Dosje i ne upotrebljavajte e-poštu u poslovanju
E-adresa je postala toliko popularna da, u nekim slučajevima, ljudi ga koriste češće nego telefon. Budući da se pisana riječ tako lako može pogrešno shvatiti, razumijevanje odgovarajuće etikete e-pošte bitno je u poslovnom okruženju.
Nažalost, mnogi ljudi ne razumiju kako koristiti e-poštu u svoju korist, a prednosti koje ona mogu prenijeti tvrtki često su propustili. Sljedeće pravilima o etiketi poslovnih e-pošte mogu pomoći vašim zaposlenicima da sastavljaju e-poštu koja je učinkovita i učinkovita.
01 - Pošaljite samo jasne i sažete poruke e-pošte
02 - Uvijek koristite značajan predmet line
Nikad ne ostavljajte predmetnu liniju poruke e-poštom prazno. Prazna linija predmeta možda će vašu e-adresu označiti kao neželjenu poštu i nikad neće doći do odredišta. E-poruke s praznim linijama predmeta često se i previdi, osobito ako namjerni primatelj obično prima mnogo e-poruka u bilo kojem danu. Uvijek koristite predmetnu liniju koja adekvatno odražava sadržaj e-pošte. Pomoći će vašim primateljima da učinkovitije sortiraju putem e-pošte i potiču brži odgovor na vašu e-poštu.
03 - Izbjegavajte ekstravagantno oblikovane poruke e-pošte
Pošaljite e-poštu u profesionalnim formatima. Izbjegavajte višebojnih fontova i slika za pozadine. Te postavke mogu ometati čitatelje ili otežati čitanje poruke. Sve pozadinske slike koje dodate mogu obuzdati veličinu datoteke e-pošte. To može prisiliti primatelje s sporim vezama da pričekaju agonizirajuće dugo vrijeme za vašu poruku download.ny pozadinske slike koje dodate mogu nadimati veličinu datoteke e-pošte. To može prisiliti primatelje s polaganim vezama da pričekaju agonizirajuće dugo vrijeme da se vaša poruka preuzme.
Ako vaša tvrtka inzistira na tome da koristite određenu tiskanicu e-pošte za projektiranje dosljednog izgleda i dojma, iskoristite to. Logo tvrtke i linija potpisa mogu projicirati profesionalnu sliku na vašu e-poštu.
04 - Slanje pravovremenih odgovora
Ne tjerajte ljude da čekaju pravovremene odgovore na njihovu e-poštu. Odmah odgovorite jasnom, sažetom porukom. Ako vam je potrebno više vremena za istraživanje odgovora ili prikupljanje više informacija, obavijestite svog pošiljatelja e-pošte kada mogu očekivati odgovor.
05 - Koristite izvanredne alate za odgovor
Ako ćete biti udaljeni od ureda i ne možete čitati svoju e-poštu, upotrijebite vanjski ured alata za e-poštu kako biste automatski odgovorili na sve one koji vas pokušavaju kontaktirati. Pobrinite se da vaš automatski odgovor omogućuje pošiljateljima znanje kada mogu očekivati primanje odgovora.
06 - Nemojte kriknuti vuk sa zastavama s visokim prioritetom
Većina sustava e-pošte omogućuje da označite e-poruku kao "Visoki prioritet" ili "Rush". Nemojte ovo postavljati kao zadanu zastavicu e-pošte. Koristite ga štedljivo ili će primatelji zanemariti prioritetnu zastavicu. Kada konačno pošaljete istinski važnu poruku e-pošte, nećete dobiti pažnju koju zaslužuje.
07 - Razmotrite je li "Odgovori svima" nužan
Nemojte instinktivno kliknuti gumb "Odgovoriti sve" za svaku e-poruku s više pošiljatelja ili primatelja. Razmotrite predmet i odlučite tko treba pročitati vaš odgovor. Stalno reagiranje na sve nepotrebno brzo će vas zaraditi ugledu kao "poslovni spameri", a korisnici mogu zanemariti sve vaše e-poruke.
08 - Odvojeni poslovni i osobni račun e-pošte
Ako nije hitno, nikada ne koristite poslovnu e-poštu za osobnu korespondenciju. Čak i ako posjedujete vlastiti posao, dobro je imati dva odvojena računa e-pošte. Omogućit će vam da priložite prioritete e-pošte i zadržite nepovezane osobne poruke s poslovne mreže.
09 - Upotrijebite imena računa računa profesionalne e-pošte
Upotrijebite svoje ime kao dio poslovne adrese e-pošte. Na primjer, james.bucki@example.com ili jbucki@example.com. Izbjegavajte nadimke, ručke, monikere ili nejasne reference. Na primjer, nemojte koristiti soccer.mom@example.com ili baseball.nut@example.com.
10 - Je li e-mail najbolji za ovaj odgovor?
Nemojte koristiti e-poštu kao svoj jedini komunikacijski alat. Nisu sve poruke prikladne za e-poštu, a bit će vremena kada kratki telefonski poziv ili kratki posjet uredu mogu biti učinkovitiji način prenošenja poruke. Sastanak ili razgovor preko telefona može uvesti ljudski element u interakcije, a to može učiniti svu razliku kad pokušavate nešto objasniti ili želite uvjeriti nekoga da poduzme neku radnju.
11 - Budite osjetljivi i dostupni
Nikada ne upotrebljavajte e-poštu za prekid veze ili ugovora. U profesionalnoj poslovnoj korespondenciji uvijek sadržavajte potpisnu liniju koja pruža alternativne načine za kontakt s vama. Na primjer, možete uključiti broj ureda, telefaksa i mobitela, kao i vašu poštansku adresu.
12 - Izbjegavajte e-poštu masivnim privicima
Nikada ne znate kako ili gdje će vaš primatelj pristupiti njihovoj e-pošti. Mobilni uređaji mogu početi preuzimati datoteku prije nego što zatraže od korisnika potvrdu preuzimanja. Moglo bi dugo trajati i potrošiti širinu pojasa koju mora primati primatelj. Zadržite kombiniranu veličinu privitaka ispod 50 MB.
Ako morate poslati veliku datoteku, prvo se obratite primateljima i pitajte kako bi željeli primati datoteku. Također koristite uslugu prijenosa datoteka za slanje datoteke.
13 - Razmislite prije nego što pošaljete tu e-poštu
Konačno, odvojite trenutak i razmislite o onome što ste napisali prije nego što pritisnete gumb "pošalji". Je li to nešto što se ne bi trebalo poslati u e-poruci? Je li to osobna priroda i nije prikladno koristiti sustav tvrtke e-pošte? Jeste li napisali poruku e-pošte dok ste ljuti i uključili odlomke koje biste se mogli požaliti kasnije? Ako je tako, pritisnite gumb "delete".