Stvorite profesionalnu glasovnu poruku iz ureda izvan ureda

Ljeto je! Vrijeme je da provedete kvalitetno vrijeme s obitelji i prijateljima i idite na godišnji odmor. To znači da se glasovne poruke i e-poruke moraju mijenjati kako bi odražavale status ureda. Ključno je da se stvori profesionalna glasovna poruka i izvanmrežni e-mail automatski odgovor kako bismo upozorili korisnike i kolege da odlazimo na odmor od tvrtke.

Što je još važnije, potrebno je pružiti informacije o tome kako kontaktirati nekoga u tvrtki dok je udaljen.

Bilo bi vrlo frustrirajuće za klijenta da se okrene i ne znate kako vam se javiti. Nije važno je li vaš položaj u prodaji, usluzi ili čak razvoju proizvoda. Svi pozivi klijenata važni su i moraju biti pozvani na profesionalan način.

Sadržaj e-pošte koji upozorava korisnike i kolege koji pokušavaju komunicirati s vama putem e-pošte trebaju biti u skladu s sadržajem glasovne poruke koja će pozdraviti pozive. Ako koristite Outlook 2010 i povezani ste putem Microsoft Exchange poslužitelja, najprije kliknite karticu Datoteka, a zatim kliknite ikonu Automatski odgovori.

To će započeti proces stvaranja privremene e-pošte koja se šalje svima koji su poslali poruku e-pošte dok ste izvan ureda. Automatski odgovor šalje se jer ste omogućili ovu privremenu poruku. Korak po korak popis uputa za izradu ove e-pošte možete pogledati ovdje: Out of Office e-mail za Outlook Exchange

Ako niste povezani putem Microsoft Exchange poslužitelja, postupak je malo drugačiji jer nema ikone "Automatski odgovori" na tim vrstama računa e-pošte. Korak po korak vodič za stvaranje te iste vrste e-pošte za korisnike koji nisu članovi Exchange možete pogledati ovdje: izvan ureda za sve ostale

Sljedeći korak je stvoriti sadržaj e-pošte koji će biti poslan svima koji vam šalju e-poštu dok ste udaljeni od ureda. Ova e-pošta trebala bi prenijeti koliko ćete dugo izaći iz ureda, kako se možete pridružiti tijekom odsutnosti (ako je to prikladno) i tko u tvrtki kontaktira umjesto vas ako ne želite biti dosegnut tijekom svog vremena ured.

Primjer:

Zdravo,

Hvala na tvom emailu. Trenutno sam izvan ureda i vratit ću se u ponedjeljak, 1. prosinca. U to doba imat ću ograničen pristup e-pošti, stoga moj odgovor možda malo odgađa. Ako vam je potrebna hitna pomoć, pošaljite e-poruku mojem pomoćniku, Barbari Colson. Njezina e-adresa je bcolson@xyz.com.

Sretni blagdani!

Shahira

Microsoft nudi predloške i druge primjere koji se ovdje mogu pronaći: predlošci izvan foruma i primjeri. Nemojte zaboraviti isključiti ovu privremenu poruku kad se vratite u ured, inače, svatko tko vas e-poštom po povratku u ured nastavit će primati istu poruku.

Sada kada ste stvorili odlazne e-poruke, stvaranje slične, dosljedne izlazne govorne poruke koja pozdravlja sve vaše pozive je jednostavno. Koristite iste riječi iz e-pošte, uputite se kome se trebate kontaktirati u odsutnosti i navesti kada se vratite.

Za glasovnu poruku, potrebno je unijeti telefonski broj osobe umjesto njihove adrese e-pošte.

Primjer:

Zdravo,

Stigli ste do stola Shahira Raineri. Slušajte cijelu ovu poruku. Izlazit ću iz ureda do ponedjeljka, 5. siječnja. Ako vam je potrebna hitna pomoć, nazovite svog pomoćnika, Barb Colson. Broj telefona je 212-555-xxxx.

Radujem se razgovarati s vama kad se vratim. Hvala.