Balansiranje blagajne

Kako, zašto i kada treba uravnotežiti ladicu za gotovinu

Čak i sa današnjim modernim POS sustavima, još uvijek trebate postupak za izračun gotovine u trgovini. Ove interne kontrole su neophodne kako bi se spriječio neovlašteni novac i zaštitili imovinu od gubitka. Ne samo da snažne unutarnje kontrole promiču operativnu učinkovitost, nego osiguravaju i pouzdane računovodstvene podatke. Jedan od najčešćih uzroka skupljanja ili gubitka u vašoj trgovini je kroz neprilagođivanje novca.

Kada se ispituje, najčešći uzrok krađe je nedostatak odgovarajućeg postupka ili kontrola.

Proces prebrojavanja novca, usklađivanje računa i balansiranje blagajne stvara odgovornost za dnevne transakcije. Ovaj sustav upravljanja gotovinom može se stvoriti u isto vrijeme pohraniti pravila su uspostavljena. Mnogi današnji POS (prodajni) sustavi imaju korak po korak upute za zatvaranje (također poznat kao balansiranje) blagajne za upravljanje zaposlenicima.

Zašto balans?

Upravljanje trgovinama ili blagajnici mogu u bilo kojem trenutku izvesti izvješće o prodaji tijekom promjena. Dodavanjem gotovog novca u ladicu do dnevnog broja prodaje, trgovac će točno znati koliko novca treba biti u blagajni ili POS sustavu u bilo kojem trenutku. Ovo je vrlo korisno:

Kako uravnotežiti ladicu za gotovinu

Balansiranje blagajne obično se odvija na kraju dana ili na kraju promjene blagajnika. Ladica za gotovinu i njezin sadržaj trebaju biti prebačeni u ured ili na drugo osamljeno područje kako bi pripremili izvješće.

Ako balansirate ladicu nakon zatvaranja, provjerite jesu li svjetla za prodajna podna vrata isključena i vrata su zaključana. Za mnoge prodavače, oni se u žurbi i imaju tendenciju da se počnu zatvarati prije trgovine je zapravo zatvorena. Ovo nije sigurna praksa. Međutim, ako imate više zaposlenika u trgovini, moguće je zatvoriti jedan od registara tijekom otvorenih sati.

Potrebno je istražiti bilo kakvu nadmoć i / ili nestašicu. Ljudsku prirodu treba uzeti u obzir za manje pogreške i male iznose. Ovime mislimo da su jednostavne pogreške promjena uobičajene pri obradi transakcije. Međutim, česte odstupanja mogu biti znak krađe zaposlenika ili mogu ukazivati ​​na potrebu daljnje obuke za određenu blagajnu. U pravilu, želite biti sigurni da više od 2 dolara nije noću. Iako to ovisi o broju transakcija tog dana (drugim riječima, što više transakcija ima veću vjerojatnost za računanje pogreške), pravilo od $ 2 korisno je.

Startna gotovina odmah se vraća u blagajnu i pohranjuje za večer, dok se depozit priprema za banku. Sve kartice s kreditnim karticama, izvješća o terminalima i ostale potvrde registra mogu se spajati na dnevni izvještaj ladice blagajne i podnijeti po datumu.

Razdvajanje dužnosti

Za više odgovornosti, razmislite o korištenju dvije osobe kako biste uravnotežili blagajnu. Jedna osoba će brojati ladicu i izraditi dnevni gotovinski izvještaj, a druga osoba priprema bankovni polog. Oba članova osoblja trebaju potpisati izvješće koje naznačuje da su odgovorni za prikazane brojke. Iako niti jedan sustav ne može spriječiti prijevare, ovaj revizijski trag pomoći će obeshrabriti suradnju među zaposlenicima.

Na početku iduće smjene svakom blagajniku treba dodijeliti svoju blagajnu. Neka blagajnik prepozna novac u ladici kako bi provjerio početni saldo. Ako ste mali dućan sa samo jednim registrima, novac najvjerojatnije ostaje u ladici preko noći. Ako je ovo vaša situacija, postupak je isti.

Jedna posljednja napomena: budući da je ljudska pogreška dio igre, provjerite jeste li uključili i odstupanja u novcu kao dio vaših računa dobiti i gubitka.

Dodajte retku na svoje izvještaje o dobiti i gubitku koje prikazuju gubitak zbog pogrešnog unovčavanja. Ovo je još jedan način na koji možete provjeriti i upravljati gubitkom.