Dobivanje organiziranosti uključuje puno više nego samo čišćenje hrpe papira i prašinu od nereda koje imate na vašem stolu. Organizacija uključuje stvaranje sustava i postupaka za sve različite dijelove vašeg poslovanja; ovo ima potencijal da vam pomogne da postanete produktivniji i profitabilniji. Sljedeće ideje uključuju neke od najboljih načina na koje možete postati organiziraniji u svojoj maloj tvrtki. Pokušajte samo jedan za spor i kontinuirano poboljšanje ili napraviti plan za uključivanje novog organizacijskog procesa svaki mjesec u vašem poslovanju ove godine.
01 - Preuzeti kontrolu nad radovima i dokumentima
Sada kada imate bolju ideju o vrsti dokumenata s kojima radite, vrijeme je da stvorite ili poboljšate svoj sustav podnošenja zahtjeva za ured. Susan Ward sastavila je korisni vodič za stvaranje sustava za upravljanje dokumentima koji vam može pomoći u stvaranju ili finom podešavanju procesa papira i organiziranja.
Ako odlučite da je vrijeme da se počnete kretati prema uredu bez papira ( prvo pročitajte ove prednosti i nedostatke ), možete započeti skeniranjem i digitalizacijom računa, koristeći online fakturiranje i usluge plaćanja kao što su FreshBooks, prelazak na program digitalnog potpisa kao što je DocuSign , te pomoću Cloud za sigurnosno kopiranje i arhiviranje podataka. Ako prikupljate posjetnice na događajima tijekom godine, dobro je ulagati i u skener za poslovne kartice tako da odmah možete digitalizirati podatke za kontakt i ukloniti papirnate kartice.
02 - Upotrijebite alat Right Productivity
- Upravljanje kontaktima. Od praćenja svojih klijenata sjećanja na ljude koje susrećete tijekom umrežavanja, svaki vlasnik male tvrtke treba sustav upravljanja kontaktnim informacijama. Možete se odlučiti za sveobuhvatni sustav za upravljanje odnosima s klijentima (CRM) kao što je Salesforce ili za upravljanje manjim opsegom možete postaviti postojeću aplikaciju Kontakti kako biste radili za vašu tvrtku.
- Susreti i komunikacija. Bilo da vodite sastanke licem u lice, telefonom ili uslugama videochata, postoji način da se proces organizira. Možete koristiti uslugu kao što je Do da biste organizirali svoje susrete - prije, tijekom i poslije.
- Računovodstvo i knjigovodstvo. Organizirajte i pojednostavite način na koji fakturirate, poduzmite plaćanja i upravljate novcem pomoću alata kao što su QuickBooks Online, Xero i Wave.
- Putovanja i praćenje troškova. Pomoću aplikacija kao što su Expedia i TripAdvisor možete jednostavno olakšati putne planove. Zatim, jednom na putu, aplikacije poput Expensify pomažu vam u praćenju troškova i izvještavanju kada se kući puno organizirate.
- Upravljanje društvenim medijima. Svi znamo koliko se vremena može trošiti na društvene medije ako se ne približavate sustavu i organizaciji. Zato alati poput Hootsuite i Buffer mogu biti neprocjenjivi za vlasnike malih tvrtki.
- Upravljanje e-poštom. Ako upotrebljavate Gmail u svojoj maloj tvrtki, imate pristup do dosta Google proširenja koja brzo može organizirati pristiglu poštu. Ako upotrebljavate drugu aplikaciju za e-poštu, pokušajte SaneBox za automatsko filtriranje, podsjetnike i još mnogo toga.
- Upravljanje projektima. Dobra aplikacija za upravljanje projektima pomoći će vam pratiti zadatke, dijeliti datoteke i surađivati sa svojim suigračima na jednom mjestu i to može biti jedan od najboljih alata za organizaciju vašeg posla. Pokušajte Basecamp ili Asana za sve-u-jednom rješenje za upravljanje projektima.
Produktivnost je vrlo osobni proces, a aplikacije koje trebate biti specifične za vas posao koji radite i način na koji teži raditi. Uzmite vremena da istražite svoje potrebe prije nego što uključite novi alat u svoj proces. Možda ne trebate onoliko koliko mislite. Za više inovativnosti alata za produktivnost, pročitajte ovaj članak s 101 aplikacijama male poslovne produktivnosti i istražite ove 27 aplikacije koje štedi vrijeme .
03 - Nabavite vaše računalo organizirano
Evo popisa stvari koje sada možete učiniti kako biste organizirali računalo i vratili se u radni oblik:
- Očistite radnu površinu. Postoji nekoliko načina na koje možete ići ovdje, a sve ovisi o vašem stilu rada i načinu korištenja računala. Možete se osloboditi svega s radne površine osim za smeće za smeće (imajte na umu da su ikone aplikacije na radnoj površini samo prečaci - sve vaše stvarne aplikacije obično žive u mapi Aplikacije). Ili možete dodati nekoliko prečaca do najčešće korištenih aplikacija i datoteka. Ja sam sklona pogriješiti prema prvoj opciji, ići što je jače moguće, ali često koristim radnu površinu za jednostavan pristup datotekama na kojima trenutno radim. Onda sam ih premjestiti u svoj stalni dom kad jednom završim.
- Postavite digitalni sustav datoteka. Govoreći o davanju vaših dokumenata stalnim domom, ovo je mjesto gdje stvorite sustav podnošenja koji vam daje potpun smisao, tako da možete pronaći dokumente koji vam trebaju kada vam trebaju. Ovaj vodič za organizaciju datoteka i mapa pruža niz izvrsnih savjeta koji će vam pomoći da započnete.
- Ažurirajte softver. Ako je računalo postavljeno na automatsko instaliranje ažuriranja aplikacija i operativnog sustava, sjajno. Ako je to ručni postupak za vas, trebali biste provjeriti ažuriranja barem dvomjesečno jer mnogi uključuju sigurnosne zakrpe. Zatim, jednom godišnje, pregledajte postojeće verzije softvera koji koristite i donosite odluku ako je potrebno vrijeme nadogradnje.
- Skeniranje virusa i problema s performansama. Bez obzira na vrstu računala imate, svi oni mogu dobiti viruse ili zlonamjerne programe (da, čak i Macovi!). Ako imate računalo sa sustavom Windows, ti savjeti za održavanje računala iz PCWorld pomoći će vam da održavate svoje računalo zdravo i glatko.
- Potvrdite integritet sigurnosne kopije podataka. Podupirete svoje podatke, zar ne? Ako nije, preskočite sve drugo i to prvo. Možete upotrijebiti uslugu pohrane podataka temeljene na oblaku kao što je Carbonite, Backblaze ili CrashPlan ili možete koristiti vanjski tvrdi disk koji priključujete na računalo (oba). Pomoću bilo koje opcije konfigurirajte uslugu ili pogon za kontinuirano automatsko stvaranje sigurnosnih kopija tako da ne morate ništa učiniti ručno. Zatim, jednom ili dvaput godišnje, idite u svoju rezervnu uslugu ili voziti i poke oko kako bi bili sigurni da je sve tamo i dostupni trebate li izvaditi kopije na svoje lokalno računalo.
- Upropastite pristiglu poštu. Mnogi vlasnici malih tvrtki imaju odnos ljubavi i mržnje s njihovom pristiglom poštom. Oni to vole jer je vrlo produktivan i učinkovit komunikacijski alat; ali ga mrze, jer brzo može izaći iz kontrole uzrokujući nepotrebni stres . Postoje stvari koje možete učiniti da biste pristiglu poštu pristran, kao što je automatizacija, pojednostavljivanje onoga što primate svakodnevno i ograničavanje broja e-poruka tijekom dana. Pročitajte ovaj članak za savjete za upravljanje e-poštom koji će pretinac pristigle pošte predstavljati snažan alat za produktivnost, a ne glavno vrijeme za sisanje.
Gore navedeni savjeti pomoći će vam da odmah organizirate svoju malu tvrtku, no zapamtite kako brzo stvari mogu izaći iz kontrole. Povežite ove aktivnosti s rezolucijom za brzo i jednostavno pregledavanje radova, alata za produktivnost i statusa računala nekoliko puta mjesečno kako biste mogli ostati organizirani i spriječiti postizanje neodgovarajućih razina neorganizacije.