Dobivanje datoteka vašeg donatora u redu
Kada znaš kada je došlo to vrijeme, a što onda radiš? Nekoliko neprofitnih stručnjaka dao je ove odgovore kada sam ih zamolio da dovrši ovu rečenicu: "Znala sam da je vrijeme da dobijemo novi sustav upravljanja donatora kada ..."
- Onaj koji smo imali nije mogao izvesti podatke na način na koji smo imali potrebu.
- Pas je pojeo moje kartice.
- Htjela sam znati stvari o mojim donatorima i trebalo je apsurdno vrijeme osoblja da pronađe odgovor.
- Posljednji "sustav" ostao je s njom u glavi.
- Jedina osoba koja je imala pojma kako koristiti sustav (stara baza podataka Accessa) povukla se.
- Računalo volontera srušilo se i sve smo izgubili.
Jesu li ti razlozi zvučni za vašu neprofitnu organizaciju?
Odlučivanje da vam je potreban novi sustav je, međutim, jednostavan dio. Postoji svijet zbunjujućih informacija o konkurentnim sustavima vani, i nije jednostavan način da ih sve zajedno.
Okrenuo sam se na "Consumer Reports" neprofitne tehnologije kako bih pronašao odgovore. Idealware je neprofitna organizacija koja pomaže drugim neprofitnim organizacijama da donose pametne softverske odluke tako što obavljaju nepristrano istraživanje i prevode ih u lako razumljiva izvješća, članke i obuku.
Andrea Berry, direktor partnerstva i učenja u Idealwareu, predlaže ove korake za odabir novog sustava upravljanja donatora.
Saznajte ako stvarno trebate novi sustav.
Berry kaže da počinje ocjenjivanjem zašto vam se ne sviđa vaš sustav. Problem možda nije ono što mislite, a nije lako prebacivati softver. Potrebno je vrijeme, trud i novac.
Berry je rekao: "Ne postoji srebrni metak bullet sustav, stoga provjerite je li vaš trenutni sustav doista neadekvatan.
Na primjer, samo trebate saznati više o sustavu koji ste, a ne prebacivanje u potpuno novi sustav. "
T ake vrijeme da utvrdite što je stvarno problem. Može li to biti jedno od sljedećeg?
- Trebate više treninga. Možda vaš trenutačni sustav ima značajke koje ne razumijete ili ne znate upotrebljavati. Pitajte svog dobavljača ako postoje opcije obuke, poput videozapisa ili mrežnih resursa, kojima možete pristupiti.
- Trebate više podrške. Koje su mogućnosti podrške za vaš trenutni sustav? Postoji li dostupna i pristupačna podrška? Da li prodavatelj razumije vaše probleme i pokuša vam pomoći ili razgovarati s vama? Imaju li rješenje za vaš problem?
- Ne razumijete sve mogućnosti vašeg trenutnog sustava. Znaš li zaista sigurni da ne radi ono što želiš? Postoje li dostupne dokumentacije? Neki dobavljači naporno rade na pružanju dodatne pomoći, kao što su videozapisi, forumi na kojima možete postavljati pitanja i književnost napisana za ne-tehničare.
- Vaš sustav je preslab ili previše robustan. Određivanje veličine sustava vašem procesu i vaš proračun ključan je korak.
- Vaš je sustav preskup. Platite li za više funkcija nego što vam je potrebno? Berry kaže: "Kad razgovarate s dobavljačem, sjetite se da je to prodaja ... priroda je da se" proda ". Razumijevanje vaših potreba pomoći će vam da ne ometate "sindrom sjajanog predmeta". "
- Vaš je sustav zastario. Možda vaš sustav nedostaje nova obilježja. Imajte na umu redovito ažuriranje automatski ili sami ili vašeg dobavljača. Samo budite svjesni kako vaš sustav ostaje ažuriran.
- Dobavljač više ne podržava vaš sustav. Berry kaže da to nije uobičajeno, ali se to događa, pogotovo ako je veći dobavljač kupio veći.
Idealware nudi radnu knjigu, vodič potrošača za sustave upravljanja donjim troškovima koji će vam pomoći u ovom procesu samovrjednovanja.
Odredite tim zainteresiranih strana.
Znači, odlučili ste se prebaciti. Što je sljedeće?
Berry je rekao: "Ono što vidimo cijelo vrijeme je razvojni direktor odlučio dobiti novi sustav, ali ne posavjetuje se s odjelom marketinga, izvršnim direktorom ili volonterskim koordinatorom , koji će svi koristiti sustav."
Dobro je konzultirati se svatko tko će koristiti sustav. Kada ste brainstorming značajke koje trebate, neka svatko ima reći. Pobrinite se da je zastupljen svatko tko će koristiti ili će ga utjecati. Netko u glavnom odjelu darova svakako bi trebao biti prisutan kao i pojedinac koji vodi napore za prikupljanje sredstava.
Razumjeti svoje trenutne procese.
Napišite detaljan popis vaših procesa prikupljanja sredstava, standardizirajte ih i procijenite sve što činite sa svojim bazama podataka. Pitajte svoju organizaciju:
- Zašto to činimo na ovaj način?
- Moramo li i dalje raditi stvari na taj način?
Berry je rekao: "Standardizacija vam daje fleksibilnost u odabiru sustava ... jeftiniji sustavi ne priuštaju veliku fleksibilnost pa manje" neobičnosti ", to bolje. Potražite najbolje prakse na terenu i izbjegavajte jedinstvene postupke."
Uklonite otpremnine prije ulaganja. Koliko puta unesete adresu, na primjer? Nemojte nositi takve taktike koje su proliferirane tijekom godina i umjesto toga usredotočite se na ono što vaša organizacija trenutačno treba.
Na primjer, želite postaviti standard za unos telefonskog broja. Hoćete li snimati brojeve kao (555)555-5555 ili 555-555-5555? To su sve bitne pojedinosti za razmišljanje.
Prioritite svoj popis želja .
Svatko svatko tko će koristiti sustav ili tko će dobiti izvješća iz njega. Razmislite o svemu što želite, a zatim navedite ove značajke. Odredite ono što je apsolutno potrebno, bez kojih sustav je beskoristan. To će vam prvo učiniti da ne odete na razinu složenosti koja bi mogla uništiti vaš proračun.
Berry preporučuje stvaranje popisa s tri razine:
- Što vam je potrebno ili je sustav beskoristan?
- Što bi bilo lijepo imati, ali nije posao prekidač?
- Što biste željeli ako novac nije bio opcija?
Popularne značajke često uključuju:
- Praćenje angažmana donatora
- Prilagođena polja i bilješke
- Uzgoj donora
- Mogućnosti raspoređivanja
- Izvješća o popularnim trendovima
- Upravljanje članstvom
Bonus: Pogledajte Salsa's Guide to CRMs kako biste utvrdili ispravne značajke vaše organizacije.
Učinite svoje istraživanje.
Koristite Idealware. Napravili su potrebna istraživanja za vas. Idealwareovi izvještaji su suzili polje, odabrali sustave koji su posvećeni sustavi upravljanja donatora, a potom izvukli deset najboljih sustava i dali popis značajki.
Pogledajte Vodič za potrošače za sustave upravljanja donjim troškovima.
Pomoću izvješća napravite popis od tri ili četiri izvedivih sustava.
Prikažite demonstracije dobavljača.
Neki dobavljači će doći k vama ili ih možete posjetiti. No, mnogi demo emitiraju se putem interneta uz pomoć alata za dijeljenje web stranica. Ponekad čak možete preuzeti probnu verziju.
Svakako koristite prave primjere kako biste vidjeli kako će svaki sustav raditi za vaše potrebe. Velika pomoć je Idealwareov Šest savjeta za kretanje Demo prodavača.
Poredajte sustave prema popisu želja - fancy vs core needs i high cost vs. affordable - i odaberite pravi sustav za vas.
Možda ćete moći kupiti novi sustav putem internetske kreditne kartice, ali veći sustavi možda imaju ugovor koji treba obraditi i potpisati.
Berry kaže: "Ponekad odmah počnete koristiti svoj novi sustav, a ostale sustave treba prilagoditi. DonorPerfect Online je poznat po prilagodbi sustava prije početka, dok su drugi sustavi, kao što je GiftWorks, jednostavni za korištenje od Neki će sustavi trebati savjetnika da se postavi. "
Imajte na umu da ćete koristiti svoj CRM za poboljšanje donatorskih odnosa najviše, ali možete ga koristiti čak i kako biste poboljšali strategije prikupljanja sredstava.
Dan Quirk je voditelj marketinga tvrtke Salsa Labs, vodeće softverske tvrtke za prikupljanje sredstava za neprofitne organizacije usmjerene na rast. Danov marketinški fokus na stvaranje sadržaja, optimizaciju pretvorbe i moderna marketinška tehnologija pomaže mu trenirati neprofitne razvojne timove na najboljim primjerima za digitalno prikupljanje sredstava.