Oblikujte profesionalno poslovno pismo s ovim savjetima
Pravilni formati poslovnih pisama
Poslovna pisma u Sjedinjenim Državama koriste četiri uobičajena oblika slova. Varijacije se razlikuju u drugim zemljama, kao što je datum sastavljen u drugom stilu.
Svi odgovarajući formati poslovnih pisama su prihvatljivi, ali blok je češći.
Oblik blokskog pisma: uobičajeni format slova s blokovima formatiran je sa svim vašim tekstom u istoj razini s lijevom marginom. Stavke su dvostruko razmaknute i sve pojedinačne tekstne linije razmaknute. Margine su standardni program za obradu teksta od jednog inča. (pogledajte sliku oblika blokskog pisma).
Polu-blokovi slovnog formata: Za polu blok, jedina razlika između polu i alternativnog bloka za razliku od toga da se tekst tijela opravdava lijevo, prva linija svakog odlomka je razrezana.
Alternativni oblik blokskog slova: Alternativni oblik slovnog bloka pomiče adresu vraćanja, datum, zatvaranje, naziv, naslov i potpis na lijevu stranu stranice.
Pojednostavljeni pismo Format: Ovaj format ima ista svojstva slova s jednim izuzetkom, pozdrav ili pozdrav eliminira se. To je koristan oblik kada ne znate da je rod primatelja muško ili žensko, ili gospođa ili gospođica.
Odjeljke poslovnog pisma
- Adresa za povrat: Ako imate pismo zaglavlja , možete preskočiti ovaj odjeljak. Uključite svoju punu poslovnu adresu i ispravno ime tvrtke. Također možete uključiti vašu adresu e-pošte ili telefonski broj, ako je vaš primatelj potreban.
- Datum: Slijedite format mjeseca, dana i godine. Provjerite datum trenutnog datuma slanja pisma.
- Ime i adresa primatelja: Uključite puno ime i adresu kontakta kojem šaljete pismo. Ako je potrebno, može se dodati naslov osobe, zajedno s telefonskim brojem.
- Pozdrav: za pozdrav koristite formalno ime osobe i završite dvotočkom za svoje poslovno pismo.
- Predmet: Jasno navodeći predmet pisma pomaže vam, primatelj, brzo znati kontekst onoga što vam se pismo odnosi.
- Tijelo: Vaše tijelo pisma treba započeti s općim uvodom tko ste i svrhu pisma. Uključite određene odlomke koji opisuju problem ili problem. Zatvorite tijelo pozivom na akciju. Svako poslovno pismo trebalo bi biti kratko i sažeto uzimajući u obzir ograničeno vrijeme vašeg čitatelja.
- Zatvaranje: Ovdje možete odabrati bilo koji formalni format kao što su "Pozdravni" ili "S poštovanjem".
- Potpis: Potpišite svoje ime isto kao u vašem pismu. Ime i naziv: Uključite svoje puno ime i naziv radnog mjesta.
- Encloses i CC: Ako šaljete dodatne dokumente uključuju liniju za ograđivanje i ako netko drugi primi primjerak slova, uključite cc. ili kopiju ugljika drugog prijemnika ili prijemnika.
Pomoću programa za obradu teksta možete pojednostaviti čitav postupak stvaranja ispravno oblikovanog poslovnog pisma.
U programu Microsoft Word možete koristiti pismo čarobnjaka tako da odete na funkciju "Alati", odaberite "Pisma i poštarine" i kliknite na Čarobnjak za pisanje. Čarobnjak će vas potaknuti kroz svako polje i omogućiti vam odabir formata.
Upotreba pravilnog oblika poslovnog pisma jedan je korak u stvaranju profesionalnog poslovanja. Uzmite si vremena da biste stvorili pravi dojam s vašom tvrtkom.