnik čak dobio e-poštu, je li odgovor na putu ili je li klijentova briga jednostavno zanemarena.
Pogrešan primatelj u polju Prima
Jedna od sjajnih stvari o automatskoj kompletnoj funkciji na sustavima e-pošte je ta da pravnicima omogućuje brže pronalaženje adresa e-pošte svojih klijenata ili kolega. Jedan od rizika od auto-kompletne funkcije je da odvjetnik koji nije oprezan mogao poslati e-mail krivoj osobi. U nekim slučajevima to bi moglo biti ne manje od neugodnosti, ali u nekim slučajevima to bi moglo predstavljati i profesionalnu nepažnju. Nemojte slučajno e-poštom poslati povjerljive poruke klijentu protivnika ili čak drugog klijenta.
Upotreba opcije "Odgovoriti sve".
Suprotni savjetnik vam šalje e-poruku s prijedlogom ili potvrđivanjem svog stajališta o nekom pitanju. Prosljeđujete e-poštu ostalim odvjetnicima u vašoj tvrtki koja se bavi predmetom kako bi raspravljala o tome. Ubrzo se gumb "odgovoriti sve" slobodno upotrebljava, a nitko ne primjećuje da se suprotstavljeni savjet prepoznaje na internoj raspravi u vašoj tvrtki. Događa se. Ako želite proslijediti e-poruku radi rasprave, izbrišite podatke pošiljatelja prije nego što ga prosljeđujete. I, kad god upotrebljavate tu opciju Odgovoriti sve, provjerite svaku e-adresu na popisu primatelja prije nego što pritisnete slanje.
8. Neraspadljive tematske linije. Zapamtite da se bilo što poslano drugom odvjetniku u e-poruci može proslijediti svima. Razmislite dvaput prije nego što upotrijebite retke na temu kao što su "moj idiotski klijent" ili "smiješni sudski red". Nikad se ne zna gdje kopija te e-pošte može sletjeti. Također, nemojte ostavljati praznine predmeta praznih, jer to može uzrokovati da drugi odvjetnik ne primijetiti da postoji e-poruka o vašem slučaju. Jednostavna tema linije "slučaj Parkerson" ili "ugovor o Smithu" ili bilo koji naslov relevantan za sadržaj e-pošte najbolje funkcionira.
I dok "idiotski klijent" može biti najprecizniji opis sadržaja e-pošte, to je loš izbor za predmetni redak.
9. Gledajte svoj ton - i ne krivo pročitajte tuđe. Kada ljudi međusobno govore licem u lice, znakovi lica i vokalni tonovi obično čine jasnu namjeru osobe. Na telefonske pozive, glas osobe obično je dovoljan da zna kada je netko sarkastičan, šali se ili ozbiljno. No, u e-poruci, opasno je jednostavno potpuno zanemariti namjeru osobe. Brojna su prijateljstva oštećena od strane jedne osobe koja je pogrešno tumačila namjeru druge osobe u izjavama u e-poruci. I s odvjetnicima koji su tako često raspravljali jedni s drugima, lako je odvjetniku brzo pretpostaviti da je druga osoba neprijateljska ili nepristojna.
Kao što je opisano u odjeljku "pisanje e-pošte prilikom ljutnje", potrebno je nekoliko minuta da se ohladite prije nego što pošaljete odgovor na tu e-poštu.
Nakon što prođe sat vremena, možete shvatiti da ste ga potpuno pogrešno razumjeli. Nemojte odgovarati na tvrdnje o tvrdnjama iz e-pošte i nemojte otpustiti odgovor dok ne razmislite je li moguće da pošiljatelj ima drugačiju namjeru nego što se prvi put pojavio. Ako se čini da izjava može biti pročitana na više načina, a jedan od tih načina je ne-ofenziva, pokušajte dati pošiljatelju prednost sumnje prije nego što odrežete glavu smrtonosnom e-poštom.
Postoje li pogreške drugih e-mailova za odvjetnike koji bi trebali imati popis Top 10? Recite nam o tome u forumu.