3 Pokušala-i-istinska načina kako organizirati vašu malu tvrtku

Dobivanje organiziranosti uključuje puno više nego samo čišćenje hrpe papira i prašinu od nereda koje imate na vašem stolu. Organizacija uključuje stvaranje sustava i postupaka za sve različite dijelove vašeg poslovanja; ovo ima potencijal da vam pomogne da postanete produktivniji i profitabilniji. Sljedeće ideje uključuju neke od najboljih načina na koje možete postati organiziraniji u svojoj maloj tvrtki. Pokušajte samo jedan za spor i kontinuirano poboljšanje ili napraviti plan za uključivanje novog organizacijskog procesa svaki mjesec u vašem poslovanju ove godine.

  • 01 - Preuzeti kontrolu nad radovima i dokumentima

    Počet ćemo s papirom jer je to najveći krivac za neorganizaciju većine nas. Što radite s dokumentima nakon što poduzmete akciju na njima? Kako pohranjujete novine za buduću referencu? Ako nemate sustav podnošenja i / ili digitalni sustav arhiviranja, sada je vrijeme za izgradnju. Počnite pogledati papire koje ste polagali. Napravite držati hrpu i odbaciti hrpu, a zatim razderati ili reciklirati sve papire, časopise, biltene, kartice, bilješke, itd. Koji su ga na drugu hrpa. Ako niste sigurni gdje početi, pročitajte ovaj članak iz Staplesa koji daje temeljito razotkrivanje dokumenata koje biste trebali držati, a ostatak je fer igra za brusilicu.

    Sada kada imate bolju ideju o vrsti dokumenata s kojima radite, vrijeme je da stvorite ili poboljšate svoj sustav podnošenja zahtjeva za ured. Susan Ward sastavila je korisni vodič za stvaranje sustava za upravljanje dokumentima koji vam može pomoći u stvaranju ili finom podešavanju procesa papira i organiziranja.

    Ako odlučite da je vrijeme da se počnete kretati prema uredu bez papira ( prvo pročitajte ove prednosti i nedostatke ), možete započeti skeniranjem i digitalizacijom računa, koristeći online fakturiranje i usluge plaćanja kao što su FreshBooks, prelazak na program digitalnog potpisa kao što je DocuSign , te pomoću Cloud za sigurnosno kopiranje i arhiviranje podataka. Ako prikupljate posjetnice na događajima tijekom godine, dobro je ulagati i u skener za poslovne kartice tako da odmah možete digitalizirati podatke za kontakt i ukloniti papirnate kartice.

  • 02 - Upotrijebite alat Right Productivity

    Svi imamo svoje omiljene aplikacije i alate koje upotrebljavamo svaki dan, iako su neke vjerojatno korisnije od drugih. U stvari, za svaku aplikaciju koja povećava produktivnost koju upotrebljavate, kladim se da je još jedna koja nije pravilno prilagođena, ali nastavlja se upotrebljavati jer ste ga već dugo upotrebljavali i navikli ste na to. Zato je tako važno - barem jednom godišnje - razmotriti aplikacije i alate koje koristite u svojoj maloj tvrtki i odlučiti jesu li još uvijek u skladu s vašim potrebama. Ovo je također odlično vrijeme za razmatranje ako imate neke praznine i pronađete prave alate za njihovo ispunjavanje. Ispod su neke od najvažnijih područja na kojima mnogi vlasnici malih tvrtki mogu pronaći korisne alate za produktivnost. To bi vam trebalo dati čvrstu polaznu točku za dobivanje vaših alata za produktivnost ove godine:
    • Upravljanje kontaktima. Od praćenja svojih klijenata sjećanja na ljude koje susrećete tijekom umrežavanja, svaki vlasnik male tvrtke treba sustav upravljanja kontaktnim informacijama. Možete se odlučiti za sveobuhvatni sustav za upravljanje odnosima s klijentima (CRM) kao što je Salesforce ili za upravljanje manjim opsegom možete postaviti postojeću aplikaciju Kontakti kako biste radili za vašu tvrtku.
    • Susreti i komunikacija. Bilo da vodite sastanke licem u lice, telefonom ili uslugama videochata, postoji način da se proces organizira. Možete koristiti uslugu kao što je Do da biste organizirali svoje susrete - prije, tijekom i poslije.
    • Računovodstvo i knjigovodstvo. Organizirajte i pojednostavite način na koji fakturirate, poduzmite plaćanja i upravljate novcem pomoću alata kao što su QuickBooks Online, Xero i Wave.
    • Putovanja i praćenje troškova. Pomoću aplikacija kao što su Expedia i TripAdvisor možete jednostavno olakšati putne planove. Zatim, jednom na putu, aplikacije poput Expensify pomažu vam u praćenju troškova i izvještavanju kada se kući puno organizirate.
    • Upravljanje društvenim medijima. Svi znamo koliko se vremena može trošiti na društvene medije ako se ne približavate sustavu i organizaciji. Zato alati poput Hootsuite i Buffer mogu biti neprocjenjivi za vlasnike malih tvrtki.
    • Upravljanje e-poštom. Ako upotrebljavate Gmail u svojoj maloj tvrtki, imate pristup do dosta Google proširenja koja brzo može organizirati pristiglu poštu. Ako upotrebljavate drugu aplikaciju za e-poštu, pokušajte SaneBox za automatsko filtriranje, podsjetnike i još mnogo toga.
    • Upravljanje projektima. Dobra aplikacija za upravljanje projektima pomoći će vam pratiti zadatke, dijeliti datoteke i surađivati ​​sa svojim suigračima na jednom mjestu i to može biti jedan od najboljih alata za organizaciju vašeg posla. Pokušajte Basecamp ili Asana za sve-u-jednom rješenje za upravljanje projektima.

    Produktivnost je vrlo osobni proces, a aplikacije koje trebate biti specifične za vas posao koji radite i način na koji teži raditi. Uzmite vremena da istražite svoje potrebe prije nego što uključite novi alat u svoj proces. Možda ne trebate onoliko koliko mislite. Za više inovativnosti alata za produktivnost, pročitajte ovaj članak s 101 aplikacijama male poslovne produktivnosti i istražite ove 27 aplikacije koje štedi vrijeme .

  • 03 - Nabavite vaše računalo organizirano

    Ovo je velika za svakog vlasnika malih tvrtki koji obavlja najveći dio svog rada na računalu. Vjerojatno znate da ne traje jako dugo da se vaša radna površina pretvori u ikone, mapa za preuzimanja kako biste dobili toliko puno čudno nazvanih dokumenata da je nemoguće pronaći ništa ili vašu e-poštu kako biste tako dobili kontrolu koju započinjete da mislim da bi to stvarno moglo eksplodirati. Ne samo da je to strašno za vašu produktivnost, već i znatno usporava vaše računalo.

    Evo popisa stvari koje sada možete učiniti kako biste organizirali računalo i vratili se u radni oblik:

    • Očistite radnu površinu. Postoji nekoliko načina na koje možete ići ovdje, a sve ovisi o vašem stilu rada i načinu korištenja računala. Možete se osloboditi svega s radne površine osim za smeće za smeće (imajte na umu da su ikone aplikacije na radnoj površini samo prečaci - sve vaše stvarne aplikacije obično žive u mapi Aplikacije). Ili možete dodati nekoliko prečaca do najčešće korištenih aplikacija i datoteka. Ja sam sklona pogriješiti prema prvoj opciji, ići što je jače moguće, ali često koristim radnu površinu za jednostavan pristup datotekama na kojima trenutno radim. Onda sam ih premjestiti u svoj stalni dom kad jednom završim.
    • Postavite digitalni sustav datoteka. Govoreći o davanju vaših dokumenata stalnim domom, ovo je mjesto gdje stvorite sustav podnošenja koji vam daje potpun smisao, tako da možete pronaći dokumente koji vam trebaju kada vam trebaju. Ovaj vodič za organizaciju datoteka i mapa pruža niz izvrsnih savjeta koji će vam pomoći da započnete.
    • Ažurirajte softver. Ako je računalo postavljeno na automatsko instaliranje ažuriranja aplikacija i operativnog sustava, sjajno. Ako je to ručni postupak za vas, trebali biste provjeriti ažuriranja barem dvomjesečno jer mnogi uključuju sigurnosne zakrpe. Zatim, jednom godišnje, pregledajte postojeće verzije softvera koji koristite i donosite odluku ako je potrebno vrijeme nadogradnje.
    • Skeniranje virusa i problema s performansama. Bez obzira na vrstu računala imate, svi oni mogu dobiti viruse ili zlonamjerne programe (da, čak i Macovi!). Ako imate računalo sa sustavom Windows, ti savjeti za održavanje računala iz PCWorld pomoći će vam da održavate svoje računalo zdravo i glatko.
    • Potvrdite integritet sigurnosne kopije podataka. Podupirete svoje podatke, zar ne? Ako nije, preskočite sve drugo i to prvo. Možete upotrijebiti uslugu pohrane podataka temeljene na oblaku kao što je Carbonite, Backblaze ili CrashPlan ili možete koristiti vanjski tvrdi disk koji priključujete na računalo (oba). Pomoću bilo koje opcije konfigurirajte uslugu ili pogon za kontinuirano automatsko stvaranje sigurnosnih kopija tako da ne morate ništa učiniti ručno. Zatim, jednom ili dvaput godišnje, idite u svoju rezervnu uslugu ili voziti i poke oko kako bi bili sigurni da je sve tamo i dostupni trebate li izvaditi kopije na svoje lokalno računalo.
    • Upropastite pristiglu poštu. Mnogi vlasnici malih tvrtki imaju odnos ljubavi i mržnje s njihovom pristiglom poštom. Oni to vole jer je vrlo produktivan i učinkovit komunikacijski alat; ali ga mrze, jer brzo može izaći iz kontrole uzrokujući nepotrebni stres . Postoje stvari koje možete učiniti da biste pristiglu poštu pristran, kao što je automatizacija, pojednostavljivanje onoga što primate svakodnevno i ograničavanje broja e-poruka tijekom dana. Pročitajte ovaj članak za savjete za upravljanje e-poštom koji će pretinac pristigle pošte predstavljati snažan alat za produktivnost, a ne glavno vrijeme za sisanje.

    Gore navedeni savjeti pomoći će vam da odmah organizirate svoju malu tvrtku, no zapamtite kako brzo stvari mogu izaći iz kontrole. Povežite ove aktivnosti s rezolucijom za brzo i jednostavno pregledavanje radova, alata za produktivnost i statusa računala nekoliko puta mjesečno kako biste mogli ostati organizirani i spriječiti postizanje neodgovarajućih razina neorganizacije.